Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (стр. 1 )

М. О. Снітчук,

кандидат історичних наук, доцент

ДІЛОВОДСТВО

В ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ ТА ОРГАНАХ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

ПЛАН

1. Значення діловодства в роботі центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування.

2. Організація діловодства у державній установі, місцевій раді.

3.  Функції діловодної служби.

1.  Значення діловодства в роботі центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування

 

У реалізації політики Української держави чільне місце належить органам виконавчої влади в центрі й на місцях, органам місцевого самоврядування, які стоять найближче до громадян і місцевих громад. Діяльність цих органів нерозривно пов’язана з аналізом і узагальненням практики як власної роботи, так і роботи підприємств, установ та організацій, стану соціального і культурного життя країни, областей, районів, міст, селищ і сіл. Управлінські дії фіксують у відповідних документах, які оформлюють за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях.

Документ (лат. dokumentum) – зразок, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник[1] визначає документ як

♦  письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що призводять до юридичних наслідків;

♦  офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення, членський квиток, трудова книжка тощо);

♦  вірогідне (достовірне) письмове джерело;

♦  матеріальний об’єкт, що містить певну інформацію (наприклад, перфокарта, дискета).

Документ – це засіб фіксації певним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі, за певним стандартом і формою.

Діловодство – важлива складова частина роботи органів управління, керівництва підприємств, установ і організацій, яка полягає у створенні, обробленні, розсиланні та доведенні до виконавців, контролі за виконанням, систематизації, обліку і зберіганні, використанні документів, істотно важливих і необхідних для успішного здійснення їх функцій та поставлених перед ними завдань.

Документи мають правове значення, бо вони є засобом посвідчення і доказу певних фактів. Вони – джерела й носії інформації, зберігачі виробленого досвіду, а тому мають неоціненне значення для історії.

Управлінські документи — важливий організаційний чинник, засіб забезпечення зв’язку органів, установ, організацій як між собою, так і з громадянами. Вони сприяють забезпеченню чіткості, злагодженості, взаємодії різноманітних ланок управлінського апарату і сфери управління і справляють вплив на життєдіяльність галузей і сфер, на життя кожної людини.

З документами і організацією роботи з ними, якістю їх вироблення й оформлення, станом систематизації та зберігання значною мірою пов’язані настрій, умови життя і долі людей, історична справедливість (довідки, підтвердження, реабілітаційні, пенсійні та інші справи).

Документи – важливе джерело і засіб планування роботи, контролю, роботи з кадрами і кадровим резервом, зміцнення службової дисципліни, аналізу й узагальнення практики управління, яскравим показником рівня управлінської культури в органах, установах і організаціях.

Робота з документами – не технічна справа. Це невід’ємна складова частина всієї управлінської діяльності, її важливий елемент, що характеризує стиль роботи органу управління та його керівника. В діловодстві немає дрібниць. Робота з документами – це важлива складова діяльності керівництва на всіх рівнях, в усіх ланках управління, виробництва, обслуговування.

Сьогодні особливо важливі вироблення й додержання нормативно-правових документів, методичних рекомендацій і посібників з питань діловодства, змісту та форми документів, їх проходження та виконання, обліку та реєстрації, систематизації і зберігання, забезпечення високої мовної культури, простоти і доступності викладу, суворого дотримання системи вимог до кожного виду документів і системності в роботі з їх аналізу та узагальнення.

За останні роки в Україні вироблені інструкції і положення з найважливіших питань роботи з документами, зокрема:

•  Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 000/94 //Вісник державної служби України. - 1996. -№ 2. - С. 70-72.

•  Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

•  Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 000 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. - С. 66-86.

Зазначені документи мають практичне значення не лише для вказаних у них органів. Вони – орієнтир і зразок для підготовки документів у центральних та місцевих органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування.

Основним документом, який безпосередньо регулює питання діловодства в органах виконавчої влади в Україні є Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою. Кабінету Міністрів України 7 жовтня 1997 р. № 000 (з наступними змінами)[2].

На основі Конституції й законів України, нормативно-правових актів найвищих органів державної влади, у відповідності з державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію Примірна інструкція установила загальні правила документування управлінської діяльності зазначених у ній органів і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення чи надходження до надсилання за призначенням або передання в архів установи.

Відповідно до Примірної інструкції кожний орган виконавчої влади розробляє інструкцію з діловодства у власному апараті, на підприємствах, в установах і організаціях, що належать до сфери його управління. Аналогічну роботу було рекомендовано провести органам місцевого самоврядування. Сьогодні, в умовах політичної реформи в Україні, посилення ролі органів місцевого самоврядування в житті місцевих громад і всієї країни, вдосконалення роботи з документами в них незмірно зростає.

Істотний вплив на організацію і зміст роботи з документами в органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування справляє чітка регламентація їхньої роботи. Так, Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 8 червня 1993 р. № 000 визначено порядок формування плану засідань Кабінету Міністрів; порядок внесення документів на розгляд; порядок підготовки засідань і їх проведення; оформлення прийнятих рішень. Аналогічні регламенти, з урахуванням повноважень і особливостей роботи, затверджені й у інших центральних органах виконавчої влади.

У грудні 1999 р. постановою № 000 Кабінет Міністрів затвердив Типовий регламент місцевої державної адміністрації[3], який, відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації, регулює організаційно-процедурні питання роботи місцевих органів виконавчої влади. У наступні роки до Типового регламенту було внесено зміни, спрямовані на вдосконалення роботи місцевих державних адміністрацій; зокрема на підвищення якості підготовки розпоряджень.

Типовим регламентом регулюються питання:

♦  розподілу обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами місцевої державної адміністрації, планування її роботи;

♦  порядку внесення на розгляд проектів розпоряджень голови місцевої державної адміністрації;

♦  організації роботи з документами і контролю за їх виконанням;

♦  консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів місцевої державної адміністрації;

♦  підготовки та проведення нарад;

♦  роботи апарату місцевої державної адміністрації.

Регламентація роботи органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування забезпечує чіткість організації підготовки та виконання документів, сприяє підвищенню їх якості.

Важливу роль у роботі з документами відіграють державні стандарти, вироблені за роки незалежності України, а також у попередній період (частина останніх використовується у сучасній українській документалістиці як спільне надбання.

Зокрема, до них належать наступні:

ДСТУ 2732-94 (відповідно до ГОСТ 6.38.-90) – “Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”;

ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327-60) – “Папір і вироби з паперу. Споживчі формати”;

ГОСТ 6.39-72 – “Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок” та інші.

Знати зміст, вимоги зазначених положень та інструкцій повинен не лише працівник загального відділу, канцелярії чи іншої діловодної служби, але й кожний керівник, кожний державний службовець, працівник органу місцевого самоврядування. Уміння грамотно, якісно, своєчасно і оперативно готувати документи – мистецтво, яке вимагає глибоких знань, значного особистого досвіду, спеціального навчання і постійної самостійної роботи.

2.  Організація діловодства

Відповідальність за організацію діловодства в установі, а підприємстві, в організації несе їх керівник. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів інструкцій з діловодства покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів. В установах або їх структурних підрозділах, де штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, зазначена робота покладається на спеціально виділену для цього особу.