Инструкция работы с АИС «Делопроизводство» Депратамента образования

Инструкция работы с АИС «Делопроизводство» Депратамента образования На ___ листах Действует с «___» _______ 2014 г.

 

Москва 2014

 

Содержание

1.... Полезная информация. 3

2.... Поиск документов по номеру. 4

3.... Расширенный поиск документов. 5

4.... Регистрация входящих документов. 7

5.... Регистрация исходящих документов. 10

6.... Контроль хода выполнения документа. 10

7.... Закрытие карточки поручения. 11

8.... Постановка на контроль карточек документов. 11

9.... Снятие с контроля документа. 11

10.. Контроль хода исполнения поручений. 12

2 Полезная информация

При заполнении полей регистрационно-контрольной карточки документа (далее по тексту РКК или карточка документа) используйте следующие рекомендации.

Выбор значения из словаря

Для выбора значения из словаря необходимо:

– либо нажать на кнопку , расположенную справа от заполняемого поля, и выбрать значение из полного списка наименований, введенных в словарь;

– либо ввести: *первые буквы наименования* и нажать на кнопку на клавишу Tab на клавиатуре. Например, для выбора корреспондента: «Департамент образования г. Москвы» из словаря необходимо ввести в поле Корреспондент: *Департамент образ* и нажать Tab:

Примеры заполнения справочников

Приведем основные правила и рекомендации, по заполнению полей и соответственно формированию списков допустимых значений.

· Поля, содержащие фамилию и инициалы (Отправитель /Получатель, Инициатор поручения, Контролер, Исполнитель.)

Данные поля заполняются только в именительном падеже.

Например: , .

· Поля, содержащие названия организаций заполняются следующим образом:

Сначала вводится название организации без кавычек, а затем организационно-правовая форма: Например: Экотехника ОАО, Альтаир ООО

Правила ввода даты

Для ввода даты в поле РКК необходимо:

либо ввести дату с клавиатуры:

– либо нажать на кнопку и выбрать дату с помощью открывшегося календаря. После выбора необходимой даты следует нажать на кнопку . В результате дата отобразится в поле в формате: «дд/мм/гг».

3 Поиск документов по номеру

Для поиска документа по номеру следует:

- Нажать на кнопку или выбрать пункт Главного меню Документы\Папки:

- Откроется окно поиска

- Ввести Номер документа (папки), Год и, при необходимости, порядковый Номер ркк.

- Поставить указатель мыши внутри окна с «деревом» документов и щелкнуть по левой кнопке мыши.

- Для просмотра РКК документа, необходимо нажать на кнопку или дважды щелкнуть мышью по строке с номером РКК.

- Для редактирования РКК документа, необходимо нажать на кнопку или дважды щелкнуть мышью по строке с номером РКК.

4 Расширенный поиск документов

Для выполнения расширенного поиска документов следует:

- Выбрать пункт меню Документы/ Поиск или воспользоваться кнопкой , расположенной на панели инструментов:

Рис. 5

- В открывшемся окне указать параметры для поиска документов (Рис. 6).

- Нажать на кнопку . Результат поиска отобразится на закладке Найденные документы (рис. 7):

Форма поиска документов

Список найденных документов

- Для просмотра РКК документа, выбранного из списка, следует нажать на кнопку Просмотр. Для возвращения в список найденных документов следует нажать на клавишу «Esc».

- Для изменения реквизитов выбранного документа, следует нажать на кнопку Изменить.

- Для просмотра документов, образующих переписку по одному вопросу, следует нажать на кнопку Папка. Взаимосвязь между документами будет представлена в виде древовидной структуры аналогично представлению документов в окне Папки документов

5 Регистрация входящих документов

Для регистрации в системе первичного документа используется регистрационная карточка выбранного вида корреспонденции (РКК)

РКК первичного документа

Заполнение и набор полей регистрационной карточки первичного документа одинаков для любого вида корреспонденции. Отличие заключается в наборе полей основных регистрационных реквизитов:

- Поле Вид документа и вкладка Пункты « для вида корреспонденции Решения и распоряжения»– «РР».

