Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто
- 30% recurring commission
- Выплаты в USDT
- Вывод каждую неделю
- Комиссия до 5 лет за каждого referral
Приложение 3
к приказу № 000 от 01.01.2001
Принято педагогическим советом. Протокол от 01.01.2001 г. № 01 | Утверждено приказом № 000 от 01.01.01 г |
ИНСТРУКЦИЯ
по организации делопроизводства
в МБОУ «СОШ п. Эгвекинот»
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства в МБОУ «СОШ п. Эгвекинот» (далее – Учреждение), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Учреждения документов.
2. При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
- Федеральный закон от 01.01.01 года «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 01.01.01 года «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Кодекс о нормативных правовых актах Чукотского автономного округа от 01.01.01 года ;
- Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003, утверждённый постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 г. .
- Распоряжение Главы администрации Иультинского муниципального района от 27 декабря 2010 года № 000 - рг
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Учреждения.
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника Учреждения. Работники структурных подразделений Учреждения несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники Учреждения обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
II. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в Учреждении
8. Деятельность Учреждения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Учреждением и другими органами управления и организациями.
9. Документы, используемые в Учреждении - официальные документы, созданные государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими или физическими лицами, оформленные в установленном порядке и включенные в документооборот Учреждения.
10. Решения нормативного, правового характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и иным вопросам работы Учреждения оформляются приказами Учреждения.
11. Подготовку проекта приказа осуществляют специалисты структурных подразделений Учреждения на основании поручения руководителя либо в инициативном порядке.
12. Правильность оформления проекта приказа контролируется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства. Неправильно оформленный проект возвращается исполнителю для доработки.
13. После доработки проект приказа представляется на подпись руководителю Учреждения.
14. Подписанию подлежит только подлинник приказа - первый экземпляр документа, который хранится у руководителя Учреждения. Остальные экземпляры являются копиями приказов, то есть документами, полностью воспроизводящими информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющими юридической силы.
15. Регистрация приказа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе - производится в день его подписания.
16. Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: вводной и распорядительной.
а) В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т. п. Вводная часть приказа завершается словом «приказываю» с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.
б) Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
в) Приказ подписывает руководитель Учреждения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
17. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
18. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Учреждения.
19. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
20. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
21. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
22. При проведении совещаний, заседаний коллегиальных органов, собраний, сходов граждан и некоторых других мероприятий (далее – заседания) ведется протокол.
23. Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов. Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря заседания и сотрудников Учреждения, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
24. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
а) В вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий -
Секретарь -
Присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список.
ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»).
б) Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). 27. При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.
25. При наличии особого мнения, высказанного во время обсуждения, оно записывается в протокол после соответствующего постановления (решения).
26. Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
27. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.
28. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний советов, протоколы аппаратных совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемые через косую черту.
29. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью Учреждения.
30. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть информационными, гарантийными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями, письмами-ответами и др.
31. Письма готовятся, как правило, по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, составляется отдельное письмо по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном подразделении организации-адресата.
32. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа (МБОУ «СОШ п. Эгвекинот» считает необходимым…) или от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, высылаем и т. д.). Форма изложения письма от первого лица единственного числа (прошу, сообщаю, предлагаю и т. д.) возможна в двух случаях:
а) - письмо оформляется на должностном бланке;
б) - письмо носит личностный характер и содержит персональное обращение к адресату.
33. Сроки подготовки писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
III. Особенности оформления управленческих документов в Учреждении
34. При подготовке документов должны соблюдаться следующие правила:
а) используются стандартные листы бумаги формата А4 (210×297 мм) или А5 (148×210 мм); для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета, могут применяться бланки формата А3 (297×420 мм).
б) применяется текстовый редактор Word;
в) шрифт: Times New Roman размером № 12 для набора основного текста и размером № 10, 11 - для дополнительного текста (приложения, таблицы, подписи под рисунками, примечания);
г) поля: левое – не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм;
д) межстрочное расстояние: 1,0 – 1,5 интервала;
е) текст печатается, как правило, с использованием переносов слов.
35. В документах объемом две и более страницы вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правой части нижнего поля листа.
36. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Чукотского автономного округа, подписываются руководителем Учреждения.
Документы, направляемые сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения, его заместителями в соответствии с их полномочиями.
37. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты «/» перед наименованием должности.
38. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
39. На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи, ставится печать Учреждения.
Оттиск печати на документах ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М. П.
40. При заверении соответствия копии документа подлиннику указывается: «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Верно
Замдиректора по УВР Личная подпись
Дата
Отметка о заверении копии документа при необходимости заверяется печатью Учреждения.
41. Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:
2-38-14
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы и фамилия, номер телефона ответственного исполнителя.
42. Тексты управленческих документов Учреждения излагаются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. При этом использование в текстах документов иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.
43. Изложение текста документа должно быть логичным, кратким и ясным, обеспечивающим доступность понимания, исключающим двоякое толкование.
44. В тексте документа даются определения используемых юридических, технических, научных и иных специальных терминов, если они не определены федеральным законодательством и если без этого невозможно или затруднено его понимание, а также терминов, допускающих несколько вариантов толкования, недостаточно ясных и четких без дополнительного пояснения. Слова и выражения используются в значении, обеспечивающем их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в федеральном законодательстве и законодательстве Чукотского автономного округа.
45. Текст документа должен содержать только положения, регулирующие взаимосвязанные друг с другом вопросы.
46. Текст документа излагается преимущественно в утвердительной форме с использованием глаголов в настоящем времени с соблюдением официально-делового стиля языка и юридической терминологии. Предложения строятся в соответствии с общепринятыми правилами русского языка.
47. В документе приводятся официальные наименования органов и организаций.
Для удобства изложения последующего текста документа могут применяться сокращения (названия органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, правовых актов и тому подобное), о чем указывается непосредственно после первого упоминания сокращаемого словосочетания, за исключением преамбулы. При этом сокращенное словосочетание указывается в именительном падеже единственного числа с прописной буквы:
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа посёлка Эгвекинот» (далее – МБОУ «СОШ п. Эгвекинот»);
Программа развития МБОУ «СОШ п Эгвекинот» на годы (далее - Программа).
48. В текстах документов с прописной буквы пишется слово «Федеральный» в названиях конкретных федеральных конституционных законов, федеральных законов, слово «Закон» - в названиях конкретных законов Российской Федерации, законов Чукотского автономного округа, а также в словосочетании «настоящий Закон», используемом как отсылочная норма внутри текста закона Чукотского автономного округа; слово «Указ» - в названиях конкретных указов Президента Российской Федерации:
Федеральный конституционный закон от 01.01.01 года «О судебной системе Российской Федерации»;
Федеральный закон от 6 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
Закон Российской Федерации от 9 декабря 1991 года № 000-1 «О налогах на имущество физических лиц»;
Закон Чукотского автономного округа от 01.01.01 года «О предоставлении меры социальной поддержки работникам отдельных отраслей бюджетной сферы Чукотского автономного округа»;
Указ Президента Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти»;
Со строчной буквы пишутся словосочетания «федеральный конституционный закон», «федеральный закон», «федеральные законы», «указ Президента Российской Федерации», «закон Чукотского автономного округа» без наименования и реквизитов, а также словосочетание «проект закона Чукотского автономного округа».
Со строчной буквы пишутся словосочетания:
распоряжение Президента Российской Федерации;
постановление Государственной Думы Российской Федерации;
постановление Правительства Российской Федерации;
распоряжение Правительства Российской Федерации;
постановление Правительства Чукотского автономного округа;
распоряжение Правительства Чукотского автономного округа.
49. Наименования органов государственной власти и должностных лиц Чукотского автономного округа, органов местного самоуправления и должностных лиц Иультинского муниципального района следует писать так, как они указаны соответственно в Уставе Чукотского автономного округа, в Законе Чукотского автономного округа от 01.01.01 года «О регулировании организации местного самоуправления на территории Чукотского автономного округа», в Уставе Иультинского муниципального района:
Губернатор Чукотского автономного округа;
Дума Чукотского автономного округа;
Правительство Чукотского автономного округа;
Глава Иультинского муниципального района;
Администрация Иультинского муниципального района;
Глава Администрации Иультинского муниципального района;
Совет депутатов Иультинского муниципального района;
Председатель Совета депутатов Иультинского муниципального района.
50. При написании чисел используются словесный (буквенный), цифровой и словесно-цифровой способы:
четыре метра, пять листов;
300 человек, 12500 наименований;
50 тысяч, 150 миллионов.
51. Количественные и порядковые числительные до девяти включительно обозначаются буквенным способом, от 10 и выше – цифровым способом с использованием арабских цифр:
не позднее чем за пять дней до начала заседания;
настоящее распоряжение вступает в силу через 10 дней после его официального опубликования.
Если однозначные числа стоят в ряду многозначных чисел, для их обозначения используется цифровая форма:
от 8 до 12 лет.
52. Словесно-цифровой способ применяется для обозначения многозначных целых и дробных чисел в виде сочетания цифр с числительными (тысяча, миллион, миллиард, триллион) или их сокращениями (тыс., млн, млрд, трлн).
