Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (стр. 4 )

Відповідальність за виконання несуть особи, зазначені в розпорядчому документі чи в резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу установи, а в структурних підрозділах – на секретаря або працівника, відповідального за діловодство.

Строки виконання документів указуються в самому конкретному документі або встановлюються актами законодавства. Документи без зазначення строку повинні бути виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів з дня підписання.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою особи, яка його встановила, або посадової особи, що її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, ніж за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Порядок здійснення контролю за виконанням документів:

♦  Постановка документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів.

♦  Перевірка своєчасності доведення документів до виконавців.

♦  Попередні (проміжні) перевірки і регулювання ходу виконання.

♦  Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням.

♦  Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів.

♦  Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів.

♦  Зняття документів з контролю.

♦  Формування картотеки виконаних документів.

В установах з великим обсягом документообігу контроль може здійснюватися за допомогою персонального комп’ютера.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, визначені в ньому, вирішені і кореспондентові дана відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю. Зробити це може лише той керівник, який поставив документ на контроль, або особа, яка його офіційно заміщає. При цьому на документі і на реєстраційно-контрольній картці робиться помітка про зняття з контролю, передання до справи.

Обов’язковим для кожної установи (організації) документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його видом і змістом, відбору документів на державне збереження в процесі діловодства, є номенклатура справ. Це систематизований перелік найменувань справ, які створюються в діловодстві установи (організації), оформлений відповідно з зазначенням строків зберігання справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи (організації) складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів, кожна з яких складається на основі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу.

Після виконання документів вони групуються в справи, яким даються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинне відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до номенклатурної справи. Як правило, першою розміщується група справ, які містять документи органів вищого рівня, потім – група організаційно-розпорядчої документації самої установи (організації) – розпорядження, накази, рішення тощо; планово-звітна документація і листування. Першими в групі листування розміщуються справи, які містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена в номенклатуру справ, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатору структури підрозділу) и порядкового номера в межах підрозділу. За наявності томів індекс ставиться на кожному томі з зазначенням: Т.1, Т.2 тощо.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи (організації). Вона складається в 4-х примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівною установою. Ці примірники розподіляються наступним чином:

•  перший – зберігається в справах канцелярії;

•  другий – передається до архівного підрозділу установи (організації) для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

•  третій – передається в архівну установу, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ:

•  четвертий – розподіляється по розділах між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура підлягає повторному перескладенню і переузгодженню з відповідним державним архівом раз на п’ять років або у випадку змін у структурі, функціях і характері роботи установи. (організації).

Виконані документи відповідно до номенклатури справ формуються у справи, кожна з яких за обсягом не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм товщини). Принципи формування справ і основні вимоги до нього викладені в інструкціях з діловодства.

Документи з часу їх створення (надходження) і до передання в архівний підрозділ установи (організації) оперативно зберігаються за місцем їх формування в справах. Їх схоронність забезпечують керівники структурних підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство.

Завершені діловодством справи постійного зберігання і тривалого (понад 10 років) зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного збереження і використання. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з його керівником. Питання передання документів в архів регулюються відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

3. Функції діловодної служби

Ведення діловодства відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається на діловодну службу – управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи (організації).

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи

Важливе місце в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

За характером діяльності він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

•  організовує, спрямовує й координує роботу персоналу служби;