Квалификационные требования, предъявляемые к должности – ведущий специалист отдела делопроизводства

Квалификационные требования, предъявляемые к должности – ведущий специалист отдела делопроизводства:

Образование: высшее профессиональное образование по специальности «Юриспруденция», «Правоведение».

Стаж работы: без предъявлений требований к стажу

Ведущий специалист отдела делопроизводства должен обладать следующими профессиональными знаниями и навыками:

1) профессиональные знания:

Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов, а также локальных актов арбитражного суда, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; процесса прохождения гражданской службы; норм делового общения; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; порядка работы со служебной и секретной информацией; основ делопроизводства; правил охраны труда и противопожарной безопасности.

2) профессиональные навыки:

работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения, работы с законами и иными нормативными правовыми актами и применения их на практике, обеспечения выполнения поставленных руководством задач, эффективного планирования служебного времени, анализа и обобщения информации, анализа и прогнозирования деятельности в порученной сфере, применения новых подходов к решению возникающих проблем, планирования работы, правильного распределения служебного времени, использования опыта и мнения коллег, пользования современной оргтехникой и программными продуктами, управления электронной почтой; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе с сетью Интернет, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных; использования графических объектов в электронных документах; подготовки презентаций; систематического повышения профессиональных знаний; подготовки деловой корреспонденции.

Должностные обязанности

Ведущий специалист обязан:

исполнять основные обязанности государственного гражданского служащего, предусмотренные частью 1 статьи 15 Федерального закона от 27 июля 2004 года "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее – Федеральный закон);

соблюдать установленные статьями 16 и 17 Федерального закона ограничения и запреты, связанные с государственной гражданской службой;

соблюдать требования, предъявляемые к служебному поведению государственного гражданского служащего статьей 18 Федерального закона и Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 года № 000 «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих», а также положения Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих арбитражных судов Российской Федерации;

уведомлять в установленном порядке председателя Арбитражного суда Мурманской области, органы прокуратуры и другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;

уведомлять в установленном порядке председателя Арбитражного суда Мурманской области о намерении выполнять иную оплачиваемую работу;

принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов, уведомлять в письменной форме своего непосредственного руководителя о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно;

передавать принадлежащие ему ценные бумаги, акции (доли участия, паи в уставных (складочных) капиталах организаций) в доверительное управление в соответствии с законодательством Российской Федерации в целях предотвращения конфликта интересов.

В соответствии с занимаемой должностью ведущий специалист обязан:

организовывать работу канцелярии по приему и обработке корреспонденции, распределять обязанности по регистрации корреспонденции в канцелярии, обеспечивая равномерную нагрузку специалистов канцелярии и своевременную регистрацию корреспонденции;

вести учет количества поступающей корреспонденции, оперативно информировать начальника отдела делопроизводства о состоянии дел в канцелярии, поступлении корреспонденции;

контролировать работу по приему и обработке корреспонденции;

проверять целостность упаковки поступившей корреспонденции, распаковывать её, сверять соответствие указанных в приложении или описи документов с фактически имеющимися в наличии;

принимать и регистрировать факсограммы;

регистрировать в ПК «САД» поступившие исковые заявления (заявления) с указанием всех возможных и четко определяемых атрибутов документов (исходящий номер, дату и т. д.); всех участников спора (в том числе третьих лиц) с указанием их адресов, ИНН и ОГРН, вид и категорию спора;

осуществлять автоматическое распределение поступивших исковых заявлений по судебным составам с использованием ПК «САД»;

формировать реестры распределенных исковых заявлений и передавать
их в судебные составы;

оказывать помощь в регистрации иной поступившей корреспонденции (апелляционных и кассационных жалоб, постановлений Тринадцатого арбитражного апелляционного суда и Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа, дополнительных документов по судебным делам);

контролировать правильность вводимой информации и исправлять ошибки, допущенные в ходе регистрации всех типов входящей корреспонденции во взаимодействии с администратором ПК «САД»;

принимать и регистрировать документы, поступающие в электронном виде через систему «Электронный страж» в соответствии с Временным порядком подачи документов в арбитражные суды в электронном виде;

регистрировать входящие документы, не относящиеся к конкретным судебным делам, в программе ЭОС «Дело» с указанием всех реквизитов документов;

сканировать входящие и исходящие документы, прикреплять файлы к карточкам регистрации в ЭОС «Дело»;

передавать по реестру корреспонденцию, не относящуюся к судебным делам, в приемную председателя суда;

передавать корреспонденцию, не относящуюся к судебным делам, по реестру ответственным лицам, согласно резолюции председателя суда;

составлять акты об отсутствии вложений в почтовых отправлениях;

производить отправку исходящей корреспонденции, не относящейся к конкретным судебным делам, в том числе и через фельдъегерскую связь;

- готовить ответы, справки на запросы о наличии (отсутствии) дел по запросам;

обеспечивать использование по назначению и сохранность гербовой печати суда;

осуществлять подбор, систематизацию, оформление документов в соответствии с номенклатурой дел;

участвовать в отборе и уничтожении номенклатурных дел с истекшими сроками хранения;

в период отсутствия начальника отдела делопроизводства исполняет её обязанности.