Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы (стр. 4 )

Председатель Палаты или лицо, его замещающее, рассматривает представленные документы (проект приказа, распоряжения, другие документы и материалы), при необходимости вносит в них изменения и дополнения. В случае одобрения Председателем Палаты или лицом, его замещающим, документ с резолюцией «На бланк» возвращается исполнителю. При наличии замечаний представленные материалы направляются на доработку.

Документ с резолюцией «На бланк» подлежит предварительной регистрации ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма», «Внутренние документы» с обязательным прикреплением всех файлов и приложений к регистрационной карточке документов.

5.6. Внутренняя переписка между структурными подразделениями Палаты может осуществляться исключительно в ходе выполнения поручений Председателя Палаты или заместителя Председателя Палаты. Материалы направляются в адрес должностного лица, ответственного за свод (указанного первым или ответственным в поручении). Ссылка на номер и дату поручения при подготовке служебной записки обязательна.

В указанных случаях внутренняя переписка между структурными подразделениями осуществляется служебными записками, которые регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделе «Докладные записки».

5.7. Подготовка и печать документов (вывод на бланк) в Палате осуществляется непосредственно в структурных подразделениях.

Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

5.8. Служебные документы Палаты должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТами.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

5.9. Виды и формы бланков, применяемых в Палате, утверждаются Председателем Палаты по представлению Управления.

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

5.10. Номерные бланки хранятся в Управлении, подлежат учету и должны использоваться строго по назначению. Ответственность за учет и хранение бланков, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на Управление.

Указанные бланки выдаются сотрудникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений обеспечивают контроль их правильного использования.

Испорченные номерные бланки возвращаются в Управление и подлежат списанию и уничтожению в установленном порядке.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Председателя Палаты. Соответствующие предложения вносятся Управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

5.11. При печатании документов исполнителем должны соблюдаться установленный порядок расположения текста, а также правила орфографии и пунктуации. Листы документа должны быть пронумерованы.

5.12. На лицевой стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.

6. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И РАССЫЛКА

ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ, ПРОТОКОЛОВ

6.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного и распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Палаты.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся в соответствующих структурных подразделениях на основании поручений Председателя Палаты, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров готовит соответствующее структурное подразделение Палаты.

6.2. Приказы (распоряжения) печатаются на бланках и подписываются Председателем Палаты или лицом, его замещающим.

6.3. Ответственность за подготовку, правильность оформления, соблюдение правил орфографии и пунктуации в проектах приказов (распоряжений), согласование с заинтересованными сторонами и визирование возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений Палаты. Контроль за обеспечением правильности оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается на Управление.

Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть поручена Председателем Палаты нескольким структурным подразделениям с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа (распоряжения) возлагается на структурное подразделение, руководитель которого в поручении указан первым или назначен ответственным исполнителем.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также издаваемых совместно с другими государственными органами актов, могут создаваться рабочие группы.

6.4. Текст проекта приказа печатается в соответствии с Основными требованиями к оформлению документов и материалов Палаты (Приложение 2) и, как правило, состоит из заголовка, констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и так далее. Если основанием издания приказа является законодательный или иной нормативный правовой акт, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами по центру печатного поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроки исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения, а в скобках фамилия, инициалы руководителя структурного подразделения или конкретного должностного лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам Палаты.

На документе обязательно указываются исполнитель, список ознакомленных лиц.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

6.5. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также Управлением. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются отдельно и прилагаются к проекту.

Приложения к приказу (распоряжению) должны быть упомянуты в тексте самого приказа (распоряжения).

6.6. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Проекты приказов (распоряжений), не завизированные должностными лицами, признаются неподготовленными, не могут быть переданы на подпись и подлежат возврату исполнителю на доработку.

6.7. Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на имя Председателя Палаты или лица, его замещающего, передается в Управление для регистрации.

Докладная записка к проекту приказа (распоряжения) допускается только при необходимости дополнительных уточнений и разъяснений по существу вопроса, затрагиваемого проектом приказа (распоряжения); в этом случае она должна быть зарегистрирована ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделе «Докладные записки» с обязательным прикреплением файла докладной записки к ее регистрационной карточке.

6.8. Председатель Палаты или лицо, его замещающее, рассматривает представленный проект приказа (распоряжения), при необходимости вносит в него изменения и налагает на первом листе проекта приказа (распоряжения) резолюцию «На бланк». Проект приказа (распоряжения) при наличии серьезных замечаний возвращается исполнителю на доработку.

6.9. Ответственный исполнитель устраняет замечания, сделанные Председателем Палаты, обеспечивает вывод на печать документа на стандартном бланке.

Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении вводит основные реквизиты приказа (распоряжения) в электронную форму в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» с обязательным вложением файла приказа (распоряжения) и передает в Управление.

6.10. Управление представляет на подпись Председателю Палаты отпечатанный на бланке приказ (распоряжение) вместе с завизированным ранее проектом этого документа и материалами к нему.