· Внимательно ознакомьтесь с исходным перечнем качеств;
· Отберите четыре-пять качеств, которые, по Вашему мнению, необходимы для работника делопроизводственной службы;
· Расположите эти качества по рангу в правом столбце таблицы;
· Итоговый список Вы можете дополнить по своему усмотрению другими качествами;
· Кратко обоснуйте своё решение.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2.
Тема 2. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов Дела.
Цель – ознакомление с назначением и принципами составления номенклатуры дел. В соответствии с поставленной целью задания рабочей тетради по данной теме направлены на проверку понятийного аппарата.
Задания репродуктивного и аналитического характера: укажите место хранения экземпляров номенклатуры дел, особенности ее оформления, закончить текст, решить тест.
Задания конструктивно-вариативного характера: оформите номенклатуру дел, поясните признаки документа, решите кроссворд, составьте схему работы с входящей и исходящей документацией.
Поэтому их целесообразно применять на этапах закрепления и проверти знаний.
Часть А
1. Ответьте на вопросы.
1. Что такое номенклатура дел?
2. Зачем нужна номенклатура дел?
3. Кто составляет, подписывает и утверждает номенклатуру дел структурного
подразделения?
4. Кто составляет, подписывает и утверждает сводную номенклатуру дел?
5. Что устанавливает типовая номенклатура дел?
6. В скольких экземплярах оформляется номенклатура дел?
7. Какие документы используют при составлении номенклатуры дел?
8. Когда номенклатура дел вступает в силу?
9. Можно ли изменять номенклатуру дел в течение календарного года?
10. Какой тип номенклатуры дел более удобен в работе и почему?
11. Из чего состоит индекс дела?
12. Кто составляет и подписывает итоговую запись? Когда это происходит?
13. По какому признаку классифицируют дела в итоговой записи?
14. Каковы реквизиты номенклатуры дел?
Часть В
1. Укажите, верны ли следующие утверждения.
1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел:
а) да О; б) нет О.
2. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации:
а) да О; б) нет О.
З. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер:
а) да О; б) нет О.
4. Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер:
а) да О; б) нет О.
5. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает
начальник канцелярии:
а) да О; б) нет О.
6. Номенклатуру дел структурного подразделения утверждает руководитель
структурного подразделения:
а) да О; б) нет О.
7. Сводную номенклатуру дел утверждает руководитель учреждения:
а) да О; б) нет О.
8. В любом учреждении наличие номенклатуры дел обязательно:
а) да О; б) нет О.
9. В номенклатуру дел не включаются дела, переданные из других учреждений:
а) да О; б) нет О.
10. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года:
а) да О; б) нет О.
11. Элементы заголовков дел в номенклатуре располагаются в определенной
последовательности:
а) да О; б) нет О.
13. Номенклатура дел оформляется на листах формата А4:
а) да О; б) нет О.
2. Выберите правильный вариант ответа.
1. Типовая номенклатура дел носит:
а) рекомендательный характер О; б) обязательный характер О; в) произвольный
характер О.
2. Номенклатура дел вступает в силу:
а) с нового года О; б) каждый новый квартал О; в) по распоряжению руководителя
3. При составлении номенклатуры дел используют:
а) организационно-распорядительную документацию О; б) положения и
уставы учреждения, список структурных подразделений О; в) все названные
выше документы О.
4. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если:
а) изменилась структура предприятия О; б) есть указание руководителя О;
в) по указанию вышестоящей организации О.
5. Составляет и подписывает итоговую запись:
а) руководитель О; б) составитель О; в) исполнитель на основании указания
руководителя О.
6. В итоговой записи дела группируют и подсчитывают:
а) по датам заведения О; б) по срокам хранения О; в) по авторам документов О.
7. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет:
а) секретарь О; б) исполнитель О; в) руководитель О.
8. Сводную номенклатуру дел утверждает:
а) руководитель архива О; б) начальник канцелярии О; в) руководитель учреждения
9. В состав реквизитов номенклатуры дел не входит:
а) гриф утверждения О; б) гриф согласования О; в) отметка о контроле О.
3. Вставьте пропущенные в тексте слова.
