Документоведение (стр. 3 )

К заданию № 2.1. На основе Основных положений ЕГСД (разд. 8.2, приложения 25-28) и Основных положений ГСДОУ (разд. 5.1, приложение 12) необходимо определить статус службы ДОУ учреждения, задачи, функции, обратить внимание на состав типовых задач и функций, прав и ответственности службы ДОУ, ее работников (см. Приложение 9). Следует определить специфику организации службы ДОУ в учреждении и составить графическую схему структуры службы. Для этого предполагается выявить ее отличие от требований нормативных документов. На схеме следует зафиксировать состав структурных подразделений службы ДОУ, их подчиненность. На основе сопоставления структуры службы ДОУ с требованиями нормативных документов нужно подготовить проект предложений по ее модернизации.

Используя положения УСОРД, необходимо разработать (или внести изменения в уже имеющееся) Положение о службе ДОУ учреждения, сформулировав разделы документа, оформив на общем бланке учреждения и определив порядок согласования (утверждения) (см. Приложение 10).

На основе типовых должностных требований к работникам службы ДОУ, включенных в тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих, сделать анализ или принять участие в разработке должностных инструкций работников службы ДОУ, обращая при этом внимание на структуру текста и состав разделов. Оформить их следует в соответствии с нормативными требованиями, определив специфику. Полученные данные отразить в таблице (см. Приложение 11).

Рассматривая существующую систему автоматизации делопроизводства, необходимо провести статистический анализ автоматизированных процессов ДОУ, используя методы опроса и личных наблюдений (сколько и какие делопроизводственные процессы и операции автоматизированы; каково количество компьютеров на рабочих местах; какие программы используются в учреждении и насколько они эффективны в практическом применении). Эффективность определяется исходя из общего подсчёта достоинств и недостатков программы, с учётом требований утверждённых норм. Данные анализа оформить в таблицу (см. Приложение 12).

Следует отметить, используются ли банки и базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и др., дать их краткие характеристики.

Провести статистический анализ видов и количества оргтехники, среднего объёма выполняемых с помощью неё работ (см. Приложение 13).

К заданию № 2.2. Изучение вопросов построения информационно-поисковой системы следует начать с определения системы регистрации документов в учреждении: в каких формах она проводится (централизованно или децентрализованно), какие документы в структурных подразделениях регистрируются, существует ли деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые и где это закреплено (см. Приложение 14). Необходимо ознакомиться с формами регистрации документов учреждения (журнальная, карточная), сравнив состав информации данных форм и порядок их заполнения (см. Приложение 15). В журнале или на карточках зарегистрировать по 10 документов. При наличии автоматизированной системы регистрации определить состав реквизитов, которые вносят в автоматическом и полуавтоматическом режиме, изучить созданные базы данных, привести их названия и особенности (см. Приложение 16).

При изучении системы информационно-справочной работы определить, на каких носителях в учреждении создан справочно-информационный фонд, кто имеет право пользоваться информационно-поисковой системой.

Ознакомление с организацией и технологией контроля исполнения документов в учреждении рекомендуется начать с выяснения наличия ответственного за эту работу, документов, регламентирующих этот процесс. Необходимо проанализировать перечни документов, подлежащих контролю, определить количественные данные и сроки исполнения документов, а также взаимосвязь регистрации и контроля. Полученные данные, их соответствие установленным требованиям зафиксировать в дневнике практики. Следует предложить рекомендации по модернизации системы регистрации, контроля и справочной работы с документами в учреждении.

К заданию № 2.3. На основе разделов 3.2.5, 3.2.6 ГСДОУ, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (разд.1) выявить:

-  правила формирования в дела документов различных категорий;

-  требования к организации оперативного хранения документов;

-  формы номенклатуры дел учреждения и структурных подразделений.

Изучить классификационные справочники (перечни, номенклатуры дел и т. д.), определить тип классификатора, схемы классификации записать в дневник.