- Поле Вид обращения. для вида корреспонденции «Письма граждан»– «ПГ».

Для регистрации первичного документа необходимо выполнить следующие действия:

1 Выбрать в главном меню пункт– Документы/Новый первичный или нажать на пиктограмму , расположенную на панели инструментов:

2 В открывшейся форме из справочника выбрать необходимую Номенклатуру дел и нажать кнопку Создать:

3 Заполнить значениями необходимые поля РКК первичного документа:

Описание и правила заполнения полей РКК первичного документа:

При регистрации входящего документа необходимо заполнить соответствующие поля РКК:

Рег. номер- присваивается автоматически

Дата регистрации- по умолчанию текущая

Корреспондент– Организация или Физическое лицо адресат

От кого - ФИО официального лица, подписавшего документ

Кому – ФИО официального лица, на чье имя пришел документ

Номер входящий./ от – исходящий номер и дата документа, поступившего от внешнего корреспондента.

Номер сопр./ от / Подписал – номер и дата основного сопроводительного документа, автоматически заполняется через список сопроводительных при проставлении флага «В документ». Список сопроводительных заполняется по кнопке «Сопроводительные».

Содержание – краткое содержание документа или полное название Распорядительного документа.

4 Нажать на кнопку:

– для выхода из РКК с сохранением.

– для выхода из РКК без сохранения.

Последовательность действий при регистрации повторного документа:

1. Найти необходимую РКК документа по номеру (см. раздел Поиск документов по номеру)

2. Открыть РКК первичного документа.

3. Выбрать закладку .

4. Нажать на кнопку .

5. В открывшейся карточке документа заполнить необходимые поля.

Форма карточки и правила заполнения полей карточки повторного документа аналогичны заполнению полей карточки первичного документа (см. раздел Регистрация первичного документа).

Последовательность действий при регистрации переписки по документу:

1 Найти необходимую РКК документа (см. раздел Поиск документов по номеру)

2 Открыть РКК соответствующего первичного документа, повторного или пункта.

3 Выбрать закладку .

4 Нажать на кнопку .

5 В открывшейся карточке документа заполнить необходимые поля.

Рег. номер– формируется автоматически порег. Номеру основного документа

Дата рег. – по умолчанию проставляется текущая дата

Кому – ФИО официального лица или физического лица, на чье имя направлен ответ

Подписал - ФИО официального лица, подписавшего ответ

Исполнитель – ФИО официального лица, подготовившего ответ

Результат – итог выполнения документа.

Последовательность действий при регистрации пункта по документу:

1. Найти необходимую РКК документа по номеру (первичного или повторного).

2. Открыть РКК документа.

3. Выбрать закладку . Откроется форма со списком пунктов по документу.

4. Нажать на кнопку .

5. В открывшейся карточке пункта документа заполнить необходимые поля.

Рис. 12 – Карточка пункта к распорядительному документу

Описание и правила заполнения полей карточки Пункта

Номер пункта – поле, обязательное для заполнения.

Содержание пункта – поле, обязательное для заполнения.

Вид контроля – внешний – внешний контроль, внутренний – контроль внутри организации

Отв. исполнитель– официальное лицо, отв. по пункту

Срок - да та контроля по пункту.

Выполнен – дата исполнения пункта

В реестр- дата передачи контрольно талона Отв. исполнителю

6 Регистрация исходящих документов

Для регистрации исходящих документов необходимо выполнить следующие шаги:

Если исходящий документ является Инициативным, то необходимо зарегистрировать документ как «Первичный» ((см. раздел Регистрация первичного документа).

Если исходящий документ является Ответом необходимо:

1. Найти соответствующую первичную (повторную) РКК

2. Зарегистрировать исходящий документ в этой же папке и, в зависимости от содержания документа, привязать его по закладке «Переписка» либо к «Первичному», либо к «Повторному», либо к «Пункту». (см раздел 4.3 – регистрация ответов)

7 Контроль хода выполнения документа

Контроль исполнения документа производится с помощью карточек поручения на вкладке «Поручения» в привязке к первичной (повторной ркк):

1. Найти необходимую РКК документа (см. раздел Поиск документов по номеру).

