Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы (стр. 5 )

6.11. Подписанный Председателем Палаты приказ (распоряжение) вместе со всеми материалами передается в Управление для регистрации и последующей рассылки.

6.12. Приказы (распоряжения) регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» в разделах «Приказы» или «Распоряжения» Управлением в день их подписания с автоматическим присвоением порядкового номера согласно номенклатуре дел и с обязательным указанием рассылки в электронной регистрационной форме приказа (распоряжения).

6.13. Рассылка приказов по основной деятельности и ознакомление с ними производится Управлением в соответствии с рассылкой, составленной исполнителем. Дополнительная рассылка осуществляется с разрешения руководителя Управления. При этом в списке на рассылку делается соответствующая отметка.

6.14. Подлинники приказов (распоряжений) по основной деятельности хранятся в Управлении в течение года, после чего передаются в архив Палаты.

6.15. Ответственность за исполнение приказов (распоряжений) в Палате возлагается на должностных лиц, указанных в соответствующих приказах (распоряжениях).

6.16. Контроль за сроками исполнения приказов (распоряжений) осуществляет Управление.

6.17. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях Коллегии, оперативных совещаниях, заседаниях комиссий, рабочих групп.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания совещания, но не позднее, чем через 3 дня со дня его проведения.

Порядок подготовки и оформления протоколов Коллегии содержатся в Приложении 2.

6.18. Протокол подписывается Председателем Палаты (председательствующим на заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы экспертных советов и др.

После подписания протокола секретарь заполняет электронную регистрационную форму в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Внутренние документы» с обязательным вложением файла протокола.

6.19. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

6.20. Ответственность за исполнение поручений возлагается на должностных лиц, указанных в соответствующих протоколах.

6.21. Оформление поручений по принятым решениям и контроль за сроками их исполнения осуществляет Управление в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения».

7. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

7.1. Наряду с обычными служебными документами в Палате допускается использование документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения (для служебного пользования).

7.2. Решение о присвоении документу грифа «Для служебного пользования» (далее – ДСП) принимает Председатель Палаты. Член Коллегии Палаты или руководитель структурного подразделения обязан письменно информировать Председателя о необходимости присвоения документу грифа ДСП.

7.3. Аудиторы и руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение правил использования находящихся в работе в их подразделениях документов, дел и изданий ДСП.

Контроль за организацией хранения и использования, а также осуществление единого учета, размножения, хранения, выдачи, рассылки и уничтожения документов, дел и изданий с грифом ДСП в Палате возлагается на Управление.

Документы ДСП регистрируются в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» Управлением в соответствующей базе данных «Письма» или «Внутренние документы» с автоматически проставляемой к регистрационному номеру документа отметкой ДСП.

7.4. На создаваемых документах ДСП гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (или на обложке и титульном листе издания) и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

7.5. Документы с грифом ДСП передаются сотрудникам под расписку, пересылаются сторонним организациям через фельдъегерскую службу или курьером. При этом на упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, а также номера вложенных документов с добавлением отметки ДСП.

7.6. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом ДСП хранятся в Управлении в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту с указанием количества листов и номера экземпляра.

7.7. Документы с грифом ДСП хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах, размножаются (тиражируются) только Управлением с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно в Журнале регистрации документов ДСП.

7.8. Документы с грифом ДСП хранятся на специальном носителе и не должны быть доступны для использования в локальной сети. Доступ к ним осуществляется только с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

Исходные электронные документы должны быть уничтожены руководителем рабочей группы, проводившим контрольное мероприятие, после передачи материалов контрольного мероприятия в электронный Архив Палаты.

7.9. Документы с грифом ДСП не допускается группировать в дела совместно с несекретными документами по тому же вопросу.

7.10. Снятие с документа грифа ДСП оформляется актом Экспертной комиссии. Акт утверждается Председателем Палаты или лицом, его замещающим. В акте перечисляются дела, с которых гриф ДСП снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив Палаты.

7.11. Уничтожение документов и дел с грифом ДСП производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов. При этом отобранные к уничтожению документы и дела могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами и делами.

После уничтожения материалов ДСП в учетных документах (карточках, журналах, номенклатуре дел, описях дел временных сроков хранения) проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №... от... (дата)».

8. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

8.1. Исходящая корреспонденция отправляется только Управлением.

8.2. Отправка корреспонденции осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции государственной фельдъегерской службы (вторник, четверг) и почтовой службы России (ежедневно). Письма на отправку представляются в Управление по понедельникам и средам до 16.00, в остальные дни – в приемные часы.

8.3. Все исходящие документы подлежат обязательной предварительной регистрации в структурных подразделениях в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма КСП» (порядок регистрации отражается в документе, регламентирующем порядок работы с документами в структурном подразделении). Не прошедший регистрацию в структурном подразделении документ на отправку не принимается.

При подготовке ответов на поступившие из сторонних организаций письма или поручения необходима ссылка на исходящие номера этих организаций.

8.4. Исходящая корреспонденция передается исполнителем на отправку в открытом виде с точным указанием почтового адреса. На отправлениях указывается полное название организации или утвержденное в установленном порядке сокращенное наименование организации получателя.

8.5. Ответственный сотрудник Управления проверяет правильность оформления поступившей для отправки корреспонденции (наличие соответствующих подписей, виз, необходимого количества экземпляров и приложений), регистрирует и проставляет исходящий номер и дату.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя Управления.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются. Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, иные государственные органы, находящиеся в городе Москве, осуществляется нарочными, назначаемыми начальником Управления в каждом конкретном случае.

Объем передаваемых служебных документов по каналам факсимильной связи, выполненных на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

8.6. На отправляемую через Государственную фельдъегерскую связь в конвертах корреспонденцию в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» автоматически формируются реестры, которые вместе с корреспонденцией передаются по назначению (порядок работы с реестрами отражается в документе, регламентирующем ведение реестра).

8.7. Расписки адресатов, находящихся в Москве, реестры на почтовые отправления и квитанции к ним, а также реестры на местную корреспонденцию хранятся в течение одного года.

9. ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

9.1. Разрешается копирование и тиражирование документов и материалов только служебного характера.

9.2. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

9.3. Копировально-множительные работы для целей собственной деятельности осуществляются, как правило, в структурных подразделениях.

9.4. Размножение, тиражирование и брошюрование материалов для нужд Палаты или нескольких структурных подразделений производится Управлением.

10. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИЕ

10.1. Номенклатура дел Палаты составляется в Управлении, подписывается начальником Управления, согласовывается с Главархивом Москвы и утверждается Председателем Палаты.