Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (стр. 5 )

•  контролює додержання встановлених правил роботи з документами в установі та в організаціях, що входять до сфери її управління;

•  доповідає керівникові про стан роботи з документами;

•  вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення і накладення на них стягнень;

•  вживає заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі (організації), а також в організаціях сфери їх управління, здійснює контроль у цій справі;

•  підписує й візує документи у межах своєї компетенції;

•  бере участь у засіданнях колегії, а також у нарадах які проводяться керівником установи (організації).

Керівник діловодної служби має право залучати спеціалістів організації до підготовки документів за дорученням керівництва, запрошувати відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, повертати проекти документів виконавцям і вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за забезпечення додержання установленого порядку роботи з документами в установі (організації); виконання плану роботи і додержання необхідних умов праці персоналу діловодної служби; забезпечення трудової та виконавчої дисципліни в її колективі.

* * *

Як і будь-яка галузь чи сфера діяльності, діловодство постійно розвивається і вдосконалюється, реагуючи на новітні процеси у правописі державної мови (мови ділового спілкування), досягнення у документалістиці, роботі з документами в Україні та за рубежем. Впроваджувати схвалені компетентними органами нашої держави сучасні форми і методи діловодства, підвищувати його культуру – важливе завдання працівників діловодних служб, державних службовців і службовців органів місцевого самоврядування, керівних кадрів і спеціалістів підприємств та організацій.

Культура діловодства – це яскравий показник культури управління, його стилю і методів.

Список рекомендованої літератури

Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. - К.: Преса України, 1997. - Ст. 10, 117, 118, 144.

Закон України "Про місцеві державні адміністрації": Офіційне видання. - К.: Парламентське видавництво, 1999.

Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні" //Урядовий кур’єр, - 1997. - 14 червня. - № 000-108.

Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 000/94 //Вісник державної служби України. - 1996. -№ 2. - С. 70-72.

Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 000 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. - С. 66-86.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 000 /// Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50; 2001. - № 48. – Ст. 2141 (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 000 // Урядовий кур’єр. – 2003. – 5 серпня. – № 000).

Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 000 Типовий регламент місцевої державної адміністрації //Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 000 //Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

Правила надання послуг поштового зв’язку: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 000 (Адресування поштових відправлень, пп. 58-59).

Про внесення змін до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 р. № 56 // Вісник державної служби України. – 2001. - № 1. – С. 28.

Про внесення доповнення до методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ: Наказ Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 р. № 73 // Вісник державної служби України. – 2000. - № 4. – С. 106-107.

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях: Наказ Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях // Бюллетень Міністерства праці України. – 1993. - № 9-10. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту України від 26 березня 1996 р. № 29, зареєстрованим у Мін’юсті України 24 квітня 1996 р. № 000 / 1227.

Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань: Затверджено наказом Головдержслужби України від з1 травня 2002 р. № 39 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 74-88.

Інструкція з реалізації положень Порядку проведення обов’язкової спеціальної перевірки відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців: Затверджено наказом Головдержслужби України, Державної податкової адміністрації України, МВС України, Служби безпеки України від 1 серпня 2002 р. № 56 / 377 / 768 / 254 та зареєстровано в Мінюсті України 9 серпня 2002 р. № 000 / 6932 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 89-95.

Управління експертизи та аналізу розвитку територій Секретаріату Кабінету Міністрів України. Збірник нормативно-правових актів з питань діяльності місцевих державних адміністрацій. – Вип. 2. – К., 2000. – 162 с.

, Співак В. М., Хазін ільно-правові документи: зразки заяв, скарг, договорів, заповітів, доручень, контрактів, актів з цивільно-правових питань / За ред. В. Д Гвоздецького. – Вид. 4. – К.: Наукова думка, 2001. – 320 с.

, , Шевчук і ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. –3-тє ви., переробл. і допов. – К.: А. С.К., 2002. – 398 с.

Державне управління, державна служба і місцеве самоврядування: Монографія /Кол. авт.; за заг. ред. проф. . - Хмельницький: "Поділля", 1999. - 570 с.

Діденко діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.- 384 с.

Загнітко А. П., Данилюк І. Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ «БАО», 2006. – 480 с.

Коваль ділового мовлення: Писемне та усне ділове спілкування. - Вид. 3. - К.: Вид-во при Київському державному ун-ті Видавничого об’єднання "Вища школа”, 1982. - 287 с.

