Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы (стр. 2 )

Документы, поступившие по электронной почте в адрес сотрудников структурных подразделений, в случае необходимости их официальной регистрации в Палате, направляются структурным подразделением в Управление. Затем такие документы обрабатываются сотрудниками Управления как поступившая в Палату электронная почта.

2.10. Перечень должностных лиц, имеющих доступ к электронному архиву, определяется Председателем Палаты.

2.11. После регистрации документы, как правило, с соответствующим приложением передаются по реестру передачи входящих документов сотрудниками Управления для доклада Председателю Палаты или лицу, его замещающему; в случае, если они адресованы «руководителю учреждения» или «Председателю Палаты» - в день регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно.

Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Палаты или лицом, его замещающим, докладывается уполномоченным сотрудником Управления.

Корреспонденция, предназначенная для заместителя Председателя Палаты, передается ему через уполномоченного сотрудника.

Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц производится в особом порядке в соответствии с действующим законодательством.

Для определения допустимости ответа на обращения в рамках законодательства полученные обращения направляются в структурное подразделение Палаты, отвечающее за правовую работу, которое представляет свои предложения Председателю Палаты или лицу, его замещающему, по порядку их дальнейшего рассмотрения.

Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, корреспонденция руководству не представляется. Указанные обращения направляются для анализа и представления предложений в структурное подразделение Палаты, отвечающее за правовую работу.

Результаты рассмотрения документов Председателем Палаты, заместителем Председателя Палаты, направляемых на исполнение, отражаются в резолюциях (поручениях)[1], в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание поручения, срок исполнения, ставится подпись руководителя, давшего поручение, дата.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление, где в соответствующую электронную регистрационную форму вносятся содержание резолюции, исполнитель/ли, срок исполнения, вид контроля (обычный, особый, срочный – соответственно К, ОК, СК), осуществляется обязательная электронная рассылка исполнителям в соответствии с полученной резолюцией, а документ передается на исполнение.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Палаты или лицо, его замещающее, заместитель Председателя Палаты делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

Документы, не требующие рассмотрения Председателем Палаты или его заместителем, направляются по назначению. После изготовления копий исполнителям оригиналы документов подшиваются в дела согласно номенклатуре.

Все последующие резолюции не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.

2.12. Регистрация поручений Председателя Палаты, его заместителя осуществляется Управлением в день возвращения почты от Председателя, его заместителя в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения» (при этом все поручения автоматически являются контрольными – в электронной регистрационной форме поручения стоит буква К) и включает в себя следующие действия:

- выбор документа, на который дается поручение (входящий/исходящий документ, докладная записка, распоряжение, приказ, собственно поручение (на бланке) Председателя Палаты, заместителя Председателя Палаты, прочие);

- заполнение электронной регистрационной формы поручения - внесение содержания поручения, срока исполнения, исполнителей, ссылки на пункт плана работы Палаты, обязательной рассылки исполнителям.

Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом «ответственный». Всем исполнителям направляется необходимое количество копий документа.

2.13. Документы передаются ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях под личную подпись в журналах выдачи. Журналы автоматически формируются по исполнителям, указанным в обязательной рассылке документов в базах данных «Письма» и «Внутренние документы». Журналы распечатываются из требуемых баз данных.

2.14. Журналы регистрации и учета входящей и исходящей корреспонденции хранятся в Управлении 3 года.

2.15. Проекты исходящих писем, направляемых на подпись Председателю Палаты или лицу, его замещающему, заместителю Председателя Палаты, проходят внутреннюю экспертизу. Срок внутренней экспертизы, как правило, не должен превышать двух рабочих дней.

2.16. Автоматизированная система «Документооборот и делопроизводство» обеспечивает автоматический учет количества документов, поручений, обращений граждан, должностных и юридических лиц с начала года на дату запроса и за любой заданный запросом период времени как в целом по Палате, так и по отдельным структурным подразделениям Палаты.

Входящие и исходящие документы, письма, материалы, приказы, распоряжения, докладные записки, поручения учитываются отдельно.

Результаты учета количества документов, поручений обобщаются Управлением и представляются руководству в табличной форме.

3. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И РЕШЕНИЙ КОЛЛЕГИИ ПАЛАТЫ

3.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним в структурных подразделениях Палаты возлагается на соответствующих руководителей.

Целью осуществления контроля за исполнением документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений сотрудниками структурных подразделений, зафиксированных в документах и резолюциях. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством срокам.

Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением документов в единой системе документооборота Палаты, контроль за ходом исполнения документов и поручений осуществляется Управлением.

Контроль исполнения включает:

-  постановку документа на контроль (внесение в электронную регистрационную форму документа отметки о виде контроля);

-  проверку своевременного доведения документа до исполнителя (наличие в электронной регистрационной форме документа соответствующей рассылки);

-  предупредительный контроль (внесение в электронную регистрационную форму документа промежуточного срока исполнения для предварительной проверки хода исполнения);

-  напоминание исполнителю о сроке исполнения документа в электронной форме документа структурного подразделения;

-  напоминание в виде распечатывающего бланка для ответа от исполнителя о ходе исполнения документа);

-  продление срока исполнения в соответствии с решением Председателя Палаты или лица, его замещающего;

-  снятие исполненного документа с контроля;

-  учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

-  информирование Председателя Палаты или лица, его замещающего, заместителя Председателя (по его запросу) о состоянии исполнения документов.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях в ходе контроля за исполнением документов вносят в установленном порядке сведения в электронную регистрационную форму документа в структурном подразделении о ходе исполнения.

3.2. Контролю подлежат:

-  поручения Московской городской Думы, Мэра Москвы, запросы комиссий и депутатов Московской городской Думы;

-  поручения, содержащиеся в решениях Коллегии Палаты;

-  поручения, содержащиеся в резолюциях Председателя Палаты, его заместителя, а также поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Председателя Палаты, его заместителя с формулировками «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект локального нормативного правового акта» или с требованиями подготовить проект иного документа;

-  приказы и распоряжения, в которых установлены конкретные сроки исполнения;

-  планы работы Палаты;

-  обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, должностных и юридических лиц.

Вышеуказанная категория документов находится на контроле в Управлении. В случае нарушения структурным подразделением срока исполнения поручения по таким документам Управлением ежемесячно представляется информация Председателю Палаты или лицу, его замещающему, для принятия соответствующих мер.

3.3. Документы, указанные в пункте 3.2 настоящей Инструкции, рассматриваются Управлением, где на подлежащих контролю документах проставляется штамп «Контроль».

Постановка на контроль документа в целом или его отдельных пунктов осуществляется путем внесения в автоматизированную систему «Документооборот и делопроизводство» в базу данных «Поручения» с последующей рассылкой в электронном виде исполнителям.

Сроки исполнения документа в целом или его отдельных пунктов (поручений) вносятся в указанную базу данных, исходя из сроков, установленных в документе и требований настоящей Инструкции.

Соответствующая отметка о контроле вносится сотрудником Управления в электронную регистрационную карточку.

Дополнительные поручения по уже поставленным на контроль документам (с резолюцией «К №…») подлежат регистрации и контролю в рамках исполнения первичного документа (поручения).

3.4. Управление направляет исполнителям подлежащие контролю служебные документы в день их поступления в Управление после подписания поручения и его регистрации, а с пометкой «срочно» – незамедлительно.

3.5. Учет подлежащих контролю документов и поручений, контроль за сроками их исполнения, прохождением и исполнением документов и поручений осуществляется Управлением в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения».

3.6. При осуществлении контрольных функций Управление взаимодействует с исполнителями и руководителями структурных подразделений Палаты.