Порядок сертификации систем менеджмента (стр. 4 )

- заявку на проведение сертификации системы менеджмента;

- копии учредительных документов.

Опись подписывают начальник отдела сертификации/заместитель руководителя органа по сертификации.

4.5.14 В течение месяца держатель сертификата должен вернуть в орган по сертификации подписанный с его стороны договор на инспекционный контроль или предоставить письменный мотивированный отказ от его подписания. При наличии у держателя сертификата замечаний к содержанию договора при необходимости в договор вносятся изменения или оформляется дополнительное соглашение. В случае отказа держателя сертификата от подписи договора на инспекционный контроль, без объективных на то причин, ОС оформляет решение о приостановлении действия сертификата соответствия (п. 8.2), либо решение об отмене (п. 8.4).

4.5.15 Дело сдаётся в «текущий» архив согласно требованиям раздела 11 инструкции И-02-2015.

4.5.16 Ответственность за правильность использования сертификата и знаков соответствия возлагается на держателя сертификата. ОС контролирует правильность использования сертификата и знаков соответствия СМ.

4.6 Инспекционный контроль сертифицированных СМ.

4.6.1 ОС проводит в организациях-держателях сертификатов инспекционный контроль два раза в течение срока действия сертификата, первый инспекционный контроль - не позднее 12 месяцев после сертификации, второй инспекционный контроль - не позднее 12 месяцев с даты проведения первого инспекционного контроля.

4.6.2 При плановом инспекционном контроле ОС включает в общий объем проверки не менее 1/2 элементов систем менеджмента, в том числе следующие обязательные элементы:

- внутренние аудиты и анализ со стороны руководства;

- действия, предпринятые в отношении несоответствий и уведомлений, выявленных в ходе предыдущей проверки, и проверку их результативности;

- обращение с жалобами;

- результативность СМ в части достижения установленных целей;

- развитие запланированных мероприятий, нацеленных на постоянное улучшение;

- мониторинг процессов СМ;

- влияние изменений СМ на её целостность;

- использование сертификата и знака соответствия.

Для системы экологического менеджмента дополнительно проверяют:

- непрерывное управление операциями, связанными с идентифицированными значимыми экологическими аспектами;

- готовность к нештатным ситуациям, авариям и ответные действия.

Для системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья дополнительно проверяют:

- идентификацию опасностей, оценку рисков и установление мер управления;

- подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них.

Для системы менеджмента безопасности пищевой продукции дополнительно проверяют элементы ХАССП.

4.6.3 Порядок проведения инспекционного контроля осуществляется аналогично порядку проведения сертификации (п. 7.7 ГОСТ Р 55568, п. 7.7 Правил). Начальник отдела сертификации оформляет уведомление о проведении инспекционного контроля, которое направляется держателю сертификата по электронной почте (в сканированной виде), затем почтой или передается лично не позднее 30 календарных дней до планируемой даты аудита. Назначение комиссии на проведение инспекционного контроля сертифицированной системы менеджмента осуществляется приказом руководителя ОС с учетом обеспечения общей компетентности группы по аудиту и беспристрастности работ.

4.6.4 Документы для проведения инспекционного контроля председатель комиссии оформляет по формам:

- план аудита - согласно п. 4.3 настоящей инструкции,

- несоответствия и уведомления - согласно п. 4.4.2 настоящей инструкции,

- акт по результатам аудита - согласно п. п. 4.4.3 - 4.4.5 настоящей инструкции,

- информация о проверенных процессах и документах СМК организации регистрируется в записях аудиторов, прикладываемых к документам по аудиту.

Порядок информирования держателя сертификата и направления ему документов, создаваемых в процессе инспекционного контроля, такой же, как и при сертификации. Анализ результатов работ – в соответствии с п. 4.5.1 настоящей инструкции.

