Методические рекомендации по дисциплине «Документационное обеспечение управления» (стр. 2 )

3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом:

а) отметка о контроле О; б) отметка о поступлении документа О; в) отметка

об исполнителе О.

4. Обязательной регистрации подлежат:

а) экспресс-информации О; б) рекламные письма О ; в) заявления граждан О.

5. Целью регистрации является:

а} обеспечение учета и контроля О; б) быстрый поиск документов О; в) все

вышеперечисленное О.

6. Процедура регистрации включает в себя:

а) один этап О; б) два этапа О; в) три этапа О.

7. Обязательной регистрации подлежит:

а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа О;

б) программа совещания О; в) планово-финансовая документация О.

8. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает:

а) исполнитель О; б) руководитель О; в) секретарь О.

9. Срок исполнения документа исчисляется:

а) с момента поступления документа в организацию О; б) с момента получения

документа исполнителем О; в) с даты поступившего документа О.

10. Срок исполнения документа может продлить:

а) тот, кто его установил О; б) исполнитель документа О; в) руководитель О.

11. Документ считается исполненным:

а) когда есть указание руководителя О; б) когда проставлена отметка об

исполнении О; в) после регистрации документа О.

3. Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Документооборот - это ____________ документов в учреждении с момента их или получения до завершения ____________ или отправления.

2. Объем документооборота - _____________это поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

3. Основным принципом регистрации является ________________.

4. Регистрационно-контрольные карточки оформляются на ____________ бумаге, формата _______________.

5. Срок исполнения - это период времени, который отводится на _________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его _____________.

6. К видам регистрации документов можно отнести: _______, ______________, _______ вид регистрации документов.

7. Документы могут регистрироваться только один раз.

8. Обработка документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение ______или на ________ ________после его получения организацией.

ЧАСТЬ С.

1.  Выполните задание.

1.  Заполните регистрационные журналы.

Журнал регистрации входящих документов

№ п / п	Дата поступле ния	Дата и номер документа	Автор документа	Заголовок	Резолюция	Исполни - - тель	Дата исполне ния	Номер дела
								03-09

Журнал регистрации исходящих документов

№ п / п	Дата отравления	Краткое содержание	Адресат	Исполнитель	Номер дела	Примечание

Журнал регистрации внутренних документов

№ п / п	Номер и дата документа	Краткое содержание (заголовок)	Кем подписан	Отметка об исполнении, кто исполнил	Номер дела	Примечание

2.  Заполните регистрационные карточки

Регистрационный номер и дата регистрации	Адресат документа	Количество листов и экземпляров	Расписка в получении или номер реестра документа, дата
Краткое содержание документа (заголовок) _________________________________________________________________________ Кем подписан документ ___________________________________________________

Регистрационная карточка исходящей корреспонденции.

Оборотная сторона

Номер исполненного документа	Номер дела, в котором помещена копия документа и количество листов	Отметка о получении ответа, дата

3.  Оформите справку о работе с документами за год. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Название учреждения

СПРАВКА

Дата № _____

Об объеме документооборота

за 20 ___ г.

Документы	Количество документов	Всего
подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Секретарь Подпись

4.  Используя схемы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, найдите различия в работе с этими потоками документов.

№ п\п	Работа с входящей корреспонденцией	Работа с исходящей корреспонденцией
сходство	1.
2.
3.
4.
различия	1.	1.
2.	2.
3.	3.
4.	4.
5.	5.

5.  Опираясь на схему движения документов, укажите оптимальные, с Вашей точки зрения, пути продвижения документов в трёх следующих случаях:

1.1. Поступило письмо от фирмы-заказчика с серьёзными жалобами на качество приобретенной продукции "В".

1.2. Поступило письмо-предложение от малоизвестной фирмы-провайдера по организации рекламной кампании в Интернет.

В приведенной схеме оставляются только те руководители, которые должны получить данный документ ( остальные должности удаляются ). Руководитель, которому предлагается копия документа для сведения снабжается индексом "К".

Можете воспользоваться иными способами обозначения пути продвижения документа.

Организационная структура предприятия.

Генеральный директор Входящая документация

Секретарь-Референт

Директор по Директор Директор

Финансовый по административным по по маркетингу

директор вопросам производству

Экономист Менеджер по Менеджер по Менеджер по персоналу производству сбыту продукции «А»

Главный Менеджер по Менеджер по Менеджер по

бухгалтер информационным производству маркетингу

технологиям продукции «В»

6.  Задания для самостоятельной работы.

1.  Составьте требования к личности работника, который должен заниматься в организации ведением делопроизводства. Воспользуйтесь специально приведенной таблицей.

Исходный перечень качеств	Итоговый перечень качеств
1.  Работоспособность 2.  Эрудиция 3.  Отзывчивость 4.  Внимательность 5.  Энергичность 6.  Аккуратность 7.  Умение убеждать 8.  Усидчивость 9.  Принципиальность 10.  Смелость 11.  Критичность 12.  Терпеливость 13.  Упорство 14.  Общительность 15.  Доброжелательность 16.  Настойчивость	1……………………………………………………………… 2……………………………………………………………… 3……………………………………………………………… 4……………………………………………………………… 5……………………………………………………………… Обоснование: ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………….… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ………………………………………………………………

Инструкция к работе: