Управление временем (стр. 7 )

78. Модель. Найдите людей, которые уже получают результаты в той области, в которой работаете вы. Возьмите у них интервью, узнайте об их взглядах, убеждениях и поведении. Тогда, вам будет кого винить, если всё пойдёт не так как надо.

79. Секрет. Используйте закон притяжения, чтобы привлечь исполнение ваших проектов.

80. Гуру. Вместо того, чтобы совершать вашу фактическую работу, проводите большую часть своего времени на чтение блогов о производительности. В течение нескольких месяцев, вы получите достаточно знаний, чтобы начать свой собственный блог. Но в конечном итоге вы поймёте, что 50% статей написаны хроническими волокитчиками, а другие пятьдесят – порнография.

10 распространённых ошибок в управлении временем.

Умение управлять своим временем играет важную роль в жизни каждого человека, и в особенности в профессиональной сфере, в достижении целей и повышении продуктивности. Так, мы не можем выполнять одновременно несколько задач, и поэтому должны уметь выбирать что-то наиболее важное, постепенно переходя к мене важным делам. Но как быть, если в своих попытках навести в своём времени определённый порядок, мы терпим множество неудач? В таком случае, не исключено, что мы сталкиваемся с распространёнными ошибками тайм менеджмента. Давайте рассмотрим, что за ошибки в управлении временем свойственно совершать многим из нас.

Ошибка первая: Пренебрежение постановкой личных целей.

Постановка целей один из важнейших инструментов эффективного управления временем. Не смотря на то, что большинство из нас имеет цели, также у большинства из нас эти цели слишком туманны, чтобы быть достигнутыми. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, нам необходимо научиться устанавливать цели – что естественным образом сохранит наше время в долгосрочной перспективе, и увеличит нашу эффективность в управлении временем. В разделе «Достижение целей» вы найдёте массу статей о постановке личных целей, к примеру эта: Пять правил успешной постановки целей.

Ошибка вторая: Отсутствие списка задач.

Во многих сферах нашей жизни нам необходимо решать множество задач, какие-то из них являются более важными, какие-то менее, но, учитывая, что мы не всегда можем помнить обо всех делах, некоторые, даже важные из них, мы не завершаем. Виной тому может быть отсутствие списка задач – одного из важнейших инструментов управления временем. Смысл списка задач состоит в том, что он позволяет определить приоритеты важных для выполнения дел и «разобрать» большие задачи на конкретные и действенные шаги. Ваш список задач может иметь любую, а главное понятную для вас форму – с любым способом категоризации и распределения приоритетов.

Ошибка третья: Отсутствие приоритетов.

Допустим, у вас уже есть список задач, и, следуя ему, вы совершаете одно дело за другим – выглядит просто замечательно, но что если в вашем списке задач на первых местах стоят дела меньшей важности? Если вы не расставляете приоритетов, то можете потратить большую часть своего времени на менее значимые дела. Отсутствие приоритетов – одна из основных ошибок тайм менеджмента, это означает, что вы тратите своё время крайне неэффективно – поскольку более важные дела необходимо совершать заблаговременно. Возможно, вам кажется, что расстановка приоритетов это лёгкое дело, но всё обстоит несколько иначе, особенно когда это касается множества срочных дел. Ведь важно найти разницу между срочными и важными делами – поскольку многие срочные дела могут на самом деле подождать, тогда как важные дела, требуют безотлагательного совершения.

Ошибка четвёртая: Создание вида «чрезмерной занятости».

Бесспорно, у вас множество дел, которые требуют решения «здесь и сейчас». Но, порою, когда вы оправдываете своё нежелание упорядочить ваше рабочее пространство, ваше время, и ваши задачи «чрезмерной занятостью», вы совершаете одну из самых больших ошибок управления временем. Вполне возможно, что ваш рабочий стол не организован как следует, но вы стараетесь не обращать на это внимания, но в итоге – беспорядок на рабочем столе вас всё равно отвлекает, в результате возникает беспорядок в ваших мыслях. Ваша «чрезмерная занятость» не позволяет вам увидеть, что ваши задачи также требуют наведения порядка – что в значительной степени могло бы повысить вашу продуктивность.

Ошибка пятая: Многозадачность.

Никто не может делать несколько дел одновременно, если конечно вы не один из тех уникальных людей истории, которые способны слушать, читать и писать одновременно, вместе с тем сохраняя полное понимание всего происходящего. Обычный человек может эффективно решать одну задачу за один раз. Допустим, если вы заняты решением важной задачи, требующей концентрации внимания, и одновременно пытаетесь отвечать на звонки ваших клиентов, это никоим образом не увеличит эффективности затрачиваемого вами времени, потому как после каждого ответа на звонки вам придётся заново сосредотачиваться на задаче. Чтобы избежать совершения этой ошибки тайм менеджмента, не возлагайте на себя несколько параллельных дел одновременно, старайтесь для каждой задачи выбрать определённое время.

Ошибка шестая: Низкоэффективное планирование задач.