2. Открыть РКК документа.

3. Выбрать закладку .

4. Нажать на кнопку .

6. В открывшейся карточке поручения заполнить необходимые поля.

Отв. – флаг ответственного исполнителя

Кто – резолютор поручения

Кому – исполнитель поручения.

Содержание- текст поручения

Срок исп – заполняется при наличии в тексте проекта резолюции.

Дата факт. исп.– заполняется при наличии в тексте проекта резолюции.

- для создания поручения от выранного резолютора еще одному исполнителю

- для создания поручения от выбранного исполнителя

– для выхода с сохранением. В результате автоматически формируется проект поручения для ответственного исполнителя.

– для выхода без сохранения.

8 Закрытие карточки поручения

Закрытию подлежат все карточки поручений, зарегистрированные в АИС «Делопроизводство» Департамента: контрольные и неконтрольные, включая карточки, в тексте поручений которых имеются фразы: «Для сведения», «Для учета в работе», «В дело» и т. п.

Карточка поручения считается закрытой в АИС «Делопроизводство», если в ней проставлена дата исполнения.

Для закрытия карточки поручения необходимо выполнить:

1 Найти необходимую РКК документа по регистрационному номеру (см. раздел Поиск документов по номеру).

2 Открыть РКК документа.

3 Выбрать закладку .

4 Открыть карточку Поручения и заполнить поле Дата факт. исп.

5 Нажать на кнопку ОК

9 Постановка на контроль карточек документов

Заполняются следующие поля карточки

Вид контроля – внешний – внешний контроль, внутренний – контроль внутри организации

Рассмотрел – официальное лицо, которому отправлен документ на рассмотрение (Инициатор первого поручения)

Отв. исполнитель– официальное лицо, отв. по документу в целом

Дата контроля - срок исполнения по документу.

Исполнено – дата исполнения документа

10 Снятие с контроля документа

Закрытию подлежат все контрольные карточки документов(т. е указан вид контроля и стоит дата контроля), зарегистрированных в АИС «Делопроизводство» Департамента.

Карточка документа считается закрытым в АИС «Делопроизводство», если закрыты все поручения и в карточке документа проставлена дата исполнения.

Для закрытия карточки документа необходимо выполнить:

1 Найти необходимую карточку документа по регистрационному номеру (см. раздел Поиск документов по номеру).

2 Открыть карточку документа

3 Заполнить поле Исполнено.

5 Нажать на кнопку .

11 Контроль хода исполнения поручений

Контроль хода исполнения документов выполняется на основании отчетно-статистической информации, представляемой в виде различных отчетных форм.

В данной конфигурации программы предоставлены следующие отчетные формы:

Отчет Напоминания

1 Выбрать в меню Отчеты пункт Отчеты/ Напоминания:

2 В открывшемся запросе ввести параметры, необходимые для формирования отчетной формы:

3 Выбрать форму представления отчета из раскрывающегося меню:

При необходимости редактирования отчетов следует выбрать пункт меню: MS Word

4 Нажать на кнопку

Отчетная форма имеет вид:

Сводки по исполнительской дисциплине

1 Выбрать в меню Отчеты пункт Отчеты/ сводки/Сводка по исполнительской дисциплине (формируется только по контрольным документам):

2 В открывшемся запросе ввести параметры, необходимые для формирования отчетной формы:

3 Выбрать форму представления отчета из раскрывающегося меню:

При необходимости редактирования отчетов следует выбрать пункт меню MS EXCEL.

4 Нажать на кнопку

Отчетная форма имеет 4 вида:

Общая сводка

Сводка по выбранной номенклатуре дел

Сводка по выбранной номенклатуре дел по исполнителям

Сводка по всем номенклатурам дел по исполнителям.