Документоведение (стр. 2 )

1. Документирование и документообразование

в управленческой деятельности организации

1.1. Факторы, определяющие состав управленческих документов организации

1.1.1. Проанализировать положения нормативно-методических документов, определяющих особенности применения различных видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

1.1.2. Нарисовать схему организационной структуры учреждения.

1.1.3. Проанализировать движение входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

1.1.4. Определить основных корреспондентов, порядок передачи документов внутри организации; установить объем корреспонденции, поступающей по факсу, электронной почте.

1.1.5. Определить порядок учета документов и выявить объем документооборота за предшествующий месяц.

1.2.  Классификация управленческих документов по видам, законодательная и нормативная регламентация состава управленческих документов

Проанализировать законодательную и нормативную базу, регламентирующую применение правил документирования и документообразования в организации.

1.3.  Составление и оформление документов

Проанализировать порядок составления и оформления управленческих документов в организации. Сопоставить сложившуюся практику с требованиями нормативных документов. На основе реальной практической ситуации принять участие в составлении проектов документов: организационно-распорядительных, информационно-справочных (приказ, распоряжение, протокол, справка и др.).

2.  Организация и технология ДОУ

2.1.  Организация службы ДОУ

2.1.1. На основе требований нормативных документов к организации, структуре и функциям служб ДОУ проанализировать организацию службы ДОУ в конкретной управленческой структуре учреждения – базы практики и определить особенности, специфику; составить схему организационной структуры службы ДОУ учреждения или его отдельного структурного подразделения.

2.1.2. Проанализировать имеющиеся Положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников службы ДОУ учреждения – базы практики или принять участие в их разработке и оформлении.

2.1.3. Выявить и определить степень автоматизации производственных процессов в организации, наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование программного обеспечения для автоматизации производственных операций, названия и версии программ. Определить, какие технические средства используются для изготовления документов, передачи информации. Изучить степень оснащённости рабочих мест оргтехникой.

2.2.  Технология регистрации документов

На основе требований нормативно-методических документов к регистрации, контролю, построению информационно-справочного аппарата и составу информации регистрационных форм проанализировать комплекс документов учреждения – базы практики, определить особенности организации регистрации, контроля и справочной работы.

2.3.  Систематизация и оперативное хранение документов, номенклатура дел

2.3.1. На основе требований нормативно-методических документов к систематизации, хранению документации проанализировать имеющиеся классификационные справочники, а также сроки хранения документов в учреждении, определив специфику этих справочников и назначение. Произвести группировку документов в дела.

2.3.2. Изучить номенклатуру дел учреждения – базы практики или его структурного подразделения, определить специфику, качество и особенности составления номенклатуры дел.

2.3.3. Изучить и охарактеризовать процесс подготовки дел к сдаче в архив. Определить наличие в организации экспертной комиссии. Выявить, существует ли положение о деятельности экспертной комиссии, и определить процедуру оформления результатов экспертизы ценности документов.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ЗАДАНИЙ ПРАКТИКИ

Приступая к выполнению заданий, следует ориентироваться на знания, полученные при изучении дисциплин «Документоведение» и «Организация и технология документационного обеспечения управления», а также источники и литературу, рекомендованные в программе практики.

К заданию № 1.1. Изучить историю создания учреждения, направления работы, задачи. При наличии архива проанализировать историческую справку о фондообразователе. На основе анализа действующих законодательных и нормативно-методических документов (Гражданский кодекс РФ, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) описать в дневнике законодательную и нормативную базу ДОУ, состав и область применения в учреждении – базе практики. Выявить отклонения или несоблюдение, указав пункты, которые не выполняются, например, из Типовой инструкции по делопроизводству (см. прил. № 3).

На основе анализа имеющегося пакета организационно-правовых документов организации (Устав, Положения об отделах и др.), определяющих структуру управления, представить иерархию управления и соподчинения структурных подразделений в виде схемы.

Проанализировать реальную систему документопотоков организации, определить специфику документов и их объем относительно внутреннего, входящего и исходящего движения (см. прил. № 4, 5, 6).

