Основы делопроизводства

Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

30% recurring commission
Выплаты в USDT
Вывод каждую неделю
Комиссия до 5 лет за каждого referral

УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ – ФИЛИАЛ

РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РФ

Кафедра управления персоналом

ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Рабочая учебная программа дисциплины

Для очной формы обучения направления подготовки
081100.62 Государственное и муниципальное управление

(квалификация (степень) «бакалавр»)

Составители:

, д. филол. н., профессор

, ассистент

Екатеринбург

2014 г.

1. ВВЕДЕНИЕ

1.1. АКТУАЛЬНОСТЬ ДИСЦИПЛИНЫ

В рамках масштабной политики модернизации системы государственного управления и реформы местного самоуправления происходят существенные изменения в правовом и информационно-документационном обеспечении деятельности государственного аппарата и его взаимодействия с институтами гражданского общества, с органами местного самоуправления. В рамках реформы издан целый комплекс нормативных правовых актов, регламентирующих те или иные аспекты организации и технологии документационного обеспечения деятельности органов государственной власти, местного самоуправления. Вопросы документирования занимают ведущее место в административных регламентах осуществления государственных функций и функций самоуправления. Тем самым признается, что решение намеченных задач в области государственного и муниципального управления непосредственно связано с осуществлением организационно-технологических процессов, в том числе документационного и информационного обеспечения, на качественно новом уровне.

В настоящее время ключевым моментом организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления является внедрение информационных технологий, в том числе электронного документооборота. Их применение позволит поднять на новый уровень не только делопроизводство в самих органах власти, сделать более прозрачной деятельность органов власти, оптимизировать осуществление ими управленческих функций.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

В этой связи подготовка специалистов в области документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, ориентированных на решение обозначенных выше задач, владеющих новыми технологиями делопроизводства, является объективной необходимостью и непременным условием реализации приоритетных направлений государственной политики в области информатизации и модернизации системы государственного управления, создания эффективной системы муниципального управления.

1.2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ

Целью настоящего курса является углубленное изучение документа и систем документации, теоретических и практических проблем создания документированной информации в органах государственной власти и местного самоуправления.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

· показать взаимосвязь информации и документа;

· проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования и материалов для фиксации информации;

· проанализировать процесс складывания и развития формуляра;

· выявить и показать тенденции унификации и стандартизации как отдельных форм документов, так и систем документации в целом;

· ознакомить с современными требованиями к документам;

· привить навыки анализа документа;

· привить навыки проектирования унифицированных форм документов, систем документации и информационно-документационной системы учреждения в целом;

· изучить общие правила организации работы с документами и их хранения на основе современной нормативно-методической базы;

· проанализировать современные проблемы и основные направления совершенствования документационного обеспечения управления.

1.3. МЕСТО ДИСЦИПЛИНЫ В СТРУКТУРЕ ООП
(основной образовательной программы)

Дисциплина относится к базовой части профессионального цикла. Предполагается наличие у студентов на входе знаний основных способов и средств информационного взаимодействия, умений методически обобщать информацию, логически верно, аргументировано, ясно строить письменную речь, навыков работы с информационно-коммуникационными технологиями.

1.4. ТРЕБОВАНИЯ К РЕЗУЛЬТАТАМ ОСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих компетенций:

а) общекультурных:

владение основными способами и средствами информационного взаимодействия, получения, хранения, переработки, интерпретации информации, наличие навыков работы с информационно-коммуникационными технологиями; способность к восприятию и методическому обобщению информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-8);

умение логически верно, аргументировано и ясно строить устную и письменную речь; способность к эффективному деловому общению, проведению совещаний, деловой переписке, электронным коммуникациям; способность использовать для решения коммуникативных задач современные технические средства и информационные технологии (ОК-9);

способность принимать участие в разработке управленческих решений и нести ответственность за реализацию этих решений в пределах своих должностных обязанностей, умение оценивать последствия решений (ОК-15);

б) профессиональных компетенций:

умение определять приоритеты профессиональной деятельности, эффективно исполнять управленческие решения (ПК-2);

наличие навыков составления, учета, хранения, защиты, передачи служебной документации в соответствии с требованиями документооборота (ПК-14);

умение разрабатывать проекты нормативных и ненормативных правовых актов, готовить заключения на нормативные правовые акты в соответствии с правилами юридической техники (ПК-15);

умение обобщать и систематизировать информацию для создания баз данных, владение средствами программного обеспечения анализа и моделирования систем управления (ПК-17);

способность применять информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности с видением их взаимосвязей и перспектив использования (ПК-26);

владение технологиями защиты информации (ПК-27);

наличие навыков разработки проектной документации (ПК-43);

умение вести делопроизводство и участвовать в ведении документооборота в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, предприятиях и учреждениях, политических партиях, общественно-политических и некоммерческих организациях (ПК-45).

