Трудовая книжка и ее значение в трудовых правоотношениях (стр. 6 )

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 01.01.2001 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

<4> Приказ Минздравсоцразвития России от 01.01.2001 N 91 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам".

Исправления в трудовой книжке

Все записи в трудовой книжке делаются без сокращений и в пределах каждого раздела имеют свой порядковый номер. Так, недопустимо писать "пр.", "расп.", "п.", "ст." вместо "приказ", "распоряжение", "пункт", "статья". Например: "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Даты в трудовой книжке записываются арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (без расшифровки словами "год", "месяц", "число"). Например: "22 04 2005".

Если персональные данные сотрудника (Ф. И.О., дата рождения, уровень образования, профессия, специальность) по каким-либо причинам изменились (например, вступление в брак, развод, смена фамилии, присвоение новой квалификации и т. д.), внести изменения в трудовую книжку обязан работодатель по последнему месту работы (п. 26 Правил ведения трудовых книжек) на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других со ссылкой на их номер и дату).

Перечисленные изменения персональных данных должны быть зафиксированы в трудовой книжке сотрудника путем внесения в ее титульный лист новых сведений. При этом устаревшая запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху или сбоку) делается новая. Причем зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (работник отдела кадров) и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции в титульный лист трудовой книжки нужно вписать в соответствующих строках новые сведения, дополнив через запятую имеющиеся записи. Зачеркивания в этом случае не допускаются. Если данные об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке по каким-либо причинам отсутствуют, то работник кадровой службы заполняет пустые строки.

Обратите внимание: многие эксперты, работники кадровых служб считают, что в случае дополнения ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке, обязательно надо делать ссылку на соответствующий документ и аналогично с записью об изменении фамилии, имени, отчества, дате рождения работника разместить ее на внутренней стороне обложки. Однако нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией, данное требование не предусмотрено. К тому же из-за небольших размеров трудовой книжки сделать это довольно проблематично, а порой и невозможно.

Если нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно указать, какая запись недействительна. Затем написать: "Восстановлен на прежней работе". Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата указывают "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишут: "Взамен выдан дубликат" и указывают его серию и номер.

При обнаружении в трудовой книжке неправильных или неточных записей исправить их может не только прежний работодатель, допустивший ошибку, но и новый. В случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Исключение составляет судебное решение в отношении конкретных записей, а также установление факта работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций.

Исправление ошибочной записи происходит путем признания ее недействительной и внесением в трудовую книжку правильной записи. При этом согласно п. 30 Правил в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Для этого в разделе "Сведения о работе" после последней записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 записывают: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)". В графе 4 следует сделать ссылку на приказ или распоряжение работодателя, запись из которого была внесена в трудовую книжку ошибочно (см. также Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.01.2001 N 948-6).

Если ошибочная запись в трудовой книжке обнаружена по истечении длительного периода, когда после нее сделаны другие записи, то исправления вносятся в порядке, прописанном в разд. 1 Инструкции, то есть после последней записи проставляются номер, следующий по хронологии, например 10, дата внесения исправлений. Затем указывают на недействительность записи под номером, предположим, 6 и воспроизводят правильную запись. В графе 4 не забудьте сделать ссылку на приказ (распоряжение).

Обратите внимание: новую запись следует заверить печатью организации (отдела кадров) и подписью руководителя (сотрудника отдела кадров), в противном случае она может быть расценена как необоснованная.

Как хранить...

Согласно п. 42 Постановления бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В случае если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчены, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение двух лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

...и учитывать?..

Трудовые книжки являются защищенной полиграфической продукцией. Согласно п. 40 Правил бланки трудовой книжки и вкладышей в нее организации учитывают в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Также организации ведут Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Формы книг приведены в Приложениях N N 2, 3 к Инструкции.

Работодатель при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения трудовых книжек), тем самым компенсируя свои затраты. Однако в определенных случаях плата не взимается, а именно при (п. п. 34, 48 Правил ведения трудовых книжек):

- массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша;

- порче не по вине работника (например, пожар в офисе фирмы).

Меры ответственности

В соответствии с п. 45 Правил ведения трудовых книжек ответственность за организацию учета, хранения, выдачи трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. По мнению автора, это может быть уполномоченное лицо (например, руководитель отдела кадров), и зафиксировать соответствующую обязанность в должностной инструкции или приказе. В противном случае руководитель предприятия, нарушивший установленный порядок и хранение трудовых книжек, лично несет перед работником ответственность за их утрату или порчу. Напомним, в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ руководителя как должностное лицо (а также индивидуального предпринимателя) могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа в размере от 1000 до 5000 руб. Для организации сумма штрафа может составить от 30 000 до 50 000 руб. (см., например, Постановление ФАС МО от 01.01.2001 N КА-А40/10220-06). Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность организации (индивидуального предпринимателя) на срок до 90 суток.

Обратите внимание: в соответствии с гл. 14 ТК РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных <5> работника, иначе первый может быть привлечен не только к административной, но и к уголовной ответственности. Так, согласно ст. 13.11 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 1000 руб., организацию - от 5000 до 10 000 руб. Уголовная ответственность за данное правонарушение предусмотрена ст. 137 "Нарушение неприкосновенности частной жизни" УК РФ.

--------------------------------

<5> В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.01.2001 N 152-ФЗ персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Следовательно, трудовая книжка является документом, содержащим персональные данные работника.