Трудовая книжка и ее значение в трудовых правоотношениях (стр. 4 )

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку, - это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например в дате рождения работника вместо "11 октября 1978" написать "11 октября 1987". Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый <16>. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

--------------------------------

<16> Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. N 4.

Вкладыш в трудовую книжку

Если для внесения записей страничек трудовой книжки не хватает, в этом случае законодатель предусмотрел выдачу специального вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, и вшивается в нее. При этом сам вкладыш отдельно от трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

Хранение и выдача трудовой книжки

Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и по его письменному заявлению другие документы, связанные с работой.

При выдаче трудовой книжки в нее должна быть внесена запись об увольнении.

Кроме того, при выдаче трудовой книжки все записи, внесенные в нее за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

При этом необходимо иметь в виду, что на практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы названных книг утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.

Остановимся на каждой из них немного подробнее.

В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

На практике встречаются случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, то за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При этом уточняется, какие виды ответственности несут указанные должностные лица: установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность <17>. Так, работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненные работнику нравственные страдания, например в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника. Размер компенсации морального вреда определяется судом. В подобных ситуациях могут применяться штрафы в соответствии со статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации <18>.

--------------------------------

<17> , Абалдуев книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. N 10.