Насколько хорошо вы себя знаете? Жаворонок вы или сова? В какое время дня вы наиболее работоспособны? В какое время дня вам требуется сначала «расшевелиться», прежде чем начать работать в полную силу? Знание и соблюдение своих биологических часов при составлении плана ваших задач имеет большое значение для эффективности совершаемых вами дел. Помимо того, что вы используете время наиболее эффективно, следуя своим биологическим часам, вы с наибольшей эффективностью используете свои внутренние ресурсы, тем самым сохраняете эмоциональное и энергетическое равновесие вашего организма. Научитесь следить за своим внутренним состоянием в разное время дня и распределяйте задачи так, чтобы наиболее сложные из них совершать в период наибольшей активности и работоспособности.

Ошибка седьмая: Неумение устранять отвлекающие факторы.

Всем нас свойственно отвлекаться, особенно часто это происходит, когда мы совершаем рутинную работу, где любые внешние раздражители начинают казаться более привлекательными, нежели наша текущая деятельность. Многие люди вместо дела переключаются на очередной сериал, фильм, просмотр интернет страниц в поисках чего-нибудь интересного или компьютерную игру, и даже не замечают, как проходит драгоценное время, которое могло быть использовано с большей пользой. Эту значительную ошибку в управлении временем люди совершают день за днём, пропуская более важные дела, и, в конце концов, осознавая, как много времени было потрачено зря. Поэтому, для лучшего контроля над своим временем, необходимо научиться устранять отвлекающие факторы или же сводить их к минимуму. В этом могут помочь упражнения над развитием концентрации внимания, а также эффективная организация рабочего места.

Ошибка восьмая: Промедление.

Как часто вы откладываете свои дела на потом? Как часто вы обещаете себе взяться за дело после обеда, или вечером, или же завтра? Вероятно, это происходит время от времени, вообще, многие люди привыкли откладывать свои дела, и в этом состоит ещё одна из грубейших ошибок тайм менеджмента. Если это происходит и в вашей жизни, вам необходимо научиться устранять всякие причины и возможности для возникновения промедления. Одной из действенных стратегий для этого является принятие твёрдого решения о том, что вы возьмётесь за дело в течение пяти – десяти минут. Нередко, стоит вам только начать заниматься нужными делами, желание отложить эти дела пропадает. Не менее полезным является составление плана действий, в котором будут расписаны все ваши дела и временные рамки для их выполнения.

Ошибка девятая: Перегрузка.

Зачастую мы берём на себя слишком много обязательств, с которыми просто невозможно справиться. И нередко это происходит из-за неумения говорить людям «нет». Даже когда у вас итак много дел, вы продолжаете нагружать на себя всё больше и больше обязательств. В результате, поскольку вы сталкиваетесь с большими затруднениями в выполнении лишних задач, снижается ваша эффективность, появляется стресс, снижается моральный дух. Эта ошибка управления временем довольно распространена, и иногда, только научившись говорить людям «нет», многие из нас улучшают ситуацию. Таким образом, вы не только начинаете справляться со своими делами, но и утверждаете свои позиции внутри вашей группы, сохраняя хорошее настроение. Научитесь говорить «да» людям, но не задачам, которые они хотят на вас взвалить.

Ошибка десятая: Отсутствие времени на отдых.

Вам должно быть очень весело, что вы можете без устали работать в течение нескольких часов? Но задумайтесь, как это скажется на вашем самочувствии через два-три дня? Нагружая себя работой без перерывов, вы совершаете ещё одну распространённую ошибку в управлении временем. Рано или поздно, ваш организм начнёт протестовать против такого «рабства». И даже любимое дело, если вы совершаете его без перерывов, в скором времени может просто «опостылеть». Позволяйте себе делать небольшие перерывы – это позволит вашему разуму расслабиться, вы начнёте работать более эффективно, а мыслить более творчески. Создавайте регулярные, пусть небольшие, перерывы в вашей работе – и потратьте это время на небольшую прогулку, общение с друзьями за чашечкой кофе, быть может, медитацию или физические упражнения.

Надеюсь, знание этих распространённых ошибок тайм менеджмента позволит вам на порядок увеличить свою эффективность, и вы с большим энтузиазмом начнёте работать над своими текущими задачами и над достижением своих жизненных целей. Не игнорируйте значимость этих ошибок, поскольку совершение каждой из них может вам обойтись слишком дорого, ведь в ваших руках один из ценнейших человеческих ресурсов, которое требует особенного обращения – время. Успехов вам, и, до скорых встреч на страницах нашего сайта!

Пять способов эффективного управления временем.

В этой статье вы найдёте пять способов эффективного управления временем, которые помогут вам мудро распоряжаться отведённым вам временем, на работе, в учёбе и в жизни. Старайтесь следовать этим советам, вскоре вы начнёте замечать, что вам удаётся выполнить гораздо больше дел, чем это было ранее, когда вы ещё не знали о техниках тайм-менеджмента.

1. Знание своих целей.

