Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (стр. 2 )

Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснює керівник установи, підприємства, організації. В межах наданих йому прав і повноважень керівник зобов’язаний:

♦  вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

♦  не припускатися вимог, запитів від підприємств, установ, організацій, що належать до сфери управління, різноманітних відомостей, звітів, зведень та інших, не передбачених нормативно-правовими актами, якщо це не викликано необхідністю;

♦  забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи або в організаціях, які належать до сфери її управління;

♦  всемірно сприяти вдосконаленню і технічному оснащенню діловодних процесів, робочих місць канцелярії, їх комп’ютеризації;

♦  забезпечувати організацію навчання, підвищення кваліфікації працівників діловодної служби;

♦  здійснювати контроль за дотриманням в усіх ланках установи, підприємства, організації вимог до стану, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та відповідними інструкціями.

У разі звільнення працівника, а також на час його відпустки, відрядження або тривалої відсутності з інших причин всі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.

Відповідно до ст. 10 Конституції України діловодство, ведення документації та ділове листування між виконавчими органами організаціями, які належать до сфери їх управління в Україні, здійснюється державною мовою. Лише в місцях, де більшість становлять громадяни, що належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися, поряд з державною мовою, мова відповідної національної меншини в порядку, визначеному законом.

В установах, на підприємствах і в організаціях визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і необхідний для документування їхньої діяльності.

Управлінська діяльність установ, підприємств і організацій здійснюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів. Воно визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про відповідні установи і організації.

Розпорядчими документами Кабінету Міністрів України є його постанови і розпорядження; міністерств та інших центральних органів виконавчої влади – накази відповідних органів та їх підрозділів; місцевих державних адміністрацій – розпорядження їх голів і накази керівників структурних підрозділів; виконавчих комітетів місцевих рад – рішення виконкомів, розпорядження міських, сільських, селищних голів. Видання інших, не передбачених чинним законодавством розпорядчих документів є порушенням з боку того чи іншого органу вимоги компетентності документа.

З питань, які являють взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Розпорядчі документи, які надходять в установу від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати зазначеним організаціям ксерокопії документів органів вищого рівня разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на основі (на виконання) документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням назв, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що входять до сфери управління, шляхом надсилання їм цих рішень. Рішення колегій установ проводяться в життя розпорядженнями керівників органів або наказами по установах.

Оперативні зв’язки з організаціями установи, підприємства здійснюють шляхом надсилання листів. Якщо службовий документ вимагає негайного виконання, передача його тексту може здійснюватися за телефоном, по телеграфу чи факсу.

Приймання, розгляд і реєстрація документів здійснюються в суворій відповідності з інструкціями з діловодства. Всі документи, що надходять в установу, приймаються централізовано канцелярією (секретарем), а в неробочий час – черговим працівником.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, на яких зазначено: “особисто”. Якщо конверт пошкоджено, про це робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів лише у випадках, коли тільки по них можна встановити адресу відправника, час відправлення і отримання документа або якщо в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність їхніх номерів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані) або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.,

Усі документи, що надійшли в установу, організацію, належать обов’язковому попередньому розгляду керівником канцелярії або іншою уповноваженою для цієї мети особою. Це робиться у день надходження або в перший робочий день у разі надходження в неробочий час. Доручення органів вищого рівня розглядаються негайно.

Мета попереднього розгляду:

♦  розподілити документи на ті, що вимагають обов’язкового розгляду керівником установи, і ті, які передаються відповідальним виконавцям;

♦  визначити необхідність реєстрації документів;

♦  встановити терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям.

Керівникові установи в першу чергу передаються акти та кореспонденція вищих органів державної влади і управління, органів вищого рівня, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи, організації і вимагають вирішення керівництва. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям.

Реєстрація – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з наступним записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація проводиться з метою обліку документів, контролю за їх виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) – як створені безпосередньо в установі, організації, так і надіслані з інших установ і організацій, а також від громадян.

Основний принцип реєстрації – однократність. Кожний документ реєструється лише раз: вхідні – у день отримання або не пізніше наступного дня (якщо надійшли в неробочий час); створені – у день підписання або затвердження.

Документи реєструються у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо реєструються:

♦  закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;

♦  накази з основної діяльності; про прийом на роботу, переведення, звільнення, заохочення сумісництво працівників;

♦  відрядження;

♦  про надання відпусток;

♦  про накладення стягнень;

♦  з адміністративно-господарських питань;

♦  рішення колегії;

♦  акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання та інші.

При реєстрації документа йому присвоюється умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера у межах групи документів, що реєструються і доповнюється індексом по номенклатурі справ, питаннях діяльності, кореспондентах тощо. Індекс вказує на місце складення, виконання та зберігання документа.

Для реєстрації всіх документів заводиться єдина реєстраційно-контрольна картка, пристосована для обробки на персональному комп’ютері. Журнальна форма реєстрації документів дозволяється в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються на кожний календарний рік. Зазвичай довідкова картотека складається із двох частин: невиконаних і виконаних документів.

У разі необхідності оцінки доцільності документа, його обґрунтованості і відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа. Можуть мати місце як внутрішнє (в межах установи, організації), так і зовнішнє (за їх межами).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами.

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа (якщо не вистачає місця на лицевому боці аркуша). Віза містить особистий підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка візує проект, і дату візування. За необхідності зазначається її посада, наприклад:

Начальник юридичного відділу Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Візи проставляються на примірниках документів, які залишаються в установі, організації.

Зауваження, пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна помітка за формою:

Начальник технічного відділу Підпис Ініціали, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються

Дата

Зауваження в обов’язковому порядку доповідаються особі, яка підписала документ.

Проекти нормативно-правових актів установи, організації обов’язково перевіряються працівниками юридичної служби на їх відповідність чинному законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту.

Зовнішнє узгодження проектів документів оформлюють відповідним грифом, який проставляють під підписом на лицевому боці останнього аркуша проекту документа і містить слово "узгоджено", найменування посади (із зазначенням назви установи) особи, з якою узгоджують проект; її особистий підпис, ініціали, прізвище та дату узгодження.