Обозначения простых единиц измерения в тексте документа пишутся полностью:
12 метров, 16 тонн, 100 рублей (в приложениях допускается - 12 м, 16 т, 100 руб.).
Обозначения сложных единиц измерения пишутся полностью только во второй части:
12 куб. метров, 16 тыс. тонн, 10 тыс. рублей, 250 млн рублей, 5,3 млрд рублей.
53. Порядковые числительные, обозначаемые цифрами, требуют добавления через дефис падежного окончания:
не позднее 10-го дня месяца.
Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения падежного окончания:
начало XXI века, в XX веке, специалист I категории.
54. Если подряд следуют два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого:
5-й, 6-й классы;
9-е или 10-е классы;
60-е и 70-е годы.
При написании нескольких (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, падежное окончание наращивается только у последнего числительного:
учащиеся 5, 7, 9-х классов;
референты муниципальной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго:
е классы;
вх годах;
зае годы.
Не требуют наращивания падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера глав, страниц, приложений, таблиц и другие, если родовое слово предшествует числительному:
в главе 5;
на странице 12;
в таблице 6;
из приложения 8.
Знак номера перед порядковыми числительными, обозначающими номера томов, глав, страниц, приложений, таблиц не ставится.
55. Дробные числительные в тексте документа следует обозначать словесным способом:
избирательная комиссия правомочна приступить к работе, если ее состав сформирован не менее чем на две трети от установленного состава.
Десятичные дроби обозначаются цифровым способом. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:
0,5 процента;
14,5 года.
56. Денежные суммы обозначаются цифровым способом:
в размере 125 рублей на одного ребенка.
57. При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяется словесно-цифровой или буквенный способ:
150-летие, 3-дневный, 25-процентный или стопятидесятилетие, трехдневный, двадцатипятипроцентный.
58. Даты оформляются следующим способом: однозначные числа, обозначающие дни, не включают ноль перед цифрой. Полного написания требует название месяца (исключение допускается в таблицах). Год обозначается четырехзначным числом, после которого в соответствующем падеже без сокращения употребляется слово «год»:
настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 года;
Федеральный закон от 6 октября 1999 года .
59. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2011 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05.
60. При упоминании в документе источников официального опубликования допускается следующее оформление даты: день и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, после которых употребляется общепринятое сокращение слова «год» - «г.»:
(газета «Залив Креста» №от 01.01.2001 г.).
61. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: IV квартал 2012 г.; во втором полугодии 2011 г. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в III квартале (но не в III-м квартале).
62. При оформлении дат, сроков, денежных выражений, номеров документов не допускается перенос на другую строку или страницу (разделение словесных и цифровых выражений):
Законом Чукотского автономного округа от 2 апреля 1996 года «О Думе Чукотского автономного округа»;
на срок до двух лет не должна превышать 300,00 тысяч рублей, на срок до пяти лет - 700,00 тысяч рублей.
63. В тексте документа, за исключением формул, таблиц, не допускается применять математические знаки «-», «+», «<», «>», «=», «%», в тексте их необходимо передавать словами: «минус», «плюс», «меньше», «больше», «равно», «проценты».
64. Знаки №, §, % и другие при нескольких числах (когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел:
бюллетени № 5 и 89;
№ 5, 6, 7;
от 50 до 60%;
50, 60 и 70%.
65. Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить кавычками, стоят слова, уже заключенные в кавычки, употребляют кавычки разного рисунка:
слова «Законом Чукотского автономного округа "О денежном вознаграждении лиц, замещающих государственные должности государственной власти, и денежном содержании государственных служащих Чукотского автономного округа"» заменить словами «Законом Чукотского автономного округа от 01.01.01 года "О денежном вознаграждении лиц, замещающих государственные должности государственной власти Чукотского автономного округа"».
Если по техническим причинам кавычек разного рисунка поставить нельзя, то рядом дважды кавычки не ставятся:
слова «Законом Чукотского автономного округа «О денежном вознаграждении лиц, замещающих государственные должности государственной власти, и денежном содержании государственных служащих Чукотского автономного округа» заменить словами «Законом Чукотского автономного округа от 01.01.01 года «О денежном вознаграждении лиц, замещающих государственные должности государственной власти Чукотского автономного округа».
66. Если в документе приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они могут оформляться в виде приложений.
