Трудовая книжка и ее значение в трудовых правоотношениях (стр. 7 )

Т. Николаева

Эксперт журнала

"Автономные организации:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Подписано в печать

05.02.2008

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 1

ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПО ВСЕМ ПРАВИЛАМ

На основании ст. 66 Трудового кодекса <1> (далее - ТК РФ) трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности работника. Для документов установленного образца, как известно, существуют принятые порядок и условия заполнения, выдачи и хранения. Значит, должностные лица организации должны их знать и выполнять. Актуальность данной темы обусловлена тем, что различного рода ошибки и неточности, допущенные при оформлении трудовых книжек, затрагивают интересы не только сотрудника, но и работодателя.

--------------------------------

<1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 01.01.2001 N 197-ФЗ.

В данной статье рассмотрены основные аспекты ведения, хранения и учета трудовых книжек.

Главное - форма

Действующая форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ N 225 <2>. В нее вносят сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и о его увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи при выполнении трудовых обязанностей (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

--------------------------------

<2> Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 225 "О трудовых книжках".

Минфин в Письме от 01.01.2001 N 03-01-15/9-286 указал, что формы бланков трудовых книжек, вкладыши в них и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 171 <3>.

--------------------------------

<3> Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек). При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией под одноименным названием, утвержденной Постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 69.

Обратите внимание: ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя при этом шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

Заполнить с учетом всех сведений

В соответствии с п. 8 разд. II Правил ведения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недели со дня приема на работу. Сначала заполняют титульный (первый) лист, в котором на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав, указывают фамилию, имя, отчество и дату рождения работника. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 20 ноября 2007 г., в трудовой книжке делается запись: "20.11.2007".

Здесь же записывают сведения о его образовании, профессии и специальности согласно представленным им оригиналам документов об образовании и квалификации (диплом, аттестат, свидетельство). Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. Наконец, на титульном листе следует поставить печать организации, а работнику и сотруднику, оформившему трудовую книжку, - свои подписи (п. 2.2 Инструкции).

Больше всего вопросов при заполнении титульного листа вызывают графы "Образование" и (особенно) "Профессия и специальность", поэтому остановимся на них подробнее. В зависимости от уровня подготовки специалиста в графу "Образование" вносят одну из следующих записей:

- основное общее;

- среднее общее;

- начальное профессиональное;

- среднее профессиональное;

- высшее профессиональное;

- послевузовское профессиональное.

Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т. п.

В графе "Профессия и специальность" следует указывать квалификацию, присвоенную сотруднику по итогам обучения. Однако в дипломе молодого специалиста может быть указано, что ему присуждена, например, квалификация "бакалавр менеджмента". Какую запись внести? С одной стороны, в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ <4> установлены три уровня высшего профессионального образования - бакалавр, дипломированный специалист и магистр. Более того, каждому уровню образования соответствует диплом (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 125-ФЗ).

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 01.01.2001 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

Обратите внимание: со следующего года все вузы должны готовить бакалавров и магистров на законных основаниях, а именно на основании Федерального закона от 01.01.2001 N 232-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части установления уровней высшего профессионального образования)". Специалисты сохранены в театральных и военных вузах и некоторых технических институтах (срок обучения составляет 5 лет). Это требование Болонского соглашения, к которому Россия присоединилась в 2003 г., так что наши дипломы будут котироваться за границей.

На основании измененного п. 3 ст. 7 Закона N 125-ФЗ по окончании обучения будут выдаваться следующие документы:

- диплом бакалавра;

- диплом специалиста;

- диплом магистра.

Когда наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787 <5> порядке? Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет. По нашему мнению, наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, данным в справочнике, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ). В иных случаях наименование должности не имеет значения.

--------------------------------

<5> Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

Осторожно, подделка!

При оформлении трудовой книжки новому сотруднику организации должны использовать свой бланк, даже если он предъявит чистую трудовую книжку с просьбой ее заполнить. Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку <6>). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "ГОЗНАК" Минфина России.

--------------------------------

<6> Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 117н.

Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ - организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.

Кроме того, предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.

При приеме на работу

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждениях, производимых работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Они производятся без сокращений.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой она повторяется.

Согласно п. 21 Постановления в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

- в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ <7> состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах, органах налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

--------------------------------

<7> Федеральный закон от 01.01.2001 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Обратите внимание: если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил ведения трудовых книжек).

После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России N 13 <8> и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования соответствующего документа.