Это, пожалуй, одно из важнейших правил управления временем – если у вас нет цели, вам нечего достигать, и всё, на что вы в таком случае тратите своё время – отдых и развлечения, или бессмысленное просиживание дивана перед телевизором. Подумайте сами, зачем вам беречь своё время, если вам не на что его тратить? А, как известно, время за отдыхом летит незаметно.

Чтобы избежать бессмысленной траты времени, вам необходимо определиться со своими целями. Наличие цели не позволит вам впустую тратить своё время, и будет служить вам напоминанием, что вам необходимо потратить своё время с умом. Разделяя ваши цели на ясные достижимые шаги, вы получите список задач, которые вам необходимо будет решить, с целью последовательного достижения результата – вашей цели. Кстати, о списке задач мы поговорим отдельно, поскольку это достаточно обширная тема.

2. Принцип Парето.

Известно ли вам правило 80/20, или, как его ещё называют, принцип Парето? Это правило гласит, что 20 процентов затрачиваемых вами времени и усилий приводят к 80 процентам результата, тогда как остальные 80 процентов времени и усилий, приводят только к 20 процентам результатов. Если вы научитесь выявлять те 20 процентов вашего времени и усилий, которые приводят к 80 процентам результата, вы совершите большой шаг, поскольку остальные 80 процентов вашего времени и усилий вы сможете возложить либо на плечи своих подчинённых, либо на автоматизированный труд. Честно говоря, это обширная тема, требующая более тщательного исследования, мы ещё вернёмся к её разбору, здесь же наша цель вкратце описать способы эффективного управления временем.

3. Ведите записи о затрачиваемом вами времени.

Это один из важнейших способов эффективного управления временем. Заведите дневник, и, начиная с сегодняшнего дня, записывайте в него всё, что вы делаете, и как тратите своё время. Придерживайтесь порядка записей в виде таблицы:

Первый столбец будет содержать текущее время;

Второй столбец – потраченное время;

Третий столбец – вид деятельности;

Четвёртый столбец оценка эффективности потраченного вами времени по шкале: от -5 до +5;

По желанию, в пятом столбце вы можете записывать идеи, как вы могли бы потратить это время более эффективно.

Интересно, что одно только ведение дневника времени заставит вас по-другому смотреть на своё время и относиться к нему более бережно. Главное здесь – иметь достаточно выдержки и воли, чтобы вести дневник, не пропуская ни одного дня. По истечению какого-либо периода времени, недели или месяца, проведите анализ затрачиваемого вами времени.

4. Улучшайте качество вашего времени.

Чтобы применять этот способ эффективного управления временем, у вас должны быть: постановлена цель, определены приоритеты, заведён журнал деятельности. Ваша цель – по истечении времени проводить тщательный анализ качества потраченного вам времени. Временной промежуток может быть выбран любой, но для начала желательно проводить оценку прошедшей недели. Сравните, соответствует ли ваша деятельность вашим целям и расстановленным приоритетом. Определите, сколько было сделано из того, что вы обязаны были сделать, должны были сделать и могли сделать.

Какие меры были приняты вами для улучшения качества, используемого вами, времени? Какие улучшения или ухудшения вы можете наблюдать на дневном и недельном графике качества вашего времени? Какие выводы вы можете сделать? Что вы можете изменить для улучшения качества вашего времени? Что вам мешало или содействовало в повышении эффективности вашей деятельности? В какое время суток вы проявляли наибольшую активность? Задавайтесь подобными вопросами и на основе ваших ответов вносите необходимые изменения.

5. Избегайте заданий со стороны.

Мир не без добрых людей, и практически каждый из вашего окружения, особенно на рабочем месте, хотел бы загрузить вас своей работой и переложить свою ответственность на вас. А почему бы и нет? Время ценная вещь, а если один человек может хотя бы частично освободить своё время за счёт кого-то другого, он, вероятно, так и поступит, особенно, не встречая никакого противодействия с его стороны. Вы можете либо взять на себя работу другого человека, либо отклонить его просьбу, что было бы более разумно.

Не возлагайте на свои плечи проблемы и обязанности других людей. Даже если вы очень хорошо решаете подобные задачи, это не прибавит вам ни капли авторитета. Вас будут использовать снова и снова, и, в конце концов, вы придёте к тому, что вам будет сложно отказать просителям. Позвольте другим людям развиваться самостоятельно и повышать свою квалификацию. У вас своих дел достаточно, их и решайте. В лучшем случае, чем вы можете помочь другому человеку с его проблемой, это наставить его на путь верного решения либо частично облегчить задачу. Кстати, на нашем сайте вы найдёте интересные статьи на тему, как отказывать просителям.

Вообще, тайм-менеджмент изобилует всевозможными техниками, способными улучшить качество затрачиваемого вами времени. Невозможно описать их все в рамках одной статьи, да, в принципе, это не столь важно. Для начала постарайтесь придерживаться перечисленных способов, это уже на порядок увеличит вашу эффективность. Ну а если вам будет этого недостаточно, и вы захотите стать чертовски быстрым и эффективным работником, что же, в таком случае на нашем сайте вы найдёте множество статей, способных вам в этом помочь. Успехом вам и, цените своё время!