Стратегическое Планирование в Университете (стр. 3 )

Подход к стратегическому планированию, используемый различными кафедрами и офисами, а также Университетом Висконсин-Мэдисон, представляет собой комбинацию восьмиэтапной стратегической модели планирования для общественных и некоммерческих организаций, созданных Брайсоном (Bryson) (1988) и подхода Технологией Участия (ТУ) подход, разработанной Институтом Культуры, Чикаго ((Спенсер) Spencer, 1989). Методология семинаров Технологии Участия используется посредниками Института для планирования развития общества во всем мире.

Модель на рисунке 1.1 отражает веру в интеллектуальное слияние - то есть, когда люди доброй воли собираются для планирования и работают вместе в рамках заданной, результаты гораздо лучше тех, которых может достичь любой человек в группе поодиночке. Структура описанного здесь процесса помогает избежать ситуаций, когда чрезмерные компромиссы вредят общему содержанию проекта. (смягчать феномен "верблюда, изобретенного комитетом", происходящего из-за чрезмерных компромиссов). В представленной здесь модели группа борется за консенсус, начиная с отдельных членов, потом маленькими группам, а затем группой в целом.

При консенсусе, члены обязуются поддерживать результаты работы группы, даже если они не согласны с каждым из пунктов плана. Эта поддержка основывается на вере каждого, что "даже если это и не тот выбор, который я бы сделал, я буду поддерживать его, потому что я уверен, что имел адекватную возможность обсудить свои взгляды, и этот выбор - лучший для нас на данный момент". Квалифицированный посредник также помогает группе избежать накапливания такого огромного количества идей, что теряется исходное размышление о них.

Люди, изначально прохладно относившиеся к структурированному процессу планирования, часто выражают удовлетворение, а иногда и восхищают в завершении процесса, как по поводу интеллектуального стимулирования, так и по поводу осязаемых результатов.

·  Ресурсы Времени и Денег

Затраты здорового процесса планирования и времени, требуемого для оптимального планирования, обсуждались ранее. И недостаток времени, и его излишек вредны для процесса.

Роль Лидера в Стратегическом Планировании

Планирование было один из традиционного "ings" управления. Некоторые лидеры первоначально неудобно себя чувствуют, когда слышат идею о включении всех уровней штата в планирование. Некоторые могут рассматривать включение всех уровней штата в планировании как упразднение их обязанностей. Обязанность лидера же состоит в том, чтобы обеспечить здоровый процесс планирования и непревышение запланированной сметы. Таким образом, роль лидера заключается в создании структуры для планирования и полном участии в процессе. Джеймс Рениер (James Renier), Корпорация Хонейуэлл (Honeywell Corporation), прокомментировал широкое участие в планирование:

В какой-то момент вы ослабляете вожжи, делегат/депутат. Это почти также, как и сражаться в тумане. Было бы слишком просить командующего описать местность, как будто тумана там нет..., мы должны хотеть слушать и сказать, ну, в общем, кто-то видел что-то через туман, так что нам бы лучше хорошенечко его послушать.

Сенж (1990) для обсуждения лидерства в учащейся организации использует метафору океанского лайнера. Он говорит, что организационный лидер - не капитан или штурман, а скорее конструктор океанского лайнера. Сенж считает, что задача руководства - разработка процессов обучения, посредством чего люди в организации могут продуктивно решать насущные проблемы и оттачивать мастерство в изучении дисциплинах. Сенж говорит:

Это - новая работа для наиболее опытных администраторов, многие из которых поднялись благодаря их навыкам принятия решений и решения проблем, а не навыкам наставника, руководителя и помощника другим в обучении. (стр.345)

Так как мы говорим, что обеспечение здорового процесса планирования является обязанностью лидера, то это полностью соответствует метафоре о конструкторе. Хотя лидеры должны активно участвовать, они не должны служить посредниками для процессов планирования в их собственных организациях. Их идеи и/или стиль могут не допустить полное участие группы. Точно так же, участие любого посредника как члена группы планирования редко когда желательно. Роли помощника и участника вообще не совместимы и посредничество, само по себе, требует полного внимания.

Отношение Стратегического Планирования к Непрерывному Качественному Усовершенствованию

Качество можно определить как удовлетворение потребностей и превышения ожиданий заинтересованных сторон. Трудно вообразить организацию, непрерывно улучшающую свои услуги или товары, у которой нет стратегического плана. Одним из основных требований Едвардса Деминга (Edwards Deming) для непрерывного качественного усовершенствования является постоянство цели (Габор, 1990). Важно отметить, что фактически все стратегические модели планирования начинаются с рассмотрения, усовершенствования или создания миссии в зависимости от заинтересованных сторонах и их потребностей. Тогда миссия становится основой, на которой строится все последующее планирование.