На основе реального объема корреспондентов организации определить специфику поступления, движения документов внутри организации, зафиксировать объем корреспонденции в %, поступающей по факсу, электронной почте в период прохождения практики (см. прил. № 7).

Изучить порядок и формы учета документов (журнал, картотека, другие формы) в организации. С их помощью определить объем документооборота за предшествующий месяц.

К заданию № 1.2. На основе анализа управленческих документов и реальной практической ситуации документирования и документообразования в учреждении – базе практики определить особенности и специфику данных технологических процессов ДОУ.

Выявить системы документации, используемые в учреждении и основные виды документов, которые способствуют осуществлению его функций. Зафиксировать их в дневнике практики. Дать классификацию управленческих документов по видам деятельности, содержанию, происхождению, месту составления, назначению и другим признакам.

В числе изучаемых нормативных документов, устанавливающих требования к документированию деятельности организации могут быть инструкции по делопроизводству, правила оформления документов, регламенты, приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов.

К заданию № 1.3. Выяснить наличие и состав организационных документов учреждения, регламентирующих его деятельность, раскрывающих задачи и функции:

- организационно-статусные (устав (положение), учредительный договор, положение о персонале (общее), положения о подразделениях (положение о службе ДОУ));

- организационно-нормативные (структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции (сотрудников службы ДОУ));

- организационно-договорные (гражданско-правовые договоры, трудовые контракты).

В дневнике практики дать анализ их структуры и содержания, особенностей оформления, проверить наличие обязательных реквизитов каждого документа.

По возможности принять участие в составлении организационно-нормативных и организационно-договорных документов учреждения.

Изучить распорядительные документы, создаваемые в учреждении (приказы (по основной деятельности, по личному составу; инициативные, издаваемые во исполнение), распоряжения, указания, постановления, решения).

В дневнике практики дать анализ их структуры и содержания, особенностей оформления, перечислить реквизиты каждого вида документов.

Выяснить технологический процесс подготовки распорядительных документов в учреждении, выделить основные этапы, составить схему технологического процесса. Определить состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов.

Принять участие в составлении различных видов распорядительных документов.

Изучить информационно-справочные документы, создаваемые в учреждении (протоколы, письма, акты, справки, докладные, объяснительные, пояснительные, служебные записки, телефонограммы, телеграммы, факсы).

В дневнике практики дать анализ их структуры и содержания, особенностей оформления, перечислить реквизиты каждого вида документов.

Принять участие в составлении различных видов информационно-справочных документов.

Данные анализа всех видов документов оформляются в виде таблицы (см. Приложение 8).

Определить документы предпринимательской деятельности, создаваемые в учреждении. Привести примеры различных видов документов.

Проанализировать системы плановых и отчётных документов, используемых руководством в целях стратегического и оперативного управления.

Проанализировать бланки документов, используемые в учреждении: бланк письма, общий бланк, бланк вида документа (кроме письма).

Анализ производится с учетом регламентируемых ГОСТ Р 6.30-2003 требований к оформлению бланков:

1)  функционального назначения бланка – место организации в ведомственной иерархии;

2)  конструкционных – формат бумаги, особенности продольного и углового расположения реквизитов бланка;

3)  юридических – достаточность состава реквизитов.

Особое внимание обращается на должностные бланки, бланки совместных предприятий, бланки для переписки с зарубежными партнёрами.

Уточнить применение унифицированных форм различных видов документов, создаваемых и обращающихся в учреждении: типовых, трафаретных, примерных, унифицированных в виде анкет и таблиц («Примерное положение о службе документационного обеспечения управления», ГСДОУ, «Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении» и др.).

Выявить лингвистические особенности текстов различных видов управленческих документов, официально-делового стиля, соответствие нормам современного русского языка и требованиям, зафиксированным в нормативно-методических актах по составлению текстов управленческих документов (Унификация текстов управленческих документов [Текст]: метод. рекомендации / Федеральная архивная служба России (Росархив), ВНИИДАД; науч. рук. темы, отв. исполн. темы . – М., 1998 и др.). Привести примеры лексических и стилистических ошибок в текстах служебных документов. Объяснить применение различных речевых оборотов.