Инструкция по делопроизводству в управлении федерального казначейства по Новосибирской области (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом Управления Федерального

казначейства по Новосибирской области

от 02 марта 2007 № 60

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Управлении

ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА

ПО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Новосибирск

2007

СОДЕРЖАНИЕ

		стр.
I.	Общие положения	3
II.	Правила подготовки и оформления документов	3
	2.1.	Бланки документов	3
	2.2.	Оформление реквизитов в процессе подготовки документов	4
	2.3.	Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов	11
III.	Организация документооборота и исполнения документов	18
	3.1.	Организация документооборота	18
	3.2.	Организация доставки документов	18
	3.3.	Прием, обработка и распределение поступающих документов	18
	3.4.	Организация обработки и передачи отправляемых документов	20
	3.5.	Учет количества документов Управления	21
	3.6.	Порядок подготовки и оформления резолюций руководителя Управления	21
	3.7.	Организация документооборота и контроль исполнения документов в Управлении	22
	3.8.	Работа исполнителей с документами	23
IV.	Регистрация документов	24
V.	Контроль исполнения документов	25
VI.	Организация работы с документами в делопроизводстве	25
	6.1.	Составление номенклатуры дел	26
	6.2.	Формирование и оформление дел	28
	6.3.	Организация оперативного хранения документов	31
VII.	Порядок передачи документов на хранение в архив	32
	7.1.	Экспертиза ценности документов	32
	7.2.	Подготовка и передача документов в архив	34
	Приложения	36

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении Федерального казначейства по Новосибирской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 01.01.2001 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», Регламентом Управления Федерального казначейства по Новосибирской области, утвержденным приказом Управления Федерального казначейства по Новосибирской области от 01.01.2001 № 77/1 (далее – Регламент Управления Федерального казначейства), Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства, утвержденной приказом Федерального казначейства .

1.2. Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Новосибирской области (далее – Управление), в том числе обязательные для всех работников Управления основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учёта и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы ДСП), установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются Административным отделом.

Ответственность за организацию работы с документами, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах Управления возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в этих отделах (далее – делопроизводители).

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Управления (за исключением внутренних документов) оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В Управлении применяются следующие бланки:

-  угловой бланк руководителя Управления (приложение № 1);

- общий угловой бланк письма Управления (приложение № 1а);

-  общий продольный бланк письма Управления (приложение № 2);

-  продольный бланк приказа (приложение № 3).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Бланки документов Управления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

2.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Управления. Соответствующие предложения вносятся Административным отделом вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

2.2.2. Наименование Управления.

Указывается в соответствии с Положением об Управлении, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.01.2001 № 33 н.

Сокращенное наименование Управления помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием Управления указывается полное наименование Федерального казначейства.

2.2.3. Справочные данные.

Справочные данные об Управлении включают почтовый адрес, номер телефона и факса.

2.2.4. Наименование вида документа.

2.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2006

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2006 г.

2.2.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения Управления (51), цифрового обозначения отдела в Управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа (например: № 51-07-12/123).

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.2.8. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.