В результате изучения дисциплины студент должен знать:

· документоведческую терминологию и методы;

· нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;

· способы и средства документирования;

· структуру документа;

· характеристику и состав унифицированных систем документации;

· типовой состав систем документации учреждений любой организационно-правовой формы;

· правила составления и оформления документов;

· критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов;

· порядок организации документов в комплексы;

· структуру службы ДОУ, обязанности, права, ответственность ее работников.

Студент должен уметь:

· унифицировать и проектировать формы документов;

· составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения содержания и вида документа;

· унифицировать тексты документов;

· оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;

· внедрять унифицированные формы документов;

· определять историческую и практическую ценность документов.

Студент должен владеть:

· правилами составления и оформления документов;

· навыками ведения документооборота в органах государственной власти, органах местного самоуправления;

· критериями и принципами определения научно-исторической и практической ценности документов, проведения документационного аудита;

· критериями и принципами определения научно-исторической и практической ценности документов, проведения документационного аудита.

2. СТРУКТУРА ДИСЦИПЛИНЫ

Общая трудоемкость дисциплины составляет 3 зачетные единицы, 108 часов.

№

Формы обучения

Лекции

(часы)

Практические

занятия (часы)

Самостоятельная

работа (часы)

Всего часов

Очная форма

108

Форма итогового контроля: зачет (в форме письменной работы по вопросам).

3. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

3.1. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Форма обучения и

количество часов

Наименование
разделов и тем

Количество

часов

Всего часов

Формируемые

компетенции (код)

П/3

СМР

ОК-8

ОК-

ПК-2

ПК-14

ПК-15

ПК-17

ПК-26

ПК-27

ПК-43

ПК-45

Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса

и методы его изучения.

Тема 2. Документ, его функции и способы документирования.

Тема 3. Признаки документа. Оригинальность, подлинность, копийность

как признаки документа. Признаки управленческого документа.

Тема 4. Структура документа. Формуляр документа и его составные части.

Тема 5. Унифицированные системы документации.

Тема 6. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы.

Тема 7. Совершенствование документационных процессов: регламентация, использование новых технологий в документировании.

Тема 8. Службы документационного обеспечения управления.

Тема 9. Организация документооборота. Создание справочно-информационных систем по документам.

Тема 10. Контроль исполнения документов.

Тема 11. Номенклатура дел.

Тема 12. Экспертиза ценности документов.

Тема 13. Подготовка документов к передаче в архив организации.

Тема 14. Документирование

и организация работы

с обращениями граждан.

3.2. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

3.2.1. СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА

Лекционные занятия проводятся по ключевым темам дисциплины и носят проблемный характер. Лекционные занятия проводятся использованием интерактивных форм, а именно как лекции-визуализации (i).

Тема 1. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения

Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с другими научными дисциплинами. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы. Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.

Тема 2. Документ, его функции и способы документирования

Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения.

Назначение документа. Трансформация понятия «документ». Документ – объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в государственных стандартах.

Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система. Понятие «функция документа». Зависимость понятия «документ» от его функции. Социальная природа документа. Информационная, культурная, коммуникативная функция. Функция защиты информации. Управленческая функция и ее значение в организации управления. Правовая функция. Функция учета. Функция документа как исторического источника. Полифункциональность документа. Понятие «способ документирования».

Тема 3. Признаки документа. Оригинальность, подлинность,

копийность как признаки документа

Понятие оригинала, признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции.

Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Понятие «копия». Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

Тема 4. Структура документа. Формуляр документа

и его составные части

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом. Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функции управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора. Вопросы документирования. Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и грифы согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документов, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции, требование к оформлению. Отметки о взятии документа на контроль об исполнении документа и др. Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания формы документы. Формализация текста Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления

Тема 5. Унифицированные системы документации

Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации.

Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный, тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы. Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации. Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь. Понятие «унифицированная система документации». Новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика УСД. Государственные стандарты на УСД. Требования к построению формуляра образца. Опыт международной стандартизации документов.

Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов. Метод содержательной и формальной унификации.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов мы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь

Тема 6. Организационно-распорядительные

и информационно-справочные документы

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав.

Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Оформление унифицированной документации по личному составу.

Информационно-справочные документы – справки, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

Тема 7. Совершенствование документационных процессов: регламентация, использование новых технологий в документировании

Необходимость регулирования процесса документообразования. Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Тема 8. Службы документационного обеспечения управления

Роль службы ДОУ в повышении эффективности работы управленческого аппарата. Основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ. Типовые структуры службы ДОУ. Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ: Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции сотрудников. Нормирование труда работников службы ДОУ. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.).

Тема 9. Организация документооборота.

Создание справочно-информационных систем по документам

Термины и определения, связанные с понятием «документооборот» (ГОСТ Р ). Основные принципы организации документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота (инструкция по делопроизводству, схема прохождения документов, табель форм документов). Объем документооборота. Порядок прохождения входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Организация документооборота с учетом использования новейших информационных технологий.

Понятие «регистрация документов». Цель регистрации. Принципы регистрации. Категории документов подлежащих и не подлежащих регистрации. Формы регистрации документов. Состав регистрационного индекса. Особенности регистрации отдельных видов документов.

Справочно-информационные системы по документам. Виды и схемы построения справочных картотек. Использование электронных технологий регистрации, учета, хранения, поиска документов.

Тема 10. Контроль исполнения документов

Понятие «контроль исполнения документов». Роль контроля в своевременном и качественном исполнении документов. Этапы работы по контролю исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Организация контроля в условиях традиционной обработки документов; операции, осуществляемые службой контроля; порядок снятия документов с контроля и формирование картотеки исполненных документов. Обобщение данных о результатах контроля. Организация контроля с учетом использования новейших информационных технологий. Преимущества автоматизированного контроля исполнения документов.

Тема 11. Номенклатура дел

Понятие «номенклатура дел». Функции номенклатуры. Виды номенклатур. Нормативно-методические документы, используемые при разработке и оформлении конкретной номенклатуры дел. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации. Схемы построения конкретных номенклатур. Индексация дел, состав индексов. Систематизация заголовков дел. Требования, предъявляемые к составлению заголовков дел. Обозначение сроков хранения дел. Порядок заполнения графы «Количество дел» и итоговой записи. Графа «Примечания».

Роль номенклатуры в формировании дел. Правила формирования дел. Особенности формирования отдельных видов документов.

Тема 12. Экспертиза ценности документов

Понятие «экспертиза ценности документов». Задачи экспертизы. Нормативно-методические документы по экспертизы. Перечни документов. Этапы проведения экспертизы ценности дел в организациях. Организация проведения экспертизы. Роль экспертных комиссий в организации экспертизы ценности. Их функции, права. Оформление результатов экспертизы. Описи дел постоянного хранения по личному составу. Акты о выделении дел к уничтожению.

Порядок утверждения и согласования описей и актов в организациях, сдающих и не сдающих документы на госхранение.

Тема 13. Подготовка документов к передаче в архив организации

Оформление и описание дел. Правила подшивки и переплета дел. Нумерация листов в деле. Составление заверительной надписи, вынесение на обложку дел необходимых информационных характеристик о составе и содержании дел.

Понятие «опись», ее назначение, виды описей. Описательная статья описи, ее элементы. Требования, предъявляемые при составлении описи дел структурного подразделения. Систематизация дел в описи. Нумерация описей. Итоговая запись описи, ее функция. Порядок подписания, согласования, утверждения описей. Шифровка дел.

Передача дел в архив организации. Графики передачи дел в архив. Порядок приема дел. Отметки о наличии дел в описях при приеме дел. Прием особо ценных дел, регистрационно-контрольных картотек, электронных документов.