Приложения к документам готовятся на отдельных листах бумаги.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
67. Если в тексте документа приведена ссылка «согласно приложению», то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение» и ниже излагается наименование вида документа, его дата и регистрационный номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение
к протоколу публичных слушаний
по внесению изменений в Устав
Иультинского муниципального района
от 16 марта 2010 г. № 2
68. Наименование (заголовок) приложения располагается по центру страницы. Наименование вида документа-приложения (первое слово наименования приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, ПОРЯДОК и другие). Точка в конце заголовка не ставится.
69. Значительные по объему приложения могут делиться на разделы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют наименования. Наименования разделов располагаются по центру страницы. Точка в конце наименования не ставится. Допускается выделять наименования разделов полужирным шрифтом.
70. В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты - так же, как и в тексте основного документа.
71. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Таблица имеет тематический заголовок, который обозначается центрованным способом полужирным шрифтом и начинается с прописной буквы, например:
Ресурсное обеспечение муниципальной целевой программы
В таблице выделяют следующие структурные элементы:
Заголовки граф
┌───┬────────────┬───────────┬──────────────────────────────────────────────────┐
│ │ │ │ Объем финансовых ресурсов, тыс. руб. │
│ │ │ Период ├─────┬────────────────────────────────────────────┤
│ № │Наименование│реализации │ │ в том числе средства │
│п/п│мероприятия │мероприятий│ ├────────────┬─────────┬────────┬────────────┤
│ │ │ (годы) │всего│федерального│окружного│местного│ прочих │
│ │ │ │ │ бюджета │ бюджета │бюджета │внебюджетных│
Шапка │ │ │ │ │ │ │ │ источников │
таблицы├───┼────────────┼───────────┼─────┼────────────┼─────────┼────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼────────────┼───────────┼─────┼────────────┼─────────┼────────┼────────────┤
│ 1 │ Боковик │ │ │ │ │ │ │
│ │(состоит из │ │ │ │ │ │ │
│ │ строк) │ Прографка │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
72. Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).
Верхняя часть таблицы, содержащая обобщенные наименования показателей (шапка таблицы), печатается центрованным способом без сокращений. При оформлении заголовков граф допустимы переносы и общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м и т. д.). Заголовки граф следует писать в именительном падеже единственного числа. В конце заголовка точка не ставится. В одноярусной таблице все заголовки пишутся с прописной буквы:
№ | Наименование мероприятия | Срок проведения | Ответственный за |
В двух - и многоярусной шапке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы:
№ | Наимено- вание | Период | Объем финансовых ресурсов, тыс. руб. |
всего | в том числе средства | ||
федерального | окружного | местного | прочих |
Подзаголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы:
|
| Объем финансирования по годам |
| ||||
Период финансирования мероприятий | |||||||
2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | |||
73. Если таблица размещается более чем на одной странице, то после шапки таблицы ниже в строке центрованным способом полужирным шрифтом проставляется нумерация граф. Номера граф таблицы указываются без точек:
|
| Объем финансирования по годам |
| ||||
Период финансирования мероприятий | |||||||
2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
При продолжении таблицы на каждую следующую страницу переносится не шапка таблицы, а строка с обозначением нумерации граф.
74. В шапке таблицы допускается изменение расположения текста с горизонтального на вертикальное.
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. В конце текстовой части точка не ставится. Внутри текста знаки препинания расставляются по правилам современного русского литературного языка. Текст каждой позиции боковика выравнивается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.
75. При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами.
76. В тексте таблицы переменная информация ставится: существительное - в именительном падеже, глагол - в неопределенной форме.
77. Числовые значения располагают в графах так, чтобы единицы находились под единицами, десятки - под десятками, сотни - под сотнями и т. д.:
Прибыль, млн руб. | Уровень рентабельности, % |
3999 | 17,2 |
844 | 7,3 |
13887 | 22,8 |
78. В случае одновременного употребления целых и дробных десятичных чисел к целым числам через запятую добавляется один ноль:
250,1
15,0
150,0
1,1
79. Одинаковые текстовые элементы и числа, повторяющиеся в графах, кавычками и другими знаками не заменяются.
Цифровые и текстовые значения в строках располагаются на уровне первой или центральной строки боковика:
|
|
| Показатель (по годам) | ||
2010 | 2011 | 2012 | |||
1 | Охват населенных пунктов, в | ед. | 8 | 8 | 8 |
2 | Еженедельный тираж районной | экз. | 500 | - | - |
80. При отсутствии сведений в соответствующей строке проставляется тире либо «0,0», если это касается объемов финансовых ресурсов:
|
| Объем финансовых ресурсов, тыс. руб. | |||||
| в том числе средства | ||||||
федерального | окружного | местного | прочих | ||||
Итого | Всего | 54584,0 | 0,0 | 0,0 | 54584,0 | 0,0 | |
2008 | 26384,0 | 0,0 | 0,0 | 26384,0 | 0,0 | ||
2009 | 14100,0 | 0,0 | 0,0 | 14100,0 | 0,0 | ||
2010 | 14100,0 | 0,0 | 0,0 | 14100,0 | 0,0 |
81. В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Заголовок «Итого» относится к строке с частным итогом, а заголовок «Всего» - к строке с общим итогом, включающим частные итоги. Эти заголовки принято выделять полужирным шрифтом.
82. Двух - или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке:
(тыс. руб.)
№ | Наименование мероприятия | 2011 год | 2012 год | Исполнитель |
1 | Сохранение и развитие | 8196,4 | 5800,4 | Департамент культуры, муниципальные учреждения |
83. При использовании одинаковой единицы измерения во всех графах таблицы единица измерения ставится в сокращенном виде в скобках над правым верхним углом таблицы:
(тыс. рублей)
Код бюджетной классификации Российской Федерации | Наименование доходов | Сумма |
1 | 2 | 3 |
10 000 НАЛОГОВЫЕ И НЕНАЛОГОВЫЕ ДОХОДЫ 59
84. Если информация представлена в табличной форме непосредственно в текстовой части нормативного правового акта, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова «Таблица» с правой стороны листа и, при необходимости, заголовка к ней, расположенного по центру листа. Если таблиц несколько, то они нумеруются, знак «№» после слова «Таблица» не ставится:
«Размеры должностных окладов устанавливаются в процентном соотношении к должностному окладу Главы и не могут превышать нормативов, приведённых в таблице 1.
Таблица 1
Наименование должности | Размер должностногооклада(в процентах) |
1 | 2 |
IV. Организация документооборота и исполнения документов
85. Движение документов в структурных подразделениях Учреждения с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
86. В документообороте Учреждения выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая корреспонденция (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электронной связи, а также нарочным.
87. Документы, поступающие в Учреждение, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
88. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
89. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При получении писем с пометками «заказное», «с уведомлением», отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
90. Документы, без указания конкретного лица, предварительно регистрируются, затем направляются руководителю Учреждения.
91. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале входящих и исходящих телеграмм, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы (факсограммы) записывается (вшивается) специалистом организационного отдела в журнал телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
92. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Учреждения и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
93. Регистрация поступивших (создаваемых) документов осуществляется, как правило, в день поступления (в день подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел.
94. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю Учреждения.
95. По результатам рассмотрения руководитель Учреждения дает указания по исполнению (накладывает резолюцию) документа.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным (основным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
96. Руководитель Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
97. При рассмотрении документов руководитель Учреждения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
98. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Учреждения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает руководитель структурного подразделения либо непосредственно исполнитель.
99. Исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, правильность оформления, комплектность документа.
100. При наличии ответственного исполнителя за документ все соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).
Ответственный исполнитель имеет право устанавливать порядок и сроки представления проектов документа, созывать соисполнителей для выработки совместного решения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
101. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, либо лица, подготовившего документ.
V. Контроль исполнения документов
102. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
103. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения в определенные сроки.
При постановке документа на контроль на карточке резолюции документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом «Контроль» и наносят от руки ручкой с красной пастой или специальным штампом, в самом документе подчеркивается дата исполнения.
104. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет руководитель Учреждения.
105. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Отметка о контроле ставится на регистрационной карточке входящего документа.
106. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по обращениям граждан, поступившим в Учреждение - в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной карточке входящего документа.
107. Изменение срока исполнения производится только с согласия должностного лица, установившего этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем.
Исполнитель документа должен не позднее чем за три дня до истечения срока обратиться с мотивированным обоснованием к должностному лицу, установившему срок исполнения документа, с просьбой о продлении срока.
108. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
109. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационной карточке входящего документа.
110. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
111. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его поручению организационный отдел, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
На документе и в регистрационной карточке входящего документа проставляется отметка об исполнении.
112. Документ снимается с контроля, если он признан в установленном порядке утратившим силу.
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
113. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архивный отдел Учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства, архивных органов Чукотского автономного округа.
114. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
115. При формировании и ведении дел необходимо соблюдать следующие правила:
а) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утверждённой номенклатурой дел;
б) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
г) помещать в дела факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, копии, черновики;
е) объём дела (отдельного тома) не должен превышать 250 листов, а толщина дела (тома) – 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и наименование дела проставляются на каждом томе через дробь, например: 17/1, 17/2 и т. д.
116. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
117. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
118. Руководитель Учреждения и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
