Методические рекомендации по дисциплине «Документационное обеспечение управления» (стр. 1 )

Министерство образования и науки Мурманской обасти

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Мурманской области

Среднего профессионального образованяя

«Мурманский торгово-экономический техникум»

(ГБОУ МО СПО «МТЭТ»)

Методические рекомендации

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

для выполнения самостоятельных и практических работ

студентами, обучающимися по специальностям:

100114 «Организация обслуживания в общественном питании»,

100701 «Коммерция» (по отрослям), 080114 «Экономика и бухгалтерский учет»

(по отраслям).

по теме:

«Организация работы с докумнтами»

г. Мурманск

2012 г.

Автор:

преподаватель ГБОУ МО СПО «МТЭТ»

РАССМОТРЕНО

на заседании

цикловой комиссии спецдисциплин

Протокол № _____

от «_____»__________________2012 г.

Председатель: _______________

Рецензент: – методист ГБОУ МО «МТЭТ»

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка.......................................................................................... 3

Тема 1. Организация документооборота. Регистрация документов............... ..6

Тема 2. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

дела………………………………………………………………………12

Тема 3. Формирование дел и подготовка их к передачи в архив и на

уничтожение.... ....................................................................................... 15

Темы для докладов………………………………………………………………22

Приложение ................ ...... ........ ....................... .... .......... ...................... .......... 23

Список литературы...............................................................................................27

Ключи к заданиям........... ...... .......... ...... ........ .. ..... ..........................................28

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Рекомендации составлены в соответствии с действующим постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 г. № 65 о принятии и введении в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ РФ 6.30 – 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»; принятых и введенных в действие с 2002 г. Трудового кодекса Российской Федерации и «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации».

Актуальность использования данных рекомендаций заключается в оптимальном сочетании содержания информационной подготовки учащихся с возможностью выявить направление движения формирования мыслительной деятельности.

Представленные варианты практических заданий разработаны в соответствии с требованиями Федерального государственного образовательного стандарта и нормативных документов по специальностям среднего профессионального образования по дисциплине «Документационное обеспечение управления», для студентов, обучающихся по специальностям: 100114 «Организация обслуживания в общественном питании», 100701 «Коммерция» (по отрослям), 080114 «Экономика и бухгалтерский учет» (по отраслям) и включает 3 блока и задания творческого характера:

Первый блок «Актуализация опорных знаний» или блок А

Он содержит вопросы и задания, позволяющие восстановить в памяти, ранее усвоенные знания, требующиеся для понимания, осмысления и лучшего запоминания изученного материала. Учащиеся должны дать развернутые ответы на вопросы по теории после изучения конкретной темы.

Второй блок «Самоконтроль» или блок В

Предусматривает систему дидактических заданий, активизирующих и организующих самоподготовку учащихся, требует умений сравнивать, проводить классификацию, анализировать и делать обобщения. Содержит вопросы тестового контроля нескольких уровней.

Первый уровень — это тесты на опознание («да» — «нет») и тесты на различение (избирательные или выборочные).

Второй уровень тестов требует от обучающегося выполнения действий по воспроизведению по памяти информации об объекте изучения. Например: а) дополните текст … ; б) нарисуйте схему … . В случае «а» обучающийся дол-

жен дать полную формулировку, в случае «б» требуется восстановить

по памяти расположение элементов.

Третий блок «Приложения»или блок С

Содержит варианты заданий для проведения практических занятий по темам, в которых предполагается выполнение практических работ по конструированию регистрационных карточек, журналов регистрации документов, оформлению номенкрлатуры дел предприятия и документов, сопровождающих передачу дел на архивное хранение или уничтожение.

В случае затруднения следует обратиться к примерам оформления документов, представленных в данных рекомендациях и оформленных

в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003 и нормативными документами по документационному обеспечению управления в части архивного делопроизводства.

Задания творческого характера разделены на два блока: творческий и индивидуальный. Выполнение творческих заданий (решение кроссворда, сирворда, расшифровка ребуса и т. д.) осуществляется непосредственно на уроке на отдельных листах формата А4.