Тема 14. Документирование и организация работы

с обращениями граждан

Понятие «предложение», «заявление», «жалоба». Особенности работы с обращениями граждан. Технология работы с обращениями. Организация приема граждан. Первичная обработка письменных обращений, их регистрация. Особенности регистрации повторных обращений. Направление обращений на рассмотрение. Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения и о длительном расследовании обращении. Контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений. Роль автоматизации в организации контроля. Сроки исполнения обращений. Информационно-справочная работа по обращениям. Извещение заявителя о принятых решениях. Формирование обращений в дела и их текущее хранение. Анализ обращений.

3.2.2. План ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

Занятия 1-4. Структура документа.

Формуляр документа и его составные части

1. Изучите нормативно-методические документы по ДОУ и выявите виды организационно-распорядительных документов.

2. Изучите ГОСТ 6.30-2003, реквизиты и требования к их оформлению.

3. Выучите реквизиты ГОСТ 6.30-2003.

4. Дайте определение понятия «текст документа» при различных способах документирования.

5. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов.

6. Перечислите основные требования к тексту документа.

7. Определите назначение заголовка, приложения к тексту, их место в формуляре документа и порядок оформления.

8. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Занятие № 1-2i. Решение case-study (ситуационный анализ): выбор определенных форм документов в разных ситуациях и эффективное оформление управленческого решения.

Занятие № 3i. Мастер-класс с участием специалиста-практика.

Занятие № 4i. Обсуждение в группе (мозговой штурм) с оформлением студентом-участником группы общего решения в виде презентации.

Занятие 5-6. Унифицированные системы документации

1. Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

4. Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

5. Альбомы форм унифицированных документов.

Занятие 7-11i. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Совершенствование документационных процессов (форма деловой игры).

Деловая игра «Организуй свое предприятие» является активным методом обучения, преследующим цель ускоренного освоения на практике сферы профессиональной деятельности документоведа. Деловая игра рассчитана на
10 аудиторных часов. В ходе деловой игры студенты (в составе групп) должны подготовить следующие документы:

Задание 1. Современные требования к составлению бланков.

· Бланк продольного расположения реквизитов данной организации (общий бланк).

· Бланк углового расположения реквизитов данной организации: (флаговый и центрированный).

Задание 2. Оформление документации по созданию предприятия.

· Заявление на государственную регистрацию.

· Протокол № 1 собрания трудового коллектива о создании.

· Титульный лист устава. Цели и основные направления деятельности предприятия.

Задание 3. Оформление документации по организационно-распорядительному регулированию деятельности предприятия.

· Должностная инструкция помощника руководителя.

· Штатное расписание.

· Положение о структурном подразделении (ДОУ).

Задание 4. Оформление документации по распорядительной деятельности.

· Приказ «О введении Инструкции по делопроизводству».

· Указание «Об усилении контроля за качеством проектной документации».

· Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности.

· Выписку из Постановления.

Задание 5. Оформление документации по личному составу.

· Заявление о приеме на работу.

· Приказ о приеме на работу.

· Выписку из протокола о поощрении работника.

· Трудовой контракт.

Задание 6. Оформление информационно-справочной документации предприятия.

· Телефонограмма.

· Акт по вопросам основной деятельности.

· Справка по вопросам основной деятельности.

· Докладная записка.

Задание 7. Оформление деловой переписки предприятия.

· Рекламно-информационное письмо.

· Письмо-запрос.

· Письмо-ответ.

· Гарантийное письмо.

Занятие 12. Службы документационного обеспечения управления

Выберите организацию определенной формы собственности, направленности, структурного состава, численности. Смоделируйте структуру службы ДОУ в ней, определите ее роль в повышении эффективности работы управленческого аппарата. Опишите основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ. Подготовьте нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ своей организации: Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции сотрудников. Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут).

Занятие 13-14 . Организация документооборота.

Контроль исполнения. Экспертиза ценности документа

Пользуясь материалами, разработанными в ходе деловой игры, составьте схемы прохождения входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Как организовать документооборот в описанной вами в ходе занятия 12 организации с учетом использования новейших информационных технологий. Зарегистрируйте документы, заполнив формы регистрации документов. Определите особенности регистрации отдельных видов документов. Используйте электронные технологии регистрации, учета, хранения, поиска документов.

