Порядок сертификации систем менеджмента (стр. 2 )

При оценке трудозатрат учитывают:

- численность работников;

- число производственных площадок;

- область сертификации (количество видов продукции/услуг);

- первичная сертификация/ресертификация и пр.

Оценка трудозатрат приведена в «Методике оценки трудозатрат при проведении работ по подтверждению соответствия систем менеджмента» (М-07-2015).

Стоимость работ согласовывается с заявителем (при личном общении, в ходе переписки с заявителем). Данный этап работ может быть осуществлен до подачи заявителем заявки на сертификацию системы менеджмента на стадии предварительных переговоров. В случае несогласия заявителя со стоимостью работ заявитель направляет в ОС письменное обоснование своего несогласия. Если мнение заявителя признано обоснованным, стоимость работ может быть пересмотрена. В противном случае работы с данным заявителем прекращаются, о чем делается резолюция руководителя ОС/ заместителя руководителя ОС на письме заявителя (с проставлением подписи и даты).

При положительном решении вопроса по стоимости проведения работ начальник отдела сертификации составляет договор на проведение работ по сертификации (по установленной в ОС форме) и выставляется счет.

В договоре в обязательном порядке указываются:

- предмет договора;

- обязательства сторон (в том числе обязательства заявителя:

а) выполнять установленные требования к системе менеджмента, а также требования к проведению работ по сертификации;

б) принимать необходимые меры по контролю выполнения установленных требований к объектам подтверждения соответствия (в том числе проводить инспекционный контроль сертифицированной СМ);

в) регистрировать и рассматривать поступившие жалобы, претензии, рекламации и принимать меры в их отношении, а также в отношении любых других недостатков, которые влияют или могут повлиять на соответствие системы менеджмента установленным требованиям, документировать предпринятые действия; предоставлять органу по сертификации по его запросу информацию об имеющихся жалобах, претензиях, рекламациях и принятых в их отношении мерах;

г) предоставлять в целях проведения работ по сертификации системы менеджмента копии необходимых документов (согласно п. 4.2.1 настоящей инструкции);

д) выполнять установленные требования в отношении использования знаков соответствия, ссылок на сертификацию системы менеджмента в средствах массовой информации;

е) информировать орган по сертификации об изменениях, которые могут повлиять на выполнение требований к объекту подтверждения соответствия;

а также обязательства органа по сертификации выполнить работы по подтверждению соответствия СМ в соответствии с установленными требованиями в установленные сроки);

- требования соблюдения конфиденциальности информации, полученной в процессе работ;

- стоимость работ;

- прочие необходимые условия и информация.

Договор по согласованию с заявителем может составляться на каждый этап работ или на все этапы (в 3-х экземплярах: для бухгалтерии Уральского филиала АСМС, отдела сертификации Уральского филиала АСМС и заявителя).

Договор(ы) направляется заявителю по электронной почте (в сканированном виде), затем почтовым оправлением или передаются лично представителю заявителя.

4.2 Проведение первого этапа по сертификации СМ (анализ документов СМ проверяемой организации)

4.2.1 Председатель комиссии запрашивает у организации-заказчика документы СМ для анализа: обязательные согласно приложению Г ГОСТ Р 55568, приложению Д Правил и дополнительные, необходимые для достижения целей аудита.

Документы в ОС могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Порядок хранения документов - в соответствии с разделом 6 И-02-2015.

4.2.2 Председатель и члены комиссии проверяют соответствие Политики в области качества/экологии/промышленной безопасности, проводят анализ Руководства по качеству и всей документации, представленной организацией-заказчиком.

4.2.3 Анализ документов СМ завершается оформлением письменного отчета о предварительной проверке документов СМ – «Отчёт по результатам анализа документов системы менеджмента». Отчёт состоит из следующих разделов: цель анализа, основание, время проведения анализа, состав комиссии, база анализа, результаты анализа, выводы комиссии, адреса рассылки. Выявленные замечания и сроки устранения выявленных замечаний указываются в разделе «Результаты анализа». Отчёт подписывают председатель комиссии и члены комиссии. На устранение выявленных замечаний отводится от двух до четырёх недель. Окончательное решение по результатам анализа документов СМ принимает руководитель/заместитель руководителя органа по сертификации систем менеджмента, не принимающий непосредственного участия в сертификации, что отражается подписью в грифе «УТВЕРЖДАЮ».

В случае, если заявитель предоставил для анализа неполный комплект документов, не содержит подробной информации, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ и не отвечает требованиям органа по сертификации, то председатель комиссии организует первый этап аудита с выездом в проверяемую организацию.

Обоснование проведения анализа документов без выезда к заявителю приводится в разделе «Выводы комиссии».