Професійно-кваліфікаційна характеристика, посадова інструкція як основа роботи з державними службовцями // Вісник УАДУ. – 2001. - № 2. – Ч. 1. – С. 376-383.

Функція прийняття управлінських рішень //Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. - 1999.-№ 3. - С. 42 - 50.

І., Сидорова діловий документ: Зразки найважливіших ділових документів українською мовою. - К.: "Тех­ніка", 1992. – 400 с.

Плотницька І. М. Ділова українська мова у сфері державного управління: Навч. посібн. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. –192 с.

Пономарів О. Культура слова: Мовностилістичні поради: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1999. – 240 с.

Справочная книга корректора и редактора: Редакционно-техническое оформление рукописи, вычитка, корректура / Под общ. ред. .- М.: “Книга”, 1974. – 416 с.

Тугаєнко-Сєряк ідник службовця. – К.: “А. С.К.”, 2000. – 416 с.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / , І. Л. Михно, іт та ін. – К.: Довіра; УНВУ “Рідна мова”, 1997. – С. 303-382.

Управленчиские процедуры. – М.: “Наука”, 1988. – 272 с.

Шевчук їнське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера, 2000. –480 с.

Нормативні документи та державні стандарти

з питань підготовки та оформлення офіційних (ділових) документів

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД; на уніфікованих формах, розроблених до 1 липня 2000 р., – УКУД) ДК 010 – 98: Затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України 31 грудня 1998 р. № 000 (замість ДК 010 – 96).

Класифікатор системи одиниць вимірювання та обліку ДК 011 – 96. (Після його введення в дію в Україні втратив чинність “Общесоюзній классификатор. Система обозначений единиц измерений, используемых в АСУ”, прийнятий у 1998 р.).

ДСТУ 2732 – 94 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” (чинний з 1 липня 1995 р.).

ГОСТ 6. 38 – 90 “Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

ГОСТ 9327 – 60 “ Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы”. ( Установлено два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297); А5 (210 х 148).

ГОСТ 6. 39 – 72 (попередній, втратив чинність) “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец”.

Типові недоліки оформлення і збереження документів

Неохайність, неграмотне оформлення документів призводить до плутанини у вирішенні багатьох життєвих справ громадян, до порушення їх законних прав, вирішенні пенсійних, спадкових та інших питань.

До непоодиноких випадків такого ставлення до оформлення документів (наказів, записів у трудових книжках тощо) належать:

•  Викривлення у написанні прізвищ, імен та по батькові громадян: замість “Ганна” – “Галина”; замість “Андріянівна” – “Андріївна” та ін.

•  Спрощене або викривлене зазначення професій та посад працівників, періодів їхньої роботи. Наприклад, відповідно до запису, занесеного в трудову книжку, працівниці ВАТ “Алчевський металургійний комбінат” Е. Копитько, вона працювала інструктором газорятувальної станції. В дійсності ж – жінка працювала майстром газорятувальної станції – на посаді, яка дає право на пільгове обчислення періоду роботи за списком № 1. Для встановлення справедливості необхідні звернення до суду, з’ясування питання в архівах і отримання додаткових довідок про характер праці. А це – настрій і здоров’я людини. Див.: “Урядовий кур’єр”. – 2006. – 3 червня. – № 000.

•  Втрата і непередання до архівів документів ліквідованих, приватизованих підприємств. Під час реформування економіки, коли державна власність масово змінювалася на приватну, недобросовісні керівники новостворених підприємств не здавали відповідні документи в обласні архіви, як цього вимагає законодавство. Вони просто знищували їх. Пояснення – згоріли при пожежі, затоплені під час повені та інші причини. Але ж таких підприємств серед приватизованих в Україні – 90 відсотків! До відповідальності їх керівників не притягнуто, що є свідченням байдужості й державних органів до долі працівників цих підприємств. Див.: “Урядовий кур’єр”. – 2006. – 3 червня. – № 000.

[1] Український радянський енциклопедичний словник: В 3-х томах / Редкол.: та ін. – К.: Голов. Ред. УРЕ. – 2-е вид. – Т. 1. – С. 538.

[2] Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 000 /// Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50; 2001. - № 48. – Ст. 2141 (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. № 000 // Урядовий кур’єр. – 2003. – 5 серпня. – № 000).

[3] Див.: Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 000 Типовий регламент місцевої державної адміністрації // Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 000 // Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

[4] Див.: Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 000 // Урядовий кур’єр. – 2002. – 4 вересня. - № 000.