Система «Клиент+» версия 5.0. Руководство пользователя (стр. 3 )

Если нужно ввести ещё один платёжный документ, нажмите «Подготовить следующий» (подготовка всех последующих документов производится точно так же, как это описано выше в данном разделе руководства).

5.  Подпись и отправка в банк:

Если ввод документов закончен (или нужно было ввести всего один документ), установите в дисковод свою ключевую дискету и нажмите «Подписать». Все введённые документы по очереди подписываются электронной подписью. Если нужна вторая подпись, установите в дисковод вторую ключевую дискету и снова нажмите «Подписать».

Как только количество электронных подписей на документах становится достаточным для отправки в банк, становится доступной кнопка «Отправить в банк». Нажмите её (все подготовленные документы помещаются в исходящий каталог для отправки) и проведите сеанс связи.

Все подготовленные платёжные документы остаются в папке «Платёжные документы» со статусом «Отправлен в банк».

Если Вы не подписали и/или не отправили подготовленные платёжные документы в банк при помощи меню подписи и отправки, то они остаются в папке «Платёжные документы» со статусом «Подготовлен». В этом случае Вам необходимо произвести подпись и отправку документов в банк вручную:

1.  Выделите все документы, которые нужно подписать и отправить в банк (выделите первый документ, и, удерживая клавишу Ctrl, по очереди выделите все остальные необходимые документы).

2.  Установите в дисковод свою ключевую дискету и нажмите F5. Во второй колонке рядом с документами должен появиться символ «штамп» (он означает, что документ подписан).

3.  Если необходима вторая подпись, установите в дисковод вторую ключевую дискету и снова нажмите F5.

4.  Нажмите F6. Все выделенные документы помещаются в исходящий каталог для отправки в банк. На экран выдаётся сообщение о том, сколько документов отправлено.

5.  Проведите сеанс связи с банком.

6.  Подтверждение из банка:

Через некоторое время после того, как Вы отправили платёжные документы на обработку в банк, снова проведите сеанс связи. Обработанные в банке документы возвращаются в папку «Платёжные документы» с одним из следующих (в колонке «Статус»):

Получен банком – означает, что платёжный документ получен банковской системой и загружен для дальнейшей обработки.

Принят к исполнению – означает, что платёжный документ обработан операционистом в банке, явных ошибок не содержит и принят к исполнению. Внимание! Данный статус не означает, что по данному документу уже проведены проводки по счетам. Факт совершения проводки по Вашему счёту вы можете проверить только по выписке.

Отказан – означает, что платёжный документ содержит какие-либо ошибки и поэтому не может быть принят к исполнению. Просмотреть причину ошибки Вы можете, открыв данный документ.



Если причина ошибки содержит признак «Авт», то ошибка обнаружена банковской системой, если нет – то операционистом.

Вы можете откорректировать отказанный документ, нажав кнопку «Корректировать документ», чтобы затем снова подписать его и отправить в банк.

Архив платёжных документов

Подтвержденные платежные документы хранятся в папке «Платежные документы» всего несколько дней, а затем автоматически (при ежедневной утренней сортировке) перемещаются на хранение в папку «Архив платёжных документов».

Количество дней хранения (по умолчанию 4 дня) можно настроить здесь: Платежные документы / Настройки и справочники / Настройки платежного документооборота / Срок хранения до архивирования.

Копирование платёжных документов

Часто бывает проще исправить уже подготовленный ранее платежный документ, чем заполнять новый «с нуля».

Из-за технических особенностей системы обработки документов «Клиент+» у Вас нет возможности исправить и отправить в банк уже прошедший обработку платёжный документ, однако имеется функция копирования, которая позволяет формировать новые документы на основе существующих::

1.  Найдите и выделите платежное поручение, которое необходимо скопировать.

2.  Выберите в меню «Копировать / в новый документ» или нажмите Shift-F7.

Выделенное платежное поручение копируется в новый документ (при этом сохраняются все поля, кроме поля «Статус»; все электронные подписи удаляются), а затем новый документ открывается для корректировки.

Примечание: Платёжные поручения всегда копируются в папку «Платёжные документы». Иными словами, если Вы копируете документ из архива или из результатов поиска, он появится в папке «Платёжные документы».

Поиск платёжных документов

Поскольку все исходящие платёжные документы по окончании обработки помещаются в архив, задача поиска документа становится весьма актуальной.