1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень ______ _____ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
2. Номенклатуры дел бывают индивидуальные, ________ и _______________
3. Различают номенклатуру дел структурного подразделения и ___________ номенклатуру дел.
4. Номенклатура дел вводится в действие со_____________ календарного года.
5. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется
итоговая запись о __________ дел заведенных в текущем году.
6. Составляет и подписывает итоговую запись _______________.
Часть С
1. Составить и заполнить номенклатуру дел своего предприятия, исправляя ошибки.
Акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Подпись
25.12.2011
Индекс | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения, кол. стр. по перечню | Примечания |
Секретарь Подпись
Зав. архивом Подпись
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2011 г.:
Постоянного хранения : _______дел,
Кратковременного хранения: _____дел,
Долговременного хранения: ______дело.
ИТОГО: _________________________ дел.
Секретарь Подпись
Зав. архивом Подпись
Тема 3. Формирование дел и подготовка их к передачи в архив и на уничтожение.
Цель рассмотрения - формирование представлений об архивном делопроизводстве. В соответствии с поставленной целью задания рекомендаций по данной теме направлены на понимание основных правил архивного делопроизводства.
Задания репродуктивного и аналитического характера: восстановите текст, решить тест.
Задания конструктивно-вариативного характера: составьте схему передачи документов на архивное хранение, сформулируйте заголовки дел. Поэтому их целесообразно применять на этапах закрепления усвоения и знаний.
Часть А
1. Кто составляет и подписывает итоговую запись? Когда это происходит?
2. По какому признаку классифицируют дела в итоговой записи?
Каков максимальный объем дела?
3. Когда дело считается заведенным?
4. Можно ли подшить в дело два экземпляра одного документа?
5. В чем заключается алфавитный признак при формировании документов в
дело?
6.Как производится формирование дел в учреждениях?
7. В каких организациях создаются экспертные комиссии комиссии?
8. Кто входит в состав членов экспертной комиссии?
9. Кто является председателем экспертной комиссии?
10. Какие документы отбирают на постоянное хранение?
11. Каким документом оформляется уничтожение дел?
12. На какие группы документы классифицируют по срокам хранения?
Часть в.
1. Укажите, верны ли следующие утверждения.
1. В заголовок дела нельзя вносить уточнения и дополнения:
а) да О; б) нет О.
2. В дело помещают только исполненные документы L14-31
а) да О; б) нет О.
3. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку:
а) да О; б) нет О.
4. В дело подшивают неисполненные документы:
а) да О; б) нет О.
5. Дела могут формироваться и храниться у исполнителя:
а) да О; б) нет О.
6. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в
одно дело:
а) да О; б) нет О.
7. Заявления, предложения и жалобы граждан можно группировать в одно
дело:
а) да О; б) нет О.
8. Переписку с правительственными и вышестоящими организациями группируют в одно дело:
а) да О; б) нет О.
9. Документы из дела в течение делопроизводственного года можно выдавать
на время работы исполнителям:
а) да О; б) нет О.
10. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют в отдельные дела:
а) да О; б) нет О.
11. Формирование дел осуществляется централизованно по месту регистрации документов:
а) да О; б) нет О.
12. При формировании дел протоколы подшивают в хронологической последовательности:
а) да О; б) нет О.
13. Жалобы и заявления граждан в деле подшивают в алфавитной последовательности:
а) да О; б) нет О.
14. Наличие экспертной комиссии в организации обязательно:
а) да О; б) нет О.
15. В состав экспертной комиссии нужно включать сотрудника ведомственного архива:
а) да О; б) нет О.
16. Нужно ли нумеровать листы дела при частичном оформлении дел:
а) да О; б) нет О?
17. Можно ли подшить в дело документы с разными сроками хранения:
а) да О; б) нет О?
18. Можно ли уничтожить документы до того, как будет удостоверен акт об
уничтожении документов:
а) да О; б) нет О?
19. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих
работников учреждения:
а) да О; б) нет О.
2. Выберите правильный вариант ответа.
1. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют:
а) правую форму брошюровки О; б) левую форму брошюровки О; в) любую
форму О.
2. Обложка дела оформляется:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