Организуйте в организации, описанной на занятии 12, работу по контролю: операции, осуществляемые службой контроля, порядок снятия документов с контроля и формирование картотеки исполненных документов, обобщение данных о результатах контроля. Организуйте контроль с учетом использования новейших информационных технологий.

Произведите экспертизу ценности документов. Оформите результаты экспертизы. Составьте акт о выделении дел к уничтожению.

Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут)

Занятие 15. Номенклатура дел. Подготовка документов

к передаче в архив организации

Составьте схемы построения конкретных номенклатур. Пользуясь данными схемами, составьте номенклатуры дел организации. Считайте, что опорными в организации являются документы тех типов, что разработаны вами в ходе деловой игры.

Сформируйте дела с учетом особенностей формирования отдельных видов документов. Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут)

Занятие 16. Документирование и организация работы

с обращениями граждан

Пользуясь интернет-источниками, составьте дайджест по теме, по следующим ключевым положениям:

Особенности работы с обращениями граждан.

Технология работы с обращениями.

Организация приема граждан.

Первичная обработка письменных обращений, их регистрация.

Особенности регистрации повторных обращений.

Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения и о длительном расследовании обращении.

Контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений. Роль автоматизации в организации контроля.

Информационно-справочная работа по обращениям.

Извещение заявителя о принятых решениях.

Формирование обращений в дела и их текущее хранение

Анализ обращений.

4. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТОВ

4.1. ТЕМЫ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ИЗУЧЕНИЯ
И КОНТРОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Самостоятельная работа студентов контролируется на коллоквиуме, а также через письменные работы на занятиях.

Вопросы для контроля самостоятельной работы студентов:

1. Документ и его место в системе управления.

2. Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.

3. Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в.

4. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

5. Законодательные акты об обязательности документирования информации.

6. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

7. Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.

8. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

9. Понятие «информация» и его развитие.

10. Понятие «документ» и его трансформация.

11. Связь информации и документа.

12. Понятие «электронный документ».

13. Общие функции документа.

14. Частные функции документа.

15. Полифункциональность документа.

16. Способы документирования и их развитие.

17. Текстовое документирование и этапы его развития.

18. Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.

19. Логограммы. Использование логограмм сегодня.

20. Стенография, этапы развития.

21. Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.

22. Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.

23. Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.

24. Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.

25. Современные способы документирования с использованием новых технологий.

26. Материал для документирования. Его развитие.

27. Изобретение бумаги, ее достоинства. ГОСТ 9327-60.

28. Оригинальность документа.

29. Виды копий. Порядок удостоверений копий.

30. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

31. Развитие формуляра документа в XVI – XVII вв.

32. Формуляр документа XVIII в.

33. Формуляр текстового документа XIX – начала XX в.

34. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

35. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине XX в.

36. ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

37. Требования к конструированию бланков. Виды бланков.

38. Реквизит «эмблема организации», требования к нему.

39. Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.

40. Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.

41. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

42. Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

43. Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

44. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Где он проставляется?

45. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

46. Порядок утверждения документов, виды утверждения.

47. Порядок подписания документов.

48. Печать как реквизит документа. Виды печатей. На каких документах проставляется гербовая печать?

49. Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов удостоверяющих документ.

50. Отметки на документе, их значение и оформление.

51. Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

52. Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.

53. Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

54. Унификация текста документа.

55. Трафаретные тексты. Методика разработки.

56. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

57. Общие требования к тексту документа.

58. Порядок изложения текста документа.

59. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

60. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

61. Понятие «системы документации», развитие систем.

62. Понятие «унифицированные системы документации».

63. Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.

64. Разработка и ведение Табеля форм документов.

65. Альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов.

66. Назначение, определение и состав УСОРД. 67. Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ.

67. Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.

68. Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

69. Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению.

70. Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию.

71. Требования к составлению и оформлению приказов.

72. Особенности составления и оформления приказов по личному составу.

73. Требования к оформлению кадровой документации.

74. Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

75. Разновидности объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), требования, предъявляемые к ним.

76. Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).

77. Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

78. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем.

79. Языковой стандарт делового письма.

80. Требования к составлению и оформлению телеграмм.

81. Особенности формуляра телефонограммы, область их применения. 83. Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.

82. История формирования Архивной службы России.

83. Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов.

84. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Их различие.

85. Сложные комплексы. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов.

86. Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов.

87. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы.