В приложении к рекомендациям представлены темы для докладов по разделам дисциплины.

Материал, предназначенный для работы непосредственно на содержащихся в нем заготовках, можно использовать как для текущего контроля преподавателем знаний и умений учащихся, так и применения этих знаний при решении учебных задач.

В результате изучения темы студенты должны

Знать:

1.  Порядок движения документов с момента их поступления или создания в организации и до исполнения решения по ним.

2.  Организацию документооборота.

3.  Порядок обработки поступающих документов.

4.  Порядок обработки отправляемых документов.

5.  Порядок передачи документов внутри организации.

6.  Порядок учет количества документов в организации.

7.  Информационно-поисковую систему (ИПС) для работы с документами в организации.

8.  Правила регистрации и индексировании документов.

Уметь:

1.  Обрабатывать поступающую корреспонденцию.

2.  Обрабатывать отправляемую корреспонденцию.

3.  Осуществлять регистрацию документов, используя РКК.

4.  Составлять «Номенклатуру дел», «Лист заверитель дул».

5.  Составлять «Внутреннюю опись документов дела».

6.  Оформлять папки «Дело» и «Акты о сдачи документов архив или на уничтожение».

Пособие носит рекомендательный характер.

Оценка преподавателем выполненной работы осуществляется комплексно по результатам выполнения заданий, оформлению работы в форме зачета или оценки по пятибалльной системе.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1.

Тема 1. Организация документооборота. Регистрация документов.

Цель - формирование представлений об организации документооборота, регистрации и индексации.

Задания репродуктивного и аналитического характера: подобрать содержанию определения сам термин определения, укажите правильное утверждение, вставьте пропущенные в тексте слова.

Задания конструктивно-вариативного характера: составьте схему, перечислите преимущества, оформите регистрационно-контрольну карточку, заполните журнал регистрации документов.

Задания творческого характера: обоснуйте осуществление…,

Поэтому их целесообразно применять на этапах закрепления и проверти знаний.

Часть А

1.  Ответьте на вопросы.

1. Каковы основные этапы документооборота.

2. Как выражается объем документооборота?

3. В каком случае конверты при обработке присылаемой документации не

уничтожаются?

4. Какова цель регистрации?

5. Что является основным принципом регистрации?

6. Какие виды документов не подлежат регистрации?

7. Когда документы регистрируют?

8. В чем преимущества карточной формы регистрации?

9. Какие формы регистрации документов используются в организации?

10. Когда регистрируются присылаемые документы?

11. Когда регистрируются создаваемые документы?

12. Какие виды документов подлежат обязательному контролю?

13. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документа?

14. С какого момента исчисляется срок исполнения документа?

15. Кто может продлить срок исполнения документа?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Из чего состоит индекс документа?

18. В скольких экземплярах оформляется регистрационная карточка?

5.  Уничтожается ли конверт автора обращения?

Часть В

1. Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. В каждом учреждении должны быть разработаны схемы движения основных

категорий документов :

а} да О; б} нет О.

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов :

а) да О; б} нет О.

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию:

а) да О; б) нет О.

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают:

а) да О; б) нет О.

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя:

а} да О; б} нет О.

6. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа: а) да О; б) нет О.

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на

конверте:

а) да О; б) нет О.

8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации:

а) да О; б) нет О.

9. Основной принцип регистрации - однократность:

а) да О; б) нет О.

10. Поступающие документы регистрируют в день поступления:

а) да О; б) нет О.

11. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения:

а) да О; б) нет О.

12. Регистрационные карточки могут быть разного цвета:

а) да О; б) нет О.

2. Выберите правильный вариант ответа.

1. Документы, поступившие не по адресу, следует:

а) вернуть на почту О; б) уничтожить О.

2. Конверты поступивших документов:

а) уничтожают О ; б) оставляют О; в) в зависимости от ситуации О.