Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (стр. 3 )

Якщо зовнішнє узгодження проекту документа здійснює колегіальний орган, гриф узгодження оформлюють так:

“Узгоджено”

Протокол

засідання Вищої атестаційної комісії №

__ _______________ 2010 року

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається лист узгодження, про що робиться помітка в самому документі на місці грифу узгодження – “Лист узгодження додається”. А на “Листі узгодження” всі грифи розміщуються в ряд по горизонталі (якщо їх не більше трьох).

Засвідчення документів. Воно здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи, організації відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. Не допускається підписання документів з прийменником “За” або проставленням похилої риски ( / ) перед назвою посади. Мають зазначатися посада реальної особи, яка підписала документ, її ініціали та прізвище.

Особливий спосіб засвідчення документа після його підписання – це його затвердження. Документ затверджується органом чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у конкретному документі. Затвердженню, зокрема, підлягають: акти, завдання, звіти, кошториси витрат, нормативи, переліки посад працівників з особливими умовами роботи, типових документальних матеріалів, плани, програми, розцінки виконуваних робіт, статути, положення, посадові обов’язки (інструкції), форми уніфікованих документів, штатні розписи та інші.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження (проставляється у правому верхньому куті першого аркуша документа) або виданням спеціального розпорядчого документа.

На документах, які підтверджують права громадян і юридичних осіб, а також тих, що фіксують факт витрат грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис має завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться на положеннях, статутах, угодах, посвідченнях, дорученнях та інших документах, перелік яких визначається в інструкціях про діловодство. Негербова печатка (відображає лише назву установи, організації чи їхнього структурного підрозділу) ставиться на копіях документів і на розтиражованих примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Правильно розміщена печатка має захоплювати кілька літер назви посади особи, що підписала документ.

Важливою частиною роботи з вихідними документами є їх правильне адресування.

Документи адресуються установі, підприємству, організації, їх структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. При цьому в двох перших випадках їх назви ставляться в називному відмінку. Посада і прізвище посадової особи – в давальному відмінку.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат повинен зазначатися узагальнено, наприклад: “Підприємства автомобільного транспорту м. Києва”, “Міським головам Київської області” тощо.

Документ не повинен мати більше ніж чотири адресати. В іншому випадку складається список на розсилання і на кожному документі зазначається лише один адресат.

Порядок і форма запису адреси установи, підприємства, організації мають відповідати сучасним Правилам надання послуг поштового зв’язку. Відповідно до чинних правил (п. 58) встановлена наступна форма запису адреси: Назва адресата (отримувача) в називному відмінку (для фізичних осіб – прізвище, ім’я, по батькові, для юридичних осіб – повна назва підприємства, установи, організації, а також посада, ім’я і прізвище). На простих і рекомендованих листах (крім позначених – “До запитання” можуть бути позначені лише прізвище та ініціали або ім’я і прізвище адресата (отримувача). Далі послідовно зазначаються: назва вулиці, номери будинку, приміщення (квартири, офісу); назва населеного пункту, району, області; поштовий індекс[4].

Важливе значення в організації роботи із вхідними документами мають резолюції. Це написи керівників установ (підприємств, організацій) на документах, які містять вказівки щодо їх виконання. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців); зміст доручення; термін виконання; особистий підпис керівника; дата. Якщо доручення дається кільком виконавцям, то головною є особа, зазначена в резолюції першою. З метою виконання доручення вона має право координувати роботу інших виконавців, скликати їх.

Під час проходження документа на ньому робляться необхідні помітки:

♦  про надходження (реєстрацію);

♦  про поставлення на контроль (реквізит 20 – штамп “К” або “КОНТРОЛЬ”);

♦  про виконання документа і направлення його до справи;

♦  про перенесення даних на машинний носій;

♦  відмітка про безпосереднього виконавця (прізвище й номер службового телефону), у разі необхідності – про машиністку, оператора комп’ютерного набору (перші літери імені та прізвища, кількість примірників і дата друкування чи набору – ЛГ 4 17.01.2006.

При прийнятті на роботу, навчання, засвідченні трудових, житлових, майнових та інших прав громадян, а також при формуванні особових справ працівників установа, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про освіту та інші). Помітка “Копія” ставиться у верхній частині першого аркуша документа. Напис засвідчення документа складається із слова “Згідно з” (рос. – “Верно”), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії. Цей напис проставляється під реквізитом “Підпис”.

На копіях вхідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; запис про засвідчення документа, завірена печаткою з найменуванням установи (негербовою) або її канцелярії. Копія документа має зберігати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Нерідко на практиці доводиться робити додатки до документів. Вони бувають 3-х видів:

♦  додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядчим документом (положення, статут, порядок, перелік тощо);

♦  додатки, які роз’яснюють зміст основного документа (таблиці, розрахунки тощо);

♦  додатки, які є самостійними документами, що надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі необхідні для конкретного документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків подаються у тексті. Додатки до розпорядчого документа повинні мати посилання на цей документ, його дату і номер, яке проставляється на верхньому правому полі першого аркуша додатку. За наявності кількох додатків на них позначаються порядкові номери, при цьому знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться. Наприклад:

Додаток 3 до наказу Міністерства освіти і науки України 20.05. 2006 № 17

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи (організації) на лицевому боці останнього аркуша додатку.

Примірна інструкція з діловодства в органах виконавчої влади визначає вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами. Чітко визначаються форма викладу тексту, розміщення реквізитів, довжина рядків та інші вимоги до оформлення сторінки тексту.

Надрукований (набраний на комп’ютері) текст перевіряє виконавець. Виправлення тексту допускаються лише на машинці.

Підготовка та оформлення документів до засідань колегіального органу. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів роботи та в міру потреби. Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. До них належать:

•  доповідна записка (адресована колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

•  проект рішення колегіального органу, а в разі потреби і проект наказу чи розпорядження;

•  довідка про погодження проекту з заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

•  список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Оформлення документів про відрядження. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань та кошторисами витрат на відрядження.

У разі потреби у відрядженні працівника поза планом керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім’я керівника установи або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідчення про відрядження передається керівникові установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал. У ньому зазначаються: порядковий номер; прізвище ім’я та по батькові працівника; місце роботи та посада; місце й мета відрядження; дата і номер посвідчення про відрядження; термін відрядження; термін фактичного перебування у відрядженні.

Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії установи.

В інструкціях з діловодства визначається порядок оброблення і розсилання вихідних документів. Їх забезпечує загальний відділ (канцелярія).

Організація контролю за виконанням документів. Завданням контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, документів органів вищого рівня.