4.6.5 При положительных результатах инспекционного контроля (отсутствие значительных несоответствий, отсутствие нарушений правил использования сертификата и применения знака соответствия, представление отчётов по выполнению корректирующих действий по результатам аудитов) руководитель /заместитель руководителя органов по сертификации систем менеджмента, непосредственно не участвующие в аудите, принимает решение о подтверждении действия сертификата соответствия. Форма решения о подтверждении сертификата соответствия СМК приведена в приложении Н ГОСТ Р 55568, о подтверждении сертификата соответствия других СМ - в приложении П Правил.

4.6.6 При отрицательных результатах инспекционного контроля принимается решение о приостановлении/отмене действия сертификата соответствия (см. раздел 8). Решение по плану аудита, по подтверждению действия/приостановлении/отмене действия сертификата соответствия СМ принимает руководитель ОС/заместитель руководителя органов по сертификации систем менеджмента, не принимающие участие в аудите.

4.6.7 Решение по результатам аудита направляется председателем комиссии держателю сертификата по электронной почте (в сканированном виде), затем почтой или передается лично. Решение о приостановлении/ отмене действия сертификата соответствия направляется держателю сертификата заказным письмом или передается лично.

Председатель комиссии (или по его указанию член комиссии) составляет опись и комплектует документы в дело, содержащее:

- письмо о направлении результатов инспекционного контроля заявителю;

- решение о подтверждении действия сертификата соответствия;

- карту анализа результатов работ по подтверждению соответствия систем менеджмента;

- отчёт о корректирующих действиях по результатам инспекционного аудита (с подтверждающими документами);

- план корректирующих действий по результатам инспекционного аудита (допускается оформление плана и отчёта по корректирующим действиям в виде единого документа);

- акт по результатам аудита системы менеджмента (в том числе: план аудита системы менеджмента, уведомления/несоответствия);

- протокол предварительного совещания;

- протокол заключительного совещания;

- записи экспертов, сделанные в ходе аудита;

- расчет продолжительности инспекционного аудита;

- обязательства о неразглашении конфиденциальной информации;

- расчет продолжительности аудита;

- приказ о создании комиссии;

- уведомление о проведении инспекционного контроля.

Дело сдаётся в «текущий» архив (после первого инспекционного контроля) или «постоянный» архив (после второго инспекционного контроля) согласно требованиям раздела 11 инструкции И-02-2015.

4.6.8 ОС, при необходимости, обусловленной загруженностью персонала органа, территориальной удаленностью держателя сертификата, форс-мажорными обстоятельствами, может передать право проведения инспекционного контроля другому органу по сертификации СМ или внештатному эксперту.

Контроль результатов работ, выполняемых внештатными экспертами или субподрядчиком, руководство ОС осуществляет согласно п. 4.5.1 настоящей инструкции.

5 РЕСЕРТИФИКАЦИЯ СМ

5.1 Порядок ресертификации СМ аналогичен порядку сертификации и регламентирован п. п. 7.2 - 7.6 ГОСТ Р 55568, п. 8 Правил, п. п. 4.1-4.5 настоящей инструкции.

5.2 При ресертификационном аудите ОС дополнительно учитывается функционирование системы менеджмента в течение периода действия сертификата, включая анализ актов предыдущих аудитов, жалоб, полученных от потребителей. Аудит при ресертификации включает проверку:

- результативности СМ с учётом внутренних и внешних изменений, а также соответствия требованиям стандартам, на которые проводится ресертификация и применимости относительно области сертификации;

- свидетельств улучшения деятельности в целом в течение периода действия сертификата;

- положительного влияния сертифицированной СМ на реализацию политики и целей организации.

5.3 Заявка от организации, желающей ресертифицировать СМК, направляется в ОС за три месяца до окончания срока действия сертификата

6 РАСШИРЕНИЕ ОБЛАСТИ СЕРТИФИКАЦИИ

6.1 Держатель сертификата, желающий расширить область сертификации, направляет заявку в ОС.

6.2 В случае обращения держателя сертификата по вопросу расширения области сертификации при изменении процессов жизненного цикла продукции в рамках однородной продукции, изменении номенклатуры продукции, увеличении производственных площадок, ОС после оплаