Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы (стр. 3 )

3.7. Структурные подразделения Палаты организуют исполнение документов и поручений, относящихся к сфере их ведения, осуществляют учет и контроль за их прохождением и своевременно информируют Управление.

В приказах, распоряжениях, в которых контроль возлагается на Председателя Палаты, заместителя Председателя Палаты или руководителя структурного подразделения, ответственность за своевременность выполнения требований указанных документов возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект указанного распорядительного документа.

3.8. В поручениях устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других государственных органов, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.

Срок исполнения, установленный календарной датой, истекает в день, установленный в резолюции.

Сроки исполнения документов определяются Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

-  с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

-  имеющие в тексте поручения указание «срочно», исполняются, как правило, в трехдневный срок;

-  без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

-  по запросам депутатов Московской городской Думы – не позднее 15 дней со дня получения;

-  по обращениям граждан, поступившим в Палату и требующим изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Исполнители обязаны вносить информацию о выполнении поручений, зафиксированных в распорядительных документах и резолюциях руководства Палаты, в автоматизированной системе «Документы и делопроизводство» в базе «Поручения» в установленные сроки.

3.9. Решения Коллегии Палаты должны быть исполнены в срок, установленный Коллегией.

3.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение), подготовку к отправке, а при необходимости его тиражирование.

При подготовке документа несколькими исполнителями ответственный исполнитель подготавливает обобщенную информацию об исполнении поручения и представляет ее докладной запиской Председателю Палаты или лицу, его замещающему, с приложением проекта приказа, распоряжения, письма, справки или иного документа в зависимости от характера поручения. Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и качество исполнения поручений.

3.11. В случае необходимости переадресования поручения ответственным исполнителем в течение одного рабочего дня после подписания поручения готовится докладная записка на имя Председателя Палаты, его заместителя, давшего поручение, о целесообразности его переадресования.

После получения соответствующей резолюции материалы о переадресовании направляются в Управление для перерегистрации и направления другому исполнителю.

3.12. Если поручение (документ) по объективным причинам не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель обязан не позднее, чем за два-три дня до истечения срока обратиться к Председателю Палаты (заместителю Председателя Палаты), давшему поручение, с докладной запиской о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Документ считается не исполненным в срок, если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление исполненных документов в соответствии с поручением и не оформлено в установленном порядке продление контрольного срока исполнения.

3.13. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты), давшим поручение.

Рассмотренное Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) обращение о продлении срока исполнения поручения возвращается исполнителю через Управление для приобщения к делу.

Если решение о продлении срока исполнения не принято, ответственным исполнителем должны быть приняты исчерпывающие меры по его своевременному исполнению.

3.14. В случаях, когда по одному и тому же вопросу Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты) дано новое поручение, контроль осуществляется в срок, установленный в последнем поручении (если иной срок не установлен Председателем Палаты, заместителем Председателя Палаты). Предыдущее поручение снимается с контроля, если иное не установлено новым поручением.

3.15. Решение о снятии поручения с контроля принимает Председатель Палаты (заместитель Председателя Палаты), давший поручение, на основании представленного письменного доклада ответственного исполнителя об исполнении поручения с указанием даты, номера поручения.

Если поручение содержит несколько пунктов, доклад должен содержать информацию об исполнении каждого пункта поручения, а если по одному и тому же вопросу было дано несколько поручений, в докладе указываются их даты и номера.

3.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

3.17. В отдельных случаях документ может считаться исполненным по согласованию ответственным исполнителем с Председателем Палаты (заместителем Председателя Палаты), давшим поручение, на основании письменного доклада.

4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ НА РАССМОТРЕНИЕ КОЛЛЕГИИ ПАЛАТЫ

4.1. Организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения заседаний Коллегии Палаты осуществляется Управлением.

4.2. Документы (проекты документов) и материалы к заседанию Коллегии Палаты вносятся членами Коллегии с последующей регистрацией в Управлении. До включения вопроса в повестку и вынесения на рассмотрение Коллегии Управление:

-  устанавливает соответствие представленных документов, указанных в п. п.2.1.9, 2.1.10 Регламента с последующим визированием;

-  по решению Председателя направляет документы (проекты документов) на внутреннюю экспертизу;

-  передает документы и материалы для доклада Председателю Палаты;

-  направляет документы и материалы с резолюцией Председателя Палаты членам Коллегии Палаты, приглашенным должностным лицам в папке «Материалы к заседанию Коллегии».

Документы (проекты документов) и материалы вместе со списком приглашенных на заседание Коллегии Палаты рассылаются не позднее, чем за три рабочих дня до заседания.

4.3. Проект решения Коллегии и материалы, представляемые на рассмотрение, должны иметь идентичные заголовки.

4.4. Объем пояснительной записки и проекта решения Коллегии, как правило, не должен превышать две машинописные страницы, напечатанные через одинарный межстрочный интервал.

4.5. К материалам, представляемым на рассмотрение Коллегии Палаты в срок, указанный в пункте 4.2 настоящей Инструкции, прилагается утвержденный Председателем Палаты список приглашенных должностных лиц на заседание Коллегии.

4.6. Заседание Коллегии Палаты оформляется протоколом в соответствии с Основными требованиями к оформлению документов и материалов в Палате (Приложение 2).

Если протокол заседания Коллегии содержит порученческие пункты с указанием исполнителей и сроков исполнения, порученческие пункты регистрируются Управлением в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Поручения» в разделе «Прочие» в соответствии с п.2.13 Инструкции.

4.7. Ведение протокола заседания Коллегии осуществляется секретарем Коллегии, назначаемым Председателем Палаты.

Аудиозаписи заседаний Коллегии в электронном виде помещаются в созданную на сетевом диске в Управлении папку с именем «КЛ от дд. мм. гг. № пп» и доступны только членам Коллегии.

4.8. На сотрудников Управления возлагается организационно-техническое обеспечение совещаний, проводимых Председателем Палаты, а в его отсутствие – заместителем Председателя Палаты.

4.9. Кассеты аудиозаписей, протоколы, решения и материалы к заседаниям Коллегии Палаты хранятся в Управлении и сдаются на постоянное хранение в соответствии с настоящей Инструкцией в архив Палаты.

5. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

5.1. Основные требования к оформлению документов и материалов Палаты содержатся в Приложении 3 к Инструкции по организации и проведению контрольных мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы.

5.2. При поступлении документа в структурное подразделение Палаты ответственный за ведение делопроизводства сотрудник:

-  вносит в электронную регистрационную форму соответствующего документа отметку о получении данного документа;

-  передает документ члену Коллегии, руководителю структурного подразделения;

-  вносит в электронную регистрационную карточку структурного подразделения резолюцию члена Коллегии, руководителя структурного подразделения, исполнителя(ей), срок исполнения;

-  передает документ на исполнение или ознакомление исполнителю(ям) в соответствии с резолюцией руководителя.

5.3. Ответственность за подготовку документов в Палате несут руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.

5.4. При составлении и оформлении документов сотрудники руководствуются Основными требованиями к оформлению документов и материалов Палаты (Приложение 2).

5.5. Подготовленные структурными подразделениями (ответственными исполнителями и исполнителями) документы визируются всеми соисполнителями и направляются через Управление на рассмотрение Председателю Палаты или лицу, его замещающему, а в случаях, установленных Регламентом, Инструкцией по организации и проведению контрольных мероприятий Контрольно-счетной палатой Москвы, - заместителю Председателя Палаты.