УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области | |
| |
«14» мая 2014 г. |
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области начальника отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – начальник отдела) относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы Ростовской области категории «руководители».
1.2. Назначение и освобождение от должности начальника отдела осуществляется Губернатором Ростовской области.
1.3. Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – начальник управления).
1.4. Начальник отдела имеет в подчинении работников отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел).
1.5. Во время отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет главный специалист отдела.
1.6. Начальник отдела осуществляет служебную деятельность и реализует полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
иных федеральных законов, в том числе федеральных законов, регулирующих особенности прохождения гражданской службы;
указов Президента Российской Федерации;
постановлений Правительства Российской Федерации;
нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;
Областного закона от 29.05.1996 № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;
Областного закона от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областного закона от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;
указа Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
распоряжения Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области»;
иных законов и нормативных правовых актов Ростовской области.
2. Квалификационные требования
к должности начальника отдела
2.1. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:
не менее двух лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки; для граждан, имеющих дипломы специалиста или магистра с отличием, в течение трех лет со дня выдачи диплома – не менее одного года стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки.
2.2. Начальник отдела должен знать:
Конституцию Российской Федерации;
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»;
Федеральный закон от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»;
Федеральный закон от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»;
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 1-ФКЗ
«О Государственном флаге Российской Федерации»;
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
«О Государственном гербе Российской Федерации»;
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 3-ФКЗ
«О Государственном гимне Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «О противодействии коррупции»;
Федеральный закон от 01.01.2001 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
Указ Президента Российской Федерации от 12.08.2002 № 885 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
Областной закон от 29.05.1996 № 19-ЗС «Устав Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «О Гимне Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «О Флаге Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «О Гербе Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «О порядке опубликования и вступления в силу Устава Ростовской области, областных законов, постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, правовых актов Губернатора Ростовской области и органов исполнительной власти Ростовской области»;
Областной закон от 25.07.2005 № 340-ЗС «Об административно-территориальном устройстве Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
Областной закон от 01.01.2001 «Об обращениях граждан»;
Областной закон от 01.01.2001 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
Областной закон от 01.08.2011 «О Правительстве Ростовской области»;
постановление Законодательного Собрания Ростовской области «Об утверждении положения об официальном периодическом печатном издании «Собрание правовых актов Ростовской области»;
указ Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;
указ Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
указ Губернатора Ростовской области «О распределении обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области»;
распоряжение Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области»;
постановление Правительства Ростовской области «Об утверждении порядка организации официального опубликования правовых актов Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, органов исполнительной власти Ростовской области в газете «Наше время»;
постановление Правительства Ростовской области от 31.08.2012 № 859-дсп «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 01.01.2001 № 10 «Об утверждении Положения об официальном сайте Правительства Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области «О классификаторе структурных подразделений Правительства Ростовской области»;
ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры, технические требования»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;
основы организации труда, управления;
основы делопроизводства;
аппаратное и программное обеспечение; возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности (уровень «Базовый»);
информационно-аналитические системы, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и анализ данных (уровень «Специальный»);
правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
орфографические и пунктуационные нормы современного русского языка;
особенности делового стиля устной и письменной речи;
правила оформления, редактирования и корректуры документов;
другие документы по направлениям деятельности отдела.
2.3. Начальник отдела должен владеть навыками:
конструктивного и эффективного стиля руководства;
организации и обеспечения выполнения задач;
инновационного мышления;
оперативного принятия и реализации управленческих решений;
квалифицированного планирования работы;
эффективного планирования служебного времени;
контроля, анализа и прогнозирования;
ведения деловых переговоров;
публичных выступлений;
формирования благоприятного морально-психологического климата в коллективе;
мотивации подчиненных и стимулирования достижения результатов;
организации работы по эффективному взаимодействию с другими государственными органами, ведомствами, организациями, органами местного самоуправления, сотрудничества с коллегами и подчиненными;
организации подготовки проектов правовых актов, информационно-аналитических материалов, иных документов по вопросам своей профессиональной деятельности;
работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы с информационно-телекоммуникационными сетями, с том числе сетью Интернет; работы в операционной системе; управления электронной почтой; работы в текстовом редакторе; работы с электронными таблицами; подготовки презентаций; использования графических объектов в электронных документах; работы с базами данных (уровень «Базовый»);
работы с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных (уровень «Специальный»).