Форма отчёта приведена в приложении Б настоящей инструкции. Отчёт по результатам анализа документов систем менеджмента председатель комиссии ОС направляет проверяемой организации не позднее, чем за две недели до начала аудита электронной почтой (в сканированном виде), затем почтовым оправлением или передается лично представителю заявителя.

Факт устранения несоответствий, выявленных при анализе документов системы менеджмента, проверяется комиссией на втором этапе аудита.

Если заявитель не устранил несоответствия к началу второго этапа сертификации, то такие несоответствия переводятся в категорию «значительные» и сертификация завершается с отрицательным решением относительно выдачи сертификата соответствия.

4.3 Подготовка второго этапа сертификационного аудита СМ.

4.3.1 Второй этап сертификационного аудита (аудит на «месте») проводится непосредственно в организации заявителя с целью оценки внедрения и результативности СМ.

4.3.2 Председатель комиссии готовит план аудита (по СМК - по форме приложения Д ГОСТ Р 55568, другим СМ – по приложению Е Правил).

4.3.3 При проверке в ходе аудита производственных площадок, находящихся в различных местах и осуществляющие схожую деятельность, охватываемую СМ заявителя, председатель комиссии включает в план представительную выборку, позволяющую оценить СМ в полном объеме. Обоснование плана осуществления выборки для каждого заявителя, документируется с учетом требований ГОСТ Р 55568 и Правил.

4.3.4 Председатель комиссии распределяет обязанности по аудиту конкретных подразделений, видов деятельности, процессов и процедур СМ проверяемой организации между членами комиссии с учётом соответствия компетентности экспертов и технических экспертов проверяемым видам деятельности и согласовывает его с членами комиссии.

4.3.5 План аудита направляется заявителю электронной почтой на согласование не позднее, чем за семь рабочих дней до начала аудита. При необходимости в план аудита вносятся изменения. План аудита, согласованный с заявителем, подписанный председателем комиссии и утвержденный руководителем/заместителем руководителя органа по сертификации, не принимающим непосредственного участие в сертификации, направляется заявителю электронной почтой (в сканированном виде) не позднее, чем за четырёх рабочих дня до начала аудита «на месте», затем почтовым оправлением или передается лично представителю заявителя.

4.4 Проведение второго этапа сертификационного аудита СМ (аудит «на месте»)

4.4.1 Проведение аудитов «на местах» осуществляется согласно п. 7.5 ГОСТ Р 55568, п. 7.5 Правил. Технические эксперты и стажёры при рассмотрении свидетельств и формировании наблюдений аудита имеют только право совещательного голоса.

Под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации проводится предварительное совещание. Форма оформления протокола предварительного совещания приведена в приложении Г.

4.4.2 Информация о проверенных процессах и документах СМК организации регистрируется в записях аудиторов, прикладываемых к документам по аудиту.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках, формы которых приведены: по СМК - в приложениях Е, Ж ГОСТ Р 55568, другим СМ - в приложениях Ж, И Правил.

4.4.3 По результатам аудита председатель комиссии составляет Акт по результатам аудита: по СМК – согласно приложению И ГОСТ Р 55568, другим СМ – в соответствии с приложением К Правил.

4.4.4 В Акте по результатам аудита в разделе «Результаты аудита» отражаются:

- свидетельства соответствия СМ заявителя всем требованиям нормативных документов;

- подтверждение результативности внедрения, поддержания и улучшения СМ;

- результаты внутренних аудитов и анализа СМ со стороны руководства;

- наличие системы контроля и испытаний выполнения требований к продукции, в том числе обязательных;

- информация о проверенных процессах и документах СМ организации;

- информация о достигнутых улучшениях СМ за предшествующий аудиту период (при ресертификации);

- выявленные несоответствия и уведомления (при их наличии) (листы регистрации уведомлений/ несоответствий являются приложением к акту);

- возможности улучшения СМ (без готовых решений по способу осуществления улучшения);

- рекомендации комиссии органу по сертификации в отношении выдачи/невыдачи сертификата.

4.4.5 Акт по результатам аудита (в том числе оформленные на бланках установленной формы в соответствии с п. 4.4.2 настоящей инструкции уведомления/ несоответствия) согласовываются с руководством заявителя до заключительного совещания. Факт согласия руководства заявителя с результатами аудита подтверждается подписью представителя руководителя заявителя в акте по результатам аудита и листах регистрации уведомлений/ несоответствий (при их наличии). Акт по результатам аудита (с приложениями) печатается в двух экземплярах: один экземпляр акта передается заявителю, другой остаётся в ОС.

4.4.6 Заключительное совещание проводится под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии, руководства и ведущих специалистов проверяемой организации. Председатель комиссии озвучивает результаты аудита, в том числе информацию о выявленных несоответствиях и уведомлениях.