Стратегическое планирование - процесс определения некоторых общих направлений для кафедры, подразделения, школы или колледжа, основанный на потребностях внешних и внутренних заинтересованных сторон. В качественной среде, у всех сотрудников есть некоторые общие обязательства по отношению к тому, чего они хотят достичь вместе в интересах заинтересованных сторон. Это не означает, что здесь нет места действию в одиночку, но означает, что есть некоторый минимальный уровень общих усилий и общих направлений. Укрепление сотрудничества может оказаться выгодным людей в составе кафедры или организации.

Качественные процессы усовершенствования имеют тенденцию сосредотачиваться на операционном конце модели планирования, показанной на рисунке 1.1 и особенно на тех важных или ключевых процессах, которые выполняются почти ежедневно. Качественные средства используются для улучшения процессов и подпроцессов в пределах организации, тогда как стратегическое планирование служит для сосредоточивания усилия организации в целом. Таким образом, эффективный процесс стратегического планирования обеспечивает каркас, в пределах которого могут использоваться качественные средства и процессы (Гибсон, 1994). Вместе, стратегическое планирование и непрерывное качественное усовершенствование могут значительно улучшить способность организации удовлетворять потребности ее внутренних и внешних заинтересованных сторон.

Связь Бюджета с Планом

Бюджеты, по сути, являются звеньями между финансовыми ресурсами и человеческим поведением для достижения политических целей, или другими словами, бюджеты - это ряд целей с приложенными ярлыками с указанием цены.

Эрон Вилдавский (Aaron Wildavsky) (1984)

Если стратегический план не используется при исполнении бюджета, он имеет ограниченную ценность. Не так уж необычно найти учреждения, в которых процессы планирования имеют маленькое или же никакого отношения к процессу составлению бюджета. Причины здесь сложны и включают такие факторы, как сложившаяся модель принятия финансовых решений и доступности точных финансовых данных об организации. В некоторых случаях, у организации просто нет средств, чтобы хорошо связать планирование и составление бюджета. Для организаций, желающих сосредоточить финансовые ресурсы через процесс стратегического планирования, эта модель дает относительно несложную схему и процесс для выполнения. Приведенный пример показывает, как связаны процессы планирования и составления бюджета кафедры. Рисунок 1.2 представляет примерная форма бюджета, программных планов и форма запросов денежных средств, которая заканчивается каждой программой (или центром затрат или подгруппой) на кафедре. Обратите внимание, что каждой программе необходимо выполнить минимальную самооценку и иметь ежегодные цели. Эти цели отражают мероприятия, которые помогут кафедре следовать обозначенным при планировании стратегическим направлениям.

Этот процесс эквивалентен подходу программного финансирования. В программном финансировании, вместо представления запросов денежных средств в форме постатейного бюджета на оборудование, материалы, персонал, как в дополнительном бюджете, запросы создаются на основании целей или конечных продуктов. Программное финансирование полезно для рассмотрения связи результатов со средствами и подчеркивает результаты политики бюджета.

Описанный процесс составления бюджета становится общедоступным и понятным в отличие от традиционного постатейного составления бюджета, которое, как говорит Вилдавский, нивелирует явный конфликт среди конкурирующих программ. Он говорит, что процесс, нацеленный на свертывание явного конфликта "вызывает пересуды, неодобрение, и найм сотрудников, которые в большинстве случаев предпочитают уйти от принятия решений" (стр. 137).

Вилдавский (1984) отмечает, что программное финансирование выявляет более очевидный конфликт. Он говорит, "Намного проще договориться о маленьком добавлении или уменьшении, чем сравнить ценность одной программы [или цели] с ценностью остальных" (стр. 136). Представленная модель планирования помогает смягчить бюджетный конфликт, создавая, @-фронта, стратегические направления и определяя приоритеты целей в при участии каждого, непосредственном либо косвенном.

Некоторое количество общих бюджетных средств можно выделить для авантюрных мероприятий или действий в одиночку, которые не обязательно соответствуют стратегическому плану. Так как в большинстве высших учебных заведений жалование составляет большую часть бюджета, дискреционный бюджет составляет относительно маленькую часть целого. В настоящее время, не редка ситуация, когда весь дискреционный бюджет кафедры используется для предпринимательских действий, а непосредственно кафедре уделяется лишь небольшая часть, либо вообще ничего.

Обратите внимание, что в программных планах и формах запроса денежных на рисунке 1.2, заявки на должности, оборудование, и материалы более чем на $ 500 представлены как ресурсы, необходимые для достижения цели. В Университете Штата Колорадо, г. Боулдер, было принято, что никакие новые должности не одобрялись без формального стратегического плана, который показывал, как данная должность расширит эффективность плана. Отдельные программы, майоры/студенты???, или другие подгруппы представляют свои планы и запросы денежных средств, используя формы, показанные на рисунке 1.2.