10.5. Хранение и использование архивных документов
10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ «ГАКК».
Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.
Передача документов на постоянное хранение в КГКУ «ГАКК» оформляется актом приема-передачи дел.
10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.
Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
10.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов Министерства для работы вне помещения их хранения не выдаются.
10.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности «Для служебного пользования», осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.
10.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.
10.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ
ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.
11.2. Министерство в своей деятельности применяет печать с изображением герба Красноярского края.
Оттиск печати с изображением герба Красноярского края ставится на документах для удостоверения их подлинности либо соответствия копий документов подлинникам.
Оттиск гербовой печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера гербовая печать проставляется на специально отведенном для этого месте, отмеченном символами «М. П.».
Кроме печати с изображением герба края в Министерстве могут использоваться простые круглые печати (без изображения краевой символики), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на командировочных удостоверениях, на иных документах, требующих удостоверения их подлинности.
Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее в Министерстве могут использоваться различные штампы.
11.3. Учет имеющихся в Министерстве печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (форма приведена в приложении № 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
11.4. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
11.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.
11.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА
Министерство финансов Красноярского края
Акт
приема и первичной обработки документов,
поступивших в министерство финансов Красноярского края
Дата Номер
Составлен: , , .
Основание: приказ министерства финансов Красноярского края
от ____________ № ______ «Об Инструкции по делопроизводству в министерстве финансов Красноярского края».
При вскрытии конверта (пакета) «__» __________ 20__ года, направленного
__________________________________________________________________
(указывается наименование организации-отправителя)
по почтовому адресу: 660009, 23а, на имя
__________________________________________________________________
(указывается наименование должности и ФИО)
обнаружено отсутствие __________________________________________________________________
(указываются причины, послужившие основанием для
__________________________________________________________________.
составления акта, вид документа, наименование документа, его дата, номер)
Настоящий акт составлен в трех (двух) экземплярах:
первый экземпляр - направлен в адрес заявителя (корреспондента);
второй экземпляр - приложен к поступившему документу;
третий экземпляр - оставлен в Отделе.
Наименование должности Подпись
Наименование должности Подпись
Наименование должности Подпись
Приложение
к инструкции по делопроизводству
СПИСОК
НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.
2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).
3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.
4. Рекламные материалы, проспекты.
5. Документы на иностранных языках без перевода.
6. Пакеты с пометкой «лично».
7. Судебные повестки.
8. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.
9. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).
10. Прогнозы погоды.
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА
Министерство финансов Красноярского края (оттиск даты) Входящий № _______________ |
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ФОРМА
РЕЕСТРА ОТПРАВЛЯЕМОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
№ | Дата | Регистрационный | Наименование | Почтовый адрес |
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА
министерство финансов ПРИКАЗ _____________________ № __________________ г. Красноярск |
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА
министерство финансов Мира пр., д. 103, г. Красноярск, 660021 , 211-85-89 Факс: (391) 211-91-34 E-mail: *****@***ru ОКОГУ 23129, , ________________ № ______________ На № ____________________________ |
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ
Министерство финансов Красноярского края |
|
Содержание резолюции Подпись |
Регистрационный номер Дата |
Вид документа, наименование организации (должности), дата, регистрационный номер |
(Формат А6)
Приложение
к инструкции по делопроизводству
ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ
министерство финансов
красноярского края
|
|
|
|
ПРИКАЗ
|
_____________________ г. Красноярск № ________________
 |
|
Об образовании конкурсной комиссии по проведению конкурсов в кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края в министерстве финансов Красноярского края, утверждении положения о конкурсной комиссии и методики проведения конкурсов
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 |