Проанализировать номенклатуру дел учреждения или структурного подразделения, определить порядок применения Перечня для установления сроков хранения документов. Анализируя конкретную номенклатуру дел учреждения, нужно определить качество её оформления, найти и объяснить ошибки в ее составлении, предложив рекомендации по исправлению (см. Приложение 17). Произвести группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовку дел к сдаче в архив необходимо начать с ознакомления с требованиями ГСДОУ, Основных правил работы архивов организаций. Следует выявить наличие экспертной комиссии и соответствующих документов (положения о деятельности экспертной комиссии) в учреждении и определить особенности оформления результатов экспертизы ценности документов. Провести анализ актов сдачи дел учреждения в архив, описать специфику процесса подготовки дел к сдаче в архив (внутриучрежденческий, городской и др.). Необходимо подготовить дела за предыдущие годы для сдачи в архив, проверить правильность оформления дел, отразить результаты анализа в дневнике (см. Приложение 18). Кроме того, следует подготовить внутренние описи и листы-заверители, пронумеровать листы дела. На подготовленные к сдаче дела составить описи и по ним произвести сдачу дел в архив учреждения.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ

ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Отчётная документация по итогам практики подразделяется на документы, подготавливаемые:

- студентами-практикантами;

- руководителями практики от организации – базы практики.

В процессе прохождения практики студент ежедневно заполняет дневник практики, позволяющий оценить содержание и объём каждого вида выполненной работы в конкретном структурном подразделении организации за определённое количество времени, а также учесть замечания и предложения студента и руководителя практики от данной организации (см. Приложения 1, 2). Заполненные таблицы и схемы помещаются в конце дневника и не являются приложениями к нему.

Письменный отчёт студента о практике включает:

- общую характеристику базы практики и подразделений, в которых работал студент;

- описание выполненной работы, раскрытие приёмов и методов выполнения заданий с количественными и качественными характеристиками и приложениями в соответствии с содержанием работы по плану и заданиями практики. В качестве приложений могут быть даны бланки, регистрационные формы, копии документов, номенклатуры дел и т. д.;

- выводы и предложения по направлениям проделанной работы, содержанию и организации практики, совершенствованию программы практики.

При подготовке отчёта необходимо использовать НИТ, в том числе желательна подготовка компьютерной презентации.

Документами, подготавливаемыми руководителями от базы практики, являются характеристики на студентов с рекомендуемой оценкой.

По итогам работы на каждого студента руководителем практики составляется характеристика с оценкой, заверенная руководителем от учреждения – базы практики и печатью. Текст характеристики содержит сведения, раскрывающие уровень профессиональной подготовки и личностные качества студента, отражающие:

-  уровень теоретической подготовки студента;

-  умение применять теоретические знания на практике;

-  деловые и организаторские качества, отношение к работе, дисциплинированность;

-  активность и инициативность;

-  профессиональную пригодность;

-  рекомендации по использованию данного студента в структуре профессиональной деятельности;

-  рекомендуемую оценку по итогам практики.

ПОРЯДОК ЗАЩИТЫ И ПОДВЕДЕНИЯ ИТОГОВ ПРАКТИКИ

Предварительная защита практики проводится в учреждении (организации) – базе практики*. Для этого собирается комиссия в составе руководителей подразделений, ведущих специалистов, руководителя практики от учреждения – базы практики и руководителя практики от академии. К предварительной защите допускаются студенты, своевременно и в полном объёме выполнившие практические задания и представившие отчётную документацию (дневник практики, отчёт о проделанной работе и все приложения, требуемые программой практики).

Предварительная защита практики включает устный публичный отчёт студента-практиканта, ответы на вопросы членов комиссии, их выступления. Руководитель практики от учреждения – базы практики зачитывает характеристики студентов.

Окончательная оценка за практику устанавливается по итогам защиты в вузе. Решение об оценке принимается с учётом рекомендуемой оценки учреждения и качества отчёта студента.

Руководитель практики от вуза предоставляет: характеристики студентов – в дирекцию института информационно-коммуникационных технологий; дневники и отчёты студентов – на кафедру документоведения и библиографоведения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.  ГОСТ 1.5-2001. Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению [Текст]. – Введ. 2002-09-01. – М., 2003. – 70 с. – В ред. поправки от 01.01.2001, ИУС № 5, 2003; изм. № 1, введ. в действие приказом Ростехрегулирования -ст.; ИУС № 12, 2005, введ. в действие 01.01.2006; ИУС № 9, 2008, с изм. № 1, введ. в действие 01.09.2008.

2.  ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия [Текст]. – М., 1984. – 8 с.

3.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ. 1999-01-01. – М., 1998. – 7 с.

4.  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. – Введ. 2003-07-01. – М., 2003. – 11 с.