Для поиска платежного документа в архиве:

1.  Перейдите в папку «Платёжные документы / Архив платёжных документов»

2.  В меню выберите «Поиск» (или нажмите Ctrl-F)

3.  Введите строку поиска. Поиск производится по всем полям платёжных документов (наименования и реквизиты банков, наименование получателя, назначение платежа и др.)

4.  Выберите «В текущей папке и вложенных в неё»
Отметьте параметр «Искать в тексте документов»
Нажмите «Поиск»

5.  Все документы, найденные в результате поиска, помещаются в специальную папку «Результаты поиска».

6.  Если найдено несколько документов, поочерёдно их откройте с тем, чтобы найти нужный. Найденный документ можно распечатать (F3), скопировать (Shift-F7), выполнить любую другую операцию (откройте меню по F10).

3.2. Импорт платёжных документов

Если на Вашем предприятии используется бухгалтерская система, можно производить подготовку платёжных документов в ней, а затем выполнить операцию импорта, которая сформирует платёжные документы в формате системы «Клиент+Банк», которые затем можно будет подписать электронной подписью и отправить на обработку в банк.

Для импорта платёжных документов в «Клиент+» Вам необходимо сконвертировать данные из своей бухгалтерской системы в DBF или текстовый файл, имеющий специальную структуру:

Более подробно о структуре файла DBF см. на веб-сайте «Челиндбанка»:

http://www. chelindbank. ru/clbank/ins-dbf. shtml

Обратите особое внимание на то, что количество и порядок следования полей в DBF файле должны строго соответствовать описанию.

Более подробно о структуре текстового файла см.:

http://www. chelindbank. ru/clbank/pdo-02-02.shtml

Теперь о том, как отправить в банк платёжные документы, подготовленные в Вашей бухгалтерской системе:

1.  Экспортируйте из Вашей бухгалтерской системы подготовленные для отправки в банк платёжные документы, в соответствии с инструкцией по конвертору из бухгалтерской системы (обратитесь к Вашему программисту, системному администратору). В результате этого на диске должен сформироваться файл с расширением. DBF или. UNI

2.  Запустите «Клиент+». Перейдите в папку «Платёжные документы»

3.  Нажмите F7, выберите «Импорт платёжных документов».

4.  Нажмите «Импорт».
Перейдите в папку, в которую Вы сохраняли файл. DBF или .UNI.
В списке «Тип файла» («Files of type») выберите нужный тип («Файл в формате SAMPLE4,DBF (*.dbf)» или «Текстовый UNI-файл (*.uni)»).
Выберите сформированный на шаге 1 файл.
Нажмите «Открыть» (“Open”)

5.  Производится импорт платёжных документов, и по его окончании результаты импорта отображаются на экране:

6.  Если в колонке «Статус» указано «Ошибки», и документ помечен красным, это означает, что при начальной проверке в документе обнаружены ошибки, и поэтому он не импортирован. Список ошибок можно просмотреть, дважды щёлкнув по такому документу.

7.  После выполнения импорта Вы можете нажать кнопку «Подписать и отправить», которая вызывает меню подписи и отправки, которое подробно описано в предыдущем разделе настоящего руководства.

3.3. Выписки

Чтобы просмотреть выписку, проведите сеанс связи с банком. Выписки делятся на промежуточные, которые формируются по регламенту в в течение дня (при наличии оборотов по счёту), и окончательные, которые формируются по окончанию операционного дня.

Пришедшие выписки по всем откртым в банке (в том числе и в разных филиалах банка) счетам помещаются в папку «Платёжные документы / Выписки». При этом в колонке «Дата» для окончательных выписок, сформированных по закрытию операционного дня, стоит признак «Окончат.», а для промежуточных выписок – время формирования.

Откройте выписку за нужную Вам дату. Выписка форматируется в соответствии с текущим выбранным шаблоном (если выписка большая, это может занять некоторое время), и затем Вы увидите её на экране:

Просмотр документов из выписки

Любой из документов в выписке можно просмотреть. Просто ткните в него указателем мышки, и он откроется в новом окне:

Открывшийся документ можно распечатать или выгрузить в файл.

Распечатка выписки

Распечатать выписку можно, нажав кнопку «Печать» на инструментальной панели открывшегося окна, или Ctrl-P.

Выгрузка выписки в файл

Сформированную выписку можно сохранить в файл (она сохраняется в формате HTML). Для этого нажмите кнопку «Файл» на инструментальной панели.

Экспорт выписки

Полученную из банка выписку можно экспортировать в DBF файл, чтобы затем загрузить в бухгалтерскую систему, используемую на Вашем предприятии.

Для этого нажмите сверху на инструментальной панели кнопку «Экспорт»: