Анализ результатов проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой в Архангельской области и Ненецком автономном округе, правил нотариального делопроизводства в первом полугодии 2015 г.
По состоянию на 30.06.2015 на территории Архангельской области и Ненецкого автономного округа нотариальную деятельность осуществляли 49 нотариусов, занимающихся частной практикой, из них: 46 – в Архангельской области и 3 – в Ненецком автономном округе. Должность нотариуса, занимающегося частной практикой в нотариальном округе Мезенский район Архангельской области, вакантна.
В первом полугодии 2015 г. в рамках реализации полномочий по контролю и надзору в сфере нотариата Управлением Министерства юстиции по Архангельской области и Ненецкому автономному округу (далее - Управление) проведено 6 плановых совместных с Нотариальной палатой Архангельской области (далее – Нотариальная палата) проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой в 5 нотариальных округах: (Верхнетоемский район Архангельской области), (Коношский район Архангельской области), (Красноборский район Архангельской области), (Холмогорский район Архангельской области), , (Ненецкого автономного округа (далее - нотариусы).
Правовой основой проведения проверок являются: Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденные постановлением Верховного Совета Российской Федерации 11.02.1993 № 000-1, приказы Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.2001 №91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий», от 01.01.2001 №99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» (далее – приказ №99), Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России (далее – Правила), Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Минюста России от 01.01.2001 №78 (далее – Правила нотариального делопроизводства), иные нормативные правовые акты.
По результатам проверок выявлены следующие нарушения Правил, Правил нотариального делопроизводства:
1) при оформлении документов (документировании нотариальной деятельности):
- в нарушение п. п.6,9 Правил, Правил нотариального делопроизводства в Журнале организационно-распорядительных документов зарегистрированы документы, не являющиеся организационно-распорядительными, либо организационно-распорядительные документы зарегистрированы в Журнале исходящей корреспонденции вместо Журнала организационно-распорядительных документов;
- в нарушение п.9 Правил, требований приложения №1 к Правилам в графе 5 не указаны сведения о количестве экземпляров документа; в графе 6 отсутствуют сведения об исполнителе документа; в графе 7 отсутствуют название заголовка графы «Индекс дела, в котором находится документ» и номер дела, в котором находится поступивший документ;
- в нарушение п.9 Правил нотариального делопроизводства, требований приложения №1 к Правилам, в графе 5 «Номер дела, в котором находится документ» не указан номер дела, в котором находится документ; в графе 6 не изменено название заголовка графы «Исполнитель» на «Примечание» и отсутствуют сведения об исполнителе документа; в графе 7 не указан номер дела, в котором находится поступивший документ;
- в нарушение п.13 Правил нотариального делопроизводства в отдельных письмах нотариуса отсутствует заголовок к тексту;
- в нарушение абз.4 п.14 Правил наименование организации не входит в состав наименования должности адресата;
- в нарушение п.16 Правил в отдельных письмах отсутствует расшифровка подписи нотариуса;
- в нарушение п.18 Правил в ответе нотариуса на запрос отсутствует ссылка на дату и номер документа-запроса;
- в нарушение п.22 Правил письмо, находящееся в номенклатурном деле, не зарегистрировано в Журнале входящей корреспонденции;
- в нарушение п.24 Правил на письме, адресованном нотариусу, отсутствует указание на входящий регистрационный номер и дату поступления письма согласно Журналу входящей корреспонденции;
В Журнале регистрации организационно-распорядительных документов допущен сбой нумерации.
2) при обработке входящих и исходящих документов:
- без учета требований к заполнению Журнала регистрации входящей корреспонденции, предусмотренных приложением №4 к Правилам, Правилам нотариального делопроизводства в графе 3 отсутствуют дата и номер документа, указанные отправителем; в графе 6 в отдельных случаях не указана отметка об исполнении документа, в графе 7 не указан номер дела, в котором находится поступивший документ;
- без учета требований к заполнению Журнала регистрации исходящей корреспонденции, предусмотренных приложением №5 к Правилам, Правилам нотариального делопроизводства в графе №5 не везде указан номер дела, в котором находится экземпляр документа или стоит прочерк; в графе 3 указано «по месту требования»;
- в нарушение п.17 Правил в исходящих документах после текста отсутствует указание о наличии приложений к документу;
- в нарушение п.23 Правил в Журнале входящей корреспонденции допущен сбой нумерации, пропущен регистрационный номер;
- в нарушение п.24 Правил, Правил нотариального делопроизводства не проставлены в правом нижнем углу документа регистрационный номер и дата регистрации входящего документа по Журналу регистрации входящей корреспонденции, либо регистрационный номер и дата регистрации проставлены на середине листа А4; на оборотной стороне входящих документов; в правом верхнем углу первой страницы;
- в нарушение п.30 Правил на входящем документе отсутствует отметка «в дело», дата и личная подпись нотариуса.
В некоторых случаях в Журнале исходящей корреспонденции нумерация исходящих номеров ведется простым карандашом, тогда как использование простого карандаша предусмотрено только п. п.68, 75 Правил нотариального делопроизводства в отношении нумерации листов номенклатурного дела;
3) при использовании печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков нотариуса:
- в нарушение п.36 Правил в некоторых случаях гербовая печать проставлена на документах, не требующих особого удостоверения, например, на письмах нотариуса в нотариальную палату, содержащих информацию о рабочем телефоне нотариуса, о прохождении целевого инструктажа;
- в нарушение п.41 Правил отдельные письма, оформленные с использованием личного бланка нотариуса, изготовлены на листах бумаги формата А5;
4) при составлении номенклатуры дел и формировании дел:
- в нарушение п.46 Правил в номенклатуре дел отсутствует расшифровка подписи нотариуса;
- в нарушение п.51 Правил в графе 3 не указано количество частей и томов дел, находящихся в производстве нотариуса, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел отсутствуют отметки о переходящих делах;
- в нарушение п.57 Правил нотариального делопроизводства в номенклатурном деле документ-ответ помещен перед документом-запросом;
- в нарушение п.58 Правил запрос администрации муниципального образования отсутствует в номенклатурных делах нотариуса, несмотря на наличие его регистрации в Журнале входящей корреспонденции;
- в нарушение п.60 Правил в номенклатурное дело помещен черновик документа (выписка из реестра);
5) при оформлении дел, экспертизе ценности документов и составлении описей дел:
- в нарушение п.66 Правил на обложке номенклатурного дела отсутствуют указание на срок его хранения, указание на дату начала дела; неверно указан срок начала дела; наименование дел не полностью соответствует наименованию, указанному в номенклатурах дел;
- в нарушение п.76 Правил нотариального делопроизводства в листе-заверителе отсутствует оттиск гербовой печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;
- в нарушение п.64 Правил нотариального делопроизводства дата начала дела, указанная на обложке, оформлена не словесно-цифровым способом, а цифровым способом;
- в нарушение п.70 Правил, п.68 Правил нотариального делопроизводства отдельные дела не подготовлены к архивному хранению: в делах, хранящихся 10 лет и менее, отсутствуют листы-заверители, не произведена нумерация листов;
- в нарушение п.83 Правил наследственные дела прошиты на 5 проколов;
6) при формировании и оформлении наследственных дел:
- в нарушение требований приложения №21 к Правилам, Правилам нотариального делопроизводства в графе 9 Книги учета наследственных дел отсутствуют указания на дату выдачи и реестровый номер свидетельства о праве на наследство;
7) при ведении и заполнении реестров для регистрации нотариальных действий:
- в нарушение п.174 Правил нотариального делопроизводства в графе 3 реестров сведения о месте нахождения юридического лица указаны после документов о его правоспособности; полномочия представителя юридического лица указаны в графе 4 вместо графы 3;
- в нарушение п.177 Правил нотариального делопроизводства в графе 6 не указаны размер суммы в рублях освобождения лица от уплаты нотариального тарифа;
- в нарушение п.183 Правил не указаны местонахождение юридического лица, название органа, осуществляющего регистрацию юридического лица. Вместе с тем, данные сведения размещены одной сводной записью в графах №3 и №4 реестра вместо указания данных сведений в графе №3;
- в нарушение п.183 Правил в графе №4 нарушена последовательность реквизитов: указаны наименование органа, выдавшего документ, а затем дата выдачи;
- в нарушение п.178 Правил нотариального делопроизводства в графе 7 реестра отсутствует подпись лица, явившегося за совершением нотариального действия, а также указание его фамилии и инициалов.
Уничтожение дел (документов) нотариусами за проверяемый период не осуществлялось.
По результатам проведенных проверок деятельность нотариусов по исполнению Правил, Правил нотариального делопроизводства в целом признана удовлетворительной, вместе с тем, выявлены отдельные нарушения Правил, Правил нотариального делопроизводства, частично устраненные в ходе проверок.
В целом по результатам проверок большинство нарушений норм Правил, Правил нотариального делопроизводства допущено нотариусами при оформлении документов (документировании нотариальной деятельности), обработке входящих и исходящих документов.
Справки по итогам проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами рассмотрены Нотариальной палатой с участием представителей Управления с соблюдением сроков, установленных п.192 Правил нотариального делопроизводства.
Отдел по контролю и надзору в сфере
адвокатуры, нотариата, государственной
регистрации актов гражданского состояния
31.07.2015
