Инструкция по работе с документами в контрольно-счетной палате Москвы (стр. 1 )

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

В КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЕ МОСКВЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом города Москвы от 01.11.95 № 23-73 «О Контрольно-счетной палате Москвы», Регламентом Контрольно-счетной палаты Москвы, действующими актами государственной и городской системы документационного обеспечения.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Контрольно-счетной палате Москвы (далее – Палата) единые правила документационного обеспечения и порядок работы с документами, в том числе содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», обращениями граждан и юридических лиц (далее – документы Палаты).

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы со служебными документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

В Палате издаются и применяются следующие виды документов:

-  локальные нормативные правовые акты (Регламент, инструкция, приказ, распоряжение);

-  решения (Коллегии, оперативного совещания, рабочих групп и др.);

-  утверждаемые документы (планы, акты, графики, повестки заседаний Коллегии, оперативных совещаний и др.);

-  служебные письма;

-  ответы на обращения граждан и юридических лиц;

-  докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

1.4. Соблюдение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Палаты (далее – сотрудники).

1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в подразделениях Палаты возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на сотрудников, список которых утверждается приказом Председателя Палаты по представлению руководителей структурных подразделений.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях обеспечивают учет и прохождение поступивших из Управления документов в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базах данных «Письма КСП», «Внутренние документы», «Поручения» в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений, членов Коллегии о состоянии их исполнения.

Структурные подразделения Палаты осуществляют контроль за состоянием делопроизводства в соответствии со своей компетенцией под общим контролем уполномоченного структурного подразделения (далее – Управление).

1.7. Организация, ведение и совершенствование единой системы делопроизводства и документооборота в Палате, внедрение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов, формирование единой базы данных о документах Палаты, методическое руководство организацией делопроизводства и документооборота осуществляется Управлением.

1.8. Передача служебных документов Палаты (материалов контрольных мероприятий, Коллегии и др.) и их копий работникам сторонних организаций допускается с письменного разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

1.9. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.

1.10. Переписка между структурными подразделениями Палаты по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.11. Сотрудники несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов.

Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, при увольнении или переходе в другое структурное подразделение сотрудник совместно с ответственным за делопроизводство в подразделении передает документы другому сотруднику, указанному руководителем.

Об утрате оригинала служебного документа сотрудники незамедлительно докладывают руководителю структурного подразделения (лицу, его замещающему), который в тот же день докладывает Председателю Палаты.

1.12. Настоящая Инструкция, а также изменения и дополнения к ней вступают в силу со дня утверждения ее приказом Председателя Палаты.

В случае внесения изменений и дополнений в настоящую Инструкцию, данные изменения в десятидневный срок отражаются в электронной версии. Структурное подразделение, определенное Председателем Палаты, вносит изменения и дополнения в Инструкцию в электронном и бумажном видах, доводит внесенные изменения до всех сотрудников Палаты.

2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Документооборот основан на соответствующих требованиях федерального законодательства и законодательства города Москвы, ГОСТов, локальных нормативных правовых актов Палаты.

2.2. Доставка корреспонденции в Палату может осуществляться средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной или электронной связи и нарочным.

2.3. Документы Палаты проходят до регистрации первичную обработку и подлежат регистрации на бумажных носителях и в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» в базе данных «Письма КСП» и «Внутренние документы» в Управлении.

2.4. Регистрации подлежат: входящие и исходящие письма, соглашения и договоры о сотрудничестве, заключаемые Палатой с другими организациями в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» - в базе данных «Письма»; приказы, распоряжения, докладные (служебные) записки – в базе данных «Внутренние документы»; документы, подтверждающие исполнение договоров (счета, акты, счета-фактуры и др.) – в журналах на бумажных носителях; иные документы и материалы, за исключением корреспонденции, указанной в Приложении 1.

2.5. Первичная обработка входящей корреспонденции включает:

- проверку правильности адресата, оформления и доставки, целостности упаковки;

- вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;

- составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов, приложений, о повреждении документов. Акты составляются в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю;

- возврат ошибочно доставленной корреспонденции;

- определение адресата документов на иностранных языках.

2.6. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются один раз: входящие (исходящие) - в день поступления. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не присваивается.

Процедура регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с проставлением регистрационного штампа в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и занесение основных реквизитов регистрации в электронную регистрационную форму с автоматическим присвоением документу индекса регистрации и даты регистрации:

-  индекса документа (цифрового или буквенно-цифрового номера, присвоенного документу организацией-автором);

-  даты документа (даты, присвоенной документу организацией-автором, включающей число, месяц, год);

-  краткого содержания документа, включающего ключевые слова для осуществления поиска документа в соответствующей базе данных;

-  наименования организации-автора документа;

-  фамилии и. о. лица, подписавшего документ;

-  фамилии и. о. лица, кому адресован документ;

-  количества листов документа + количества листов приложения;

-  вид получения/отправления документа;

-  обязательной рассылки (направление документа на рассмотрение Председателю Палаты /заместителю Председателя Палаты);

-  гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

-  внутренняя переадресация документов по исполнителям;

-  промежуточные сроки исполнения;

-  перенос сроков исполнения;

-  срок хранения документа;

-  вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

Регистрационный (входящий) номер состоит из порядкового номера, индекса по Номенклатуре дел Палаты (далее – Номенклатура) и даты поступления. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Приложения к документам отдельно не регистрируются (проставляется штамп «К вх…»).

Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается и регистрируется по данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.

2.7. Документы, поступившие в Управление, систематизируются, группируются по корреспондентам, аннотируются и направляются по назначению в установленном порядке.

В случае возврата корреспонденции, направленной по обращениям граждан и юридических лиц, вследствие неправильного указания адресов назначения (ошибочного либо неправильного указания обратного адреса самим адресатом), указанная корреспонденция хранится в Управлении до востребования адресатом. В последующем невостребованная корреспонденция подлежит уничтожению в установленные законодательством сроки.

2.8. Документы, поступившие в Управление (приемную Председателя Палаты) по факсимильной связи (факсограммы), регистрируются в Управлении в автоматизированной системе «Документооборот и делопроизводство» - в базе данных «Письма» с указанием вида получения «Факсом» и передаются адресатам.

В случае поступления в Палату оригинала документа, полученного ранее по факсу, ему присваивается входящий номер в соответствии с регистрационным номером факсограммы с датой поступления оригинала.

2.9. Документы, поступившие на официальный адрес Палаты по электронной почте, хранятся в электронном виде. При необходимости распечатываются и регистрируются в Управлении.

На бумажном экземпляре указывается дата получения документа, подпись лица, осуществившего регистрацию документа, в верхнем правом углу ставится отметка «электронная почта». Затем такие документы обрабатываются в установленном порядке.