Управление временем (стр. 4 )

Во время проведения своей деятельности, обратите внимание на ваше состояние: усталость, энергичность, тревожность, слабость и так далее. Делайте это периодически в течение дня. Можете также составить таблицу вашего состояния в зависимости от времени и вида деятельности для сопоставления её с журналом деятельности.

Изучите свой журнал.

После нескольких дней ведения журнала деятельности, проанализируйте его. Возможно, вы обеспокоитесь тем, сколько времени вы тратите на выполнение работ низкой значимости.

Вы также можете обнаружить, что в определённые часы дня вы энергичны, а в другие испытываете усталость. Всё это, как говорилось выше, зависит от множества факторов. Так, сопоставив таблицу деятельности и таблицу вашего состояния, поэкспериментируйте со сменой деятельности в разные периоды времени, дабы выявить наиболее эффективный график работы.

Благодаря анализу вы можете освободить для себя больше времени. Примите во внимание следующие советы, которые подходят для большинства видов деятельности:

Исключите из своей работы ту деятельность, за которую не заплатит ваш работодатель. Это может включать в себя такие задачи, которые должен выполнять соответствующий работник, возможно за меньшую зарплату или в полставки. Например – отправка не относящихся к работе писем.

Составьте расписание для ваших самых сложных задач по времени суток, определив для них тот период времени, когда ваше энергетическое состояние находится на самом высоком уровне. Это позволит вам выполнить вашу работу более эффективно и за меньшее время.

Постарайтесь уменьшить частоту переключения между типами задач в течение дня. Например, читайте и отвечайте на электронные письма только два раза в день, утром и днём.

Сократите время, которое вы тратите на законную личную деятельность – например, приготовление кофе – постарайтесь делать это по очереди в своей команде, это экономит время и укрепляет командный дух.

Ключевые моменты.

Журнал деятельности, это отличный инструмент для проведения анализа времени, которое вы тратите, также, он помогает отслеживать изменения вашей энергии и эффективность в течение дня.

На основе анализа своей деятельности, вы выявите и устраните бесполезную трату времени или низкоэффективную деятельность. Плюс ко всему, вы узнаете суточные периоды времени вашей наибольшей эффективности, что позволит вам определить это время для решения наиболее важных задач.

Правило 80/20 в управлении временем.

Предыстория.

Правило 80/20, также известное, как Принцип Парето, утверждает, что для большинства событий, 80% результата приходят от 20% причин. Этот принцип был открыт благодаря итальянскому экономисту Вильфредо Парето, который обнаружил, что 80% богатств в его стране принадлежит 20% населения. Развит принцип был д-ром Джозефом Джураном, благодаря сделанному наблюдению, что 20% гороховых кустов в его саду дают 80% урожая, он же и назвал этот принцип в честь Вильфредо Парето. Это правило применимо практически в любой сфере нашей жизни. В тайм-менеджменте он может звучать так: 20% потраченного вами времени дают 80% результата, или 20% ваших усилий дают 80% результата.

Что это значит.

Правило 80/20 означает, как было сказано выше, что 20% причин дают 80% результата, остальные 80% причин, лишь 20% результата. Это может показаться странным. Как это, 20% потраченного мной времени приносят 80% результата, а остальные 80% моего времени было потрачено не эффективно? Из наблюдений Паретто: 80% всех богатств находится в руках 20% населения. Руководители проектов знают, что на 20% их работы требуется 80% потраченного времени и ресурсов. А 20% их усилий и времени приводят к совершению 80% их работы. Допустим, вы разрабатываете интернет сайт, тратите на него 100% своего времени и усилий, 20 процентов вашего времени и усилий приведут к 80 процентам результата – будь то прибыль или посетители, а остальные 80% вашего времени будет потрачено неэффективно и приведёт к 20% результата – прибыли, посетителям.

Анализ правила 80/20

Правило 80/20 может быть использовано в двух направлениях: поиск и приложение усилий к 20% причин, которые приводят к 80% результата, и повышение эффективности оставшихся 80% причин, которые приводят только к 20% результата. Анализ правила 80/20 следует применять осторожно. Линейное мышление может привести к недоразумениям и потенциальному злоупотреблению правилом 80/20. Следует мыслить системно, что означает, что вам нет необходимости в приложении новых усилий, в найме дополнительных рабочих и в поиске новых ресурсов. Всё что вам необходимо, грамотный анализ, поиск информации и применение новой стратегии.

Исключения.

Правило 80/20 применимо к любой сфере деятельности, но это не означает, что то, чем вы занимаетесь, обязательно должно следовать правилу 80/20. Допустим, вы работаете на каком-нибудь заводе, день за днём, буквально не отходя от станка, в этом случае вы не можете применить правило 80/20 к своей трудовой деятельности, поскольку вы, наряду со своими сотрудниками как раз являетесь теми 80 процентами усилий, которые приводят к 20% результата. За вас уже всё решено, ваша заработная плата определена и может быть повышена в случае, если так решат руководители вашего предприятия или, если ваша оплата является сдельной, вы будете работать усерднее.

Чем полезно правило 80/20.

