Управление временем (стр. 3 )

Что должно быть достигнуто сегодня.

На этой неделе.

В этом месяце.

В следующем месяце.

Не забудьте оставить время для непредвиденных ситуаций. После создания перечня задач обратите внимание на тех делах, которые представляют наибольшее значение прямо сейчас. Сделать меньше но, сделать полностью, много лучше, чем рассеивать своё внимание на слишком большом числе задач. в первом случае ваши действия становятся более продуктивными, а завершение дел приносит удовлетворение.

Совет четвёртый: Правило 80/20. «Я не знаю с чего начать»

20% усилий дают 80% результата. Это правило было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1895 году. Что означает, что 20% вашей работы определяет 80% стоимости того, что вы делаете.

Это отличный способ максимизировать эффективность использованного вами времени. Вы сосредотачиваетесь на том, что оказывает наибольшее влияние на ваше время. Посмотрите на список десяти ваших самых важных дел: оказывают ли два дела из вашего списка наибольшее влияние на ваше время? Делайте это и вы получите 80% результата. На нашем сайте мы ещё вернёмся к рассмотрению правила 80 / 20, дабы получить лучшее представление о том, что он собой представляет.

Совет пятый: Получите помощь. «Я не знаю, как сделать это».

Если вы не знаете, как сделать это, вы не сделаете этого. Вместо того, чтобы увязать в промедлении, задайте себе следующие вопросы:

Нужно ли изучать новые навыки?

Нужна ли мне дополнительная информация или дополнительное изучение?

Существует ли необходимость в консультации или помощи?

Необходимо ли мне время на обдумывание, чтобы вспомнить, как я решил подобную задачу в прошлом?

Задав себе эти простые вопросы, вы можете приступить к решению ваших задач и начать чувствовать себя более продуктивным и контролирующим время. Ну а теперь, вы чувствуете себя хорошо?

Тайм-менеджмент

Старое понятие «управление временем» уходит в прошлое. Тайм-менеджмент мёртв. Он просто перестал работать, и его применение в работе в современных условиях становится бесполезным.

В чем же причина? Ну, ещё одно или пару десятилетий назад вы могли запереться в своём офисе, или отключить телефон, и сфокусироваться на работе. Это было время, когда тайм-менеджмент ещё имел смысл, всё что вам нужно было сделать, это устранить отвлекающие факторы, и направлять свою работу, чтобы за сравнительно достаточный период времени решить необходимые задачи.

Это время прошло навсегда. Все мы знаем, что на нас сваливается столько задач, что, даже увеличивая эффективность своей работы, мы не сможем решить их все. На электронную почту, порою, приходят сотни сообщений в день, и некоторые, а то и большинство из них, содержат необходимые инструкции – объём работ столь велик, что становится очень затруднительным их выполнение, даже следуя советам, которые предлагает тайм-менеджмент. Это виновник номер один: когда на вас сваливается работа и существует риск просрочки, всё начинает казаться безотлагательным. Это приводит к возникновению настоящих проблем.

Правила срочности.

Когда актуальность становится бесконтрольной, это выносит нас из колеи. Кажущаяся срочность мешает продуктивной работе. Когда всё кажется безотлагательным, мы принимаем подсознательное решение: «если нет разницы, какую работу мне следует выполнять дальше, ведь это всё очень срочно, я постараюсь выполнить всё так быстро, как смогу». Мы начинаем делать всю работу подряд только потому, что она находится перед нами. Мы реагируем на электронное почтовое сообщение в верхней части почтового ящика просто потому, что это первое, что мы замечаем, или отвечаем на любые телефонные звонки и разговариваем долгое время. Мы чувствуем, что все эти действия обоснованы, потому что они выглядят в равной степени важными. После этого мы начинаем удивляться, почему в конце дня наша самая важная работа оказывается не завершённой.

Так как же управлять задачами в нашей богатой срочными делами среде? Должны ли вы просто создать список приоритетов? Хорошо, у вас, вероятно, есть этот список приоритетных задач уже сейчас, не подкрадываются ли к вам подозрения, что он работает не так, как надо? Причиной является то, что в наше время, наше внимание притягивает к себе не значение, и даже не цели, но тот самый враг – срочность. Мы начинаем направлять на него всю нашу энергию. В результате, даже хорошо сжатый список приоритетов не может руководить нашей работой.

Итак, перейдём к решению! Начинайте с непосредственного управления срочностью. Для этого вам необходимо научиться выявлять и управлять так называемой «зоной срочности».

Три шага к управлению вашей зоной срочности.

Далее будет описан новый подход к созданию списка дел. Автор статьи называет его Рабочим Мастерством Списка Дел. Он основан на выявлении зон срочности и дальнейшем управлении каждой зоной. Это обманчиво простой, но удивительно мощный способ. Для этого вам потребуется два листа бумаги. Следуйте дальнейшим инструкциям:

1. Создайте список критически важных сейчас дел.

В верхней части первой страницы напишите краткое описание каждой задачи, решение которой совершенно необходимо сегодня. Это может быть обсуждение отчёта, звонки ключевым клиентам или покупка чего-то важного в интернете. Составляя список, придерживайтесь следующих правил: записывайте только те вещи, которые не помешают вам уйти с работы вечером. Учтите, что это должен быть короткий список, и он не должен занимать больше верхней третьей части страницы.

Это ваша верхняя зона срочности. Этот небольшой список представляет собой перечень дел, о котором вы больше всего беспокоитесь в течение каждого дня, хотя он и будет постоянно меняться. Его точное, аккуратное и постоянное заполнение избавит вас от ненужных хлопот и позволит вам помнить о самых срочных вещах. Даже простая неясность в составлении списка критически важных дел, может иметь решающее значение на вашу эффективность. Поэтому, пусть ваш список будет свежим и точным, держите его на виду, проверяйте и приводите в порядок много раз в день и старайтесь выполнять эти вещи заблаговременно. Делая так, вы удивитесь, насколько хорошо вы можете снизить рабочий стресс и устранять риск возникновения ощущения беспричинной срочности, хорошо выполняя свою работу.

2. Создайте список возможных сейчас дел.

После создания списка критически важных на сегодня дел, определите зону возможных дел, это вторая зона срочности. Для большинства из нас это те задачи, которые нужно решить завтра или в ближайшие семь-десять дней. Это те задачи, которые мы могли бы сделать сегодня, если бы у нас была возможность – больше времени, ресурсов или просто вдохновения.

Списку возможных дел уделите две трети страницы, очертив первый список. Здесь могут содержаться все дела, которые нужно сделать на этой неделе, однако, в нём должно быть меньше 20 пунктов. Проверяйте список, по крайней мере, один раз в день, чтобы отметить те дела, которые становятся всё более срочными или на которые у вас появляется свободное время. Знайте, что эти задачи не требуют выполнения в срочном порядке, и могут быть решены по мере появления возможности.

3. Создайте список «загоризонтных» дел.

Пункты за пределами десяти дней или пункты, не относящиеся к двум верхним, входят в третью зону срочности. Назовём этот список списком «загоризонтных дел». Определите этот список на вторую страницу, если необходимо можете занять этим списком всё пространство страницы. Проверяйте список примерно раз в неделю. В ходе проверки, если уровень срочности дела повышается, перемещайте его в колонки выше.

Это будет список дел «вне видимости вашего разума». Вам нет необходимости смотреть на него часто, но вы должны иметь его под рукой. Наличие списка задач долгосрочного характера, подкреплённого надёжным циклом обзора, позволит вам расслабиться, зная, что вы можете заботиться об этих задачах лишь раз в неделю, во время их пересмотра. Остальное время вы будете чувствовать себя более уверенно.

Теперь вы можете контролировать срочность и работать над своими важными задачами.

Вот и всё! Отныне у вас есть новый список задач. Использовать этот список удивительно просто и невероятно эффективно. С этими двумя страницами списка вы знаете об относительной срочности всех своих дел, которые всегда лежат у вас под рукой, и соответственно срочности этих дел, вы можете направлять на них свою энергию и внимание. И самое главное, срочные дела всегда находятся у вас под контролем, и вы можете найти время для важных задач и целей.

Журнал деятельности.

Определите, как вы на самом деле проводите своё время.

Оглянитесь на проходящий день и оцените, сколько времени вы тратите на маловажные вещи, которые, в действительности, не приближают вас к успеху в работе? Сколько времени вы тратите на чтение нежелательной почты, пустую болтовню с коллегами, на распивание чашек кофе или на обед? А как часто вы думаете: «Я мог бы достичь большего, если бы у меня было хотя бы полчаса дополнительно каждый день».

Осознаёте ли вы, в какое время дня вы проверяете свой почтовый ящик, пишете важную статью или составляете долгосрочный план?

Функциональная эффективность большинства людей различна в разное время суток и зависит от колебаний энергетических уровней организма. Ваша эффективность может зависеть от количества сахара в крови, времени прошедшего после последнее перерыва, обычных отвлекающих факторов, стресса, дискомфорта, ряда других факторов и их сочетаний.

Журнал деятельности поможет вам проанализировать, как вы в действительности тратите своё время. Впервые заведя журнал деятельности, вы можете испытать потрясение, увидев, сколько времени вы тратите. Надеяться в этом деле на память становится весьма сомнительным, вы легко можете забыть о затраченном на непрофильные задачи времени.

Как использовать журнал деятельности.

После нескольких дней регулярного использования журнала деятельности вы сможете понять, как и на что вы тратите своё время, и сколько времени вы тратите на действительно важные вещи. Расчертите в журнале таблицу на пять колонок: Время, Вид Деятельности, Продолжительность, Значимость (высокая, средняя, низкая). Каждый раз при смене деятельности, будь то разговор с коллегами, непосредственно работа или принятие пищи, впишите это в таблицу своего журнала деятельности.