3. Должностные обязанности, права и
ответственность начальника отдела
3.1. Должностные обязанности начальника отдела
3.1.1. В своей деятельности начальник отдела руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.1.2. Исходя из требований, предусмотренных Федеральным законом от 01.01.2001 «О противодействии коррупции», начальник отдела уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
3.1.3. Исходя из задач отдела, выполняет следующие функции:
руководит деятельностью отдела и обеспечивает решение возложенных на отдел задач;
планирует работу отдела;
вносит предложения по структуре и штатной численности отдела, кандидатурам на должности работников отдела, о поощрении работников отдела и применении к ним дисциплинарных взысканий;
разрабатывает положение об отделе;
обеспечивает единый порядок документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Правительство Ростовской области, и исходящей корреспонденции;
осуществляет контроль за организацией делопроизводства в Правительстве Ростовской области в соответствии с утвержденными Регламентом Правительства Ростовской области и Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;
обеспечивает разработку инструкций, положений по вопросам делопроизводства;
обеспечивает подготовку проектов должностных регламентов (инструкций) работников отдела;
обеспечивает формирование сводной номенклатуры дел Правительства Ростовской области, вносит в нее изменения по мере изменения структуры Правительства Ростовской области;
участвует в обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Ростовской области в пределах своей компетенции;
организует и готовит предложения по техническому оснащению отдела;
ведет разработку необходимых форм и бланков документации, направленных на совершенствование документационного обеспечения сотрудников Правительства Ростовской области;
организует подготовку и издание телефонных справочников;
осуществляет контроль за правильностью оформления документов в структурных подразделениях в соответствии с существующими требованиями;
знакомит работников Правительства Ростовской области с имеющимися и вновь принимаемыми нормативными и методическими документами по делопроизводству;
принимает участие в учебе работников, занимающихся делопроизводственным процессом;
разрабатывает технические задания для закупки услуг по изданию сборника «Собрание правовых актов Ростовской области»;
организует официальную публикацию правовых актов Ростовской области в сборнике «Собрание правовых актов Ростовской области»;
осуществляет контроль за правильной эксплуатацией и использованием оргтехники и копировально-множительных машин в отделе;
осуществляет подписку периодических печатных изданий для Правительства Ростовской области;
подписывает разрешения на размножение материалов в бюро машинописных и копировально-множительных работ отдела, печатание материалов в типографии;
в соответствии со своей компетенцией выполняет другие обязанности, а также поручения заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области, первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами, начальника управления.
3.2. Права начальника отдела
При исполнении должностных обязанностей начальник отдела обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», кроме того имеет право:
представлять отдел во взаимоотношениях со структурными подразделениями Правительства Ростовской области, областными органами исполнительной власти, федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами;
вносить предложения непосредственному руководителю по вопросам совершенствования работы отдела, Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти в вопросах делопроизводства, а также с учетом новых требований ГОСТов, типовых инструкций, других методических разработок;
оказывать консультативную и методическую помощь по указанным выше вопросам.
3.3. Ответственность начальника отдела
Начальник отдела несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
4. Перечень вопросов, по которым
начальник отдела вправе или обязан самостоятельно
принимать управленческие или иные решения
4.1. Начальник отдела вправе:
давать поручения работникам отдела и осуществлять контроль за их исполнением;
предоставлять работникам государственных органов Ростовской области, федеральных государственных органов, органов местного самоуправления имеющуюся в распоряжении отдела информацию, кроме информации конфиденциального характера или информации для служебного пользования;
запрашивать и получать в установленном порядке от соответствующих органов, должностных лиц, организаций и граждан необходимые документы и информацию.
4.2. Начальник отдела обязан:
планировать деятельность отдела;
распределять работу между работниками отдела;
контролировать исполнение работниками отдела поручений и должностных регламентов;
по поручению заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области, первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами и начальника управления готовить информационные, справочные и другие материалы.
5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела
вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных
правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
5.1. Начальник отдела вправе принимать участие в пределах своей компетенции в подготовке правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, инструкций, регламентов, положений, а также в учебе работников Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Ростовской области.
5.2. Начальник отдела обязан принимать участие в разработке Инструкции по делопроизводству в Правительства Ростовской области, Регламента Правительства Ростовской области, Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области, должностных регламентов (инструкций) работников отдела, сводной номенклатуры дел Правительства Ростовской области, классификатора структурных подразделений аппарата Правительства, составлении телефонных и других справочников.
6. Сроки и процедура подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия решений начальником отдела
Начальник отдела осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение проектов документов в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области, требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, другими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами Правительства Ростовской области.
7. Порядок служебного взаимодействия начальника отдела
в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав начальник отдела в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами, взаимодействует с:
работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов;
работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;
организациями и гражданами.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых
начальником отдела гражданам и организациям
При выполнении должностных обязанностей начальник отдела не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.
9. Показатели эффективности и результативности профессиональной
и служебной деятельности начальника отдела
Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности начальника отдела оценивается в соответствии со следующими показателями:
1. Показатели эффективности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Бал-лы |
|
1.1 | Использование в процессе работы методов планирования | навыки планирования отсутствуют планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу | 0 1 2 |
|
1.2 | Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, | выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям | 0 1 2 | |
1.3 | Широта использования знаний, указанных | используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности | 1 2 3 | |
1.4 | Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации | навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме | 0 1 2 | |
1.5 | Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения | низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени) | 0 1 2 | |
1.6 | Интенсивность работы | низкая (работа выполняется крайне медленно); средняя (работа выполняется в нормальном режиме); высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ) | 0 1 2 | |
1.7 | Инновационность | низкая (инновационные решения не генерируются); средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме) | 0 1 2 |
2. Показатели результативности
№ п/п | Показатели | Варианты оценки | Бал-лы |
2.1. | Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями | порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя отдельные поручения выполняются несвоевременно порученная работа всегда выполняется своевременно | 0 1 2 3 |
2.2. | Качество выполненных работ: | выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок | 0 1 2 |
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области
« | 14 | » | мая | 2014 г. |