88. Принципы, критерии экспертизы ценности документов.

5. СИСТЕМА ОЦЕНКИ

Контроль и оценка знаний осуществляется на основе технологической карты. Формой контроля усвоения студентами учебного материала является зачет. Его цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки применения полученных знаний в решении практических задач. Преподаватель систематически проверяет наличие у студентов конспектов лекций, на практическом (семинарском) занятии – плана-конспекта устного ответа.

Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время семинарского или практического занятия. Формы – устный опрос, письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Формы – устный опрос, письменное тестирование.

Обязательным условием сдачи студентом зачета является представление документов по итогам деловой игры «Организуй свое предприятие».

Важным фактором при письменном ответе на зачете является умение студента оперировать ссылками на законодательные акты и нормативные, инструктивные, методические документы. При оценке знаний студента на зачете по дисциплине «Основы делопроизводства» учитывается ориентирование в специальной литературе; культура ответа. Таким образом, на зачете оценивается не только содержание ответа, но и форма его изложения.

Тематический план курса «Основы делопроизводства» характеризует структуру дисциплины с учетом видов организации учебного процесса (лекции, практические занятия, самостоятельная работа студентов) на основании учебного плана.

6. ПРИМЕРНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие документа. Типология документов.

2. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

3. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

4. Понятие «электронный документ». Специфика работы с электронными документами

5. Функции документа.

6. Современные способы документирования с использованием новых технологий

7. Оригинальность документа.

8. Виды копий. Порядок удостоверений копий.

9. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

10. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

11. ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

12. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

13. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

14. ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

15. Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

16. Порядок утверждения документов, виды утверждения.

17. Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

18. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

19. Общие требования к тексту документа.

20. Понятие регулятивной силы документа.

21. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

22. Понятие «системы документации», развитие систем.

23. Табель форм документов. Регламентация состава видов разновидностей документов.

24. Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

25. Распорядительные документы. Требования к их составлению, оформлению.

26. Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

7. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

а) правовые акты:

1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 01.01.2001 .

2. Об электронной подписи: Федеральный закон от 01.01.2001 .

3. Об архивном деле в РФ: Федеральный закон от 22.г. N 125-ФЗ.

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (с изм. от 01.01.2001).

5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19.

6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Министерства культуры РФ .

7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.

8. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004;

9. Методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов». М.: ВНИИДАД, ФАС РФ, 1998.

10. ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

11. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

12. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 01.01.2001. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.

13. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: утв. Приказом Росархива .

б) основная литература:

1. , , Санкина обеспечение управления (делопроизводство): Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 304 с. + CD-ROM.

2. , Санкина : Учебник / Под ред. . – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 364 с. + CD-ROM.

3. Кузнецов обеспечение управления и делопроизводство. Учебник для бакалавров. М.: Издательство Юрайт, 2013., 576 с.

в) дополнительная литература:

1. Анодина письмо: методика составления и правила оформления: Практическое пособие. - 2-е изд., испр. (Серия: «Делопроизводство»), М. 20с.

2. Айман : Образцы документов – 3-е изд. – М: РИОР, 2012. – 280 с.

3. Бобылева документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2010.

4. , Санкина обеспечение управления негосударственных организаций: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 288 C. + CD-ROM.

5. , , Юртаев делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 3-е изд. – М: Вузовский учебник, 2011. – 320 с.

6. Колесник управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - Екатеринбург: УрАГС, 2002.

7. Колесник управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 20с.

8. , Кузнецова управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 20с.

9. Организация работы с документами: Учебник / и др. – М.: Инфра-М, 1998.

10. , , и др. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Отв. Ред. . – М.: ИНФРА-М: КОНТРАКТ, 20с.

11. Раздорожный управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 20с.

12. Журналы (большинство журналов имеют электронные версии на Интернет-сайтах): «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Секретарь-референт» и др.

г) базы данных, информационно-справочные и поисковые системы:

1. Справочно-правовые системы «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс».

2. Сайт консалтинговой группы Термика (нормативно-методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу) http://www. termika. ru.

3. Сайт Федерального архивного агентства http://archives. ru.

Основы делопроизводства

Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

Домашний очаг

Справочная информация

Техника

Общество

Образование и наука

Мир

Бизнес и финансы