Большое значение правило 80/20 играет для менеджеров. Принцип Парето напоминает о том, что необходимо сосредоточиться на тех 20%, которые имеют значение. Из всех вещей, которые вы делаете в течение вашего дня, только 20% имеют большое значение. Именно эти 20% производят 80% результата. Существует необходимость в выявлении и сосредоточении внимания на этих вещах. Когда ваши интенсивные физические тренировки начинают отнимать у вас время, напомните себе, что только на 20 процентах вы должны сосредоточить своё внимание. То же со списком ваших задач, 80% результата вы получите, сосредоточившись на 20% ваших задач, вам лишь необходимо определить эти задачи. Принцип Парето может быть применён нами во многих ситуациях, но очень важно использовать его с умом.

Принцип Парето широко используется в бизнесе. Благодаря ему, внимательно изучив структуру своего бизнеса, вы можете перенаправить стратегию развития и совершить значительный скачок вперёд. В улучшении качества, вы можете избавиться от 80% жалоб потребителей только путём устранения 20% от причин этих жалоб. Принцип Парето также может быть использован для сокращения затрат, в маркетинговых компаниях, в увеличении числа продаж, в инвестировании, принятии решений и анализе. Как видите, Правило 80/20 имеет множество способов применения.

Мышление 80/20.

Мышление 80/20 можно применять к вашей повседневной жизни, оно поможет вам изменить поведение и сосредоточиться на наиболее важных 20 процентах усилий и времени, которые приносят 80% результата. В результате развития мышления 80/20 вы можете научиться добиваться большего, прилагая меньше усилий и затрачивая меньше времени. Чтобы научиться мышлению 80/20 вы должны постоянно задаваться вопросом: в чём состоят эти 20%, которые приводят к 80%? Естественно, вы не получите ответа автоматически, вам потребуется какое-то время поразмыслить о нём творчески.

Правило 80/20 и управление временем.

Не имеет значения, сколько времени есть у вас в распоряжении, гораздо важнее то, как вы тратите это время. Понимание и установка ваших жизненных целей приближает вас к успеху, тем не менее, этого может быть недостаточно, вы должны научиться использовать своё время более эффективно, чтобы сократить свой путь к достижению своих целей. Если вы внимательно инвестируете своё время, вы сможете осуществить свои мечты намного быстрее. Старое правило тайм-менеджмента гласит, каждая минута, которую вы проводите в планировании действий, может сохранить 10 минут исполнения. Заранее планируя, вы избавляетесь от стресса, достигаете лучших результатов и получаете больше свободного времени.

Правило 80/20 является универсальным, признанным методом максимизации производительности труда. Вот уже более ста лет это правило успешно применяется в различных областях жизни, в бизнесе, на дому и в отношениях. Самые продуктивные люди знают цену своему времени и всегда занимаются ценной деятельностью. Они записывают и тщательно планируют каждую цель, действия, ресурсы и сроки. Вам будет проще следовать своим приоритетам, если вы планируете основательно, вкладываете в свои цели соответствующее время и создаёте расписание, которое приводит вас к месту назначения.

Выявление 20% Принципа Парето.

Принцип Парето является одним из основных инструментов достижения желаемых результатов. Применяя его в тайм-менеджменте, вы начнёте замечать, что 20% тех вещей, на которые вы тратите своё время, приносят 80% результата, которого вы желаете достичь. Ваша цель заключается в выявлении и установке в приоритетах тех 20% действий, которые являются наиболее эффективными. Вы должны выявить эти задачи и постараться направить на них больше своего времени и усилий.

Итак, вы знаете, что 20% ваших действий дают вам 80% ваших результатов. Чтобы обнаружить эти 20% вам необходимо начать отслеживать свою деятельность и время, которое вы на неё тратите. Запаситесь блокнотом и ручкой. В начале недели начните отслеживать все, что вы делаете, и сколько времени вам требуется на это дело. Вскоре вы начнёте замечать то небольшое количество ежедневных мероприятий, которые производят самый большой результат. Это и есть те 20%, именно они имеют самое большое значение по сравнению с тривиальным большинством.

Практическое применение.

После определения задач и действий, которые приносят наибольший процент результатов, создайте план на следующую неделю, в котором вы намеренно сосредоточите больше времени и усилий на этих 20%. Все остальные задачи следует поручить другим людям, перенести на конец дня или недели или оставить до тех пор, пока они не станут приоритетными. Попробуйте делать так всего одну неделю, вы заметите разницу, которую вы внесли в своё время, ваше настроение и ваше чувство контроля своей жизни.

Возможно, вы не всегда сможете освободить себя от таких дел как встреча, принятие или отсылка электронных сообщений. Однако если вы сможете осознать, что эти, казалось бы «неизбежные» встречи, телефонные звонки, задачи или действия не продуктивные для вас, существует шанс, что они не приносят результата для кого-либо ещё. Помните, вся суть заключается в 20% действий, которые приносят 80% результата. Если вы собираетесь что-то делать, начните с тех жизненно важных задач, вместо того тривиального большинства задач, которые приносят незначительное количество результата или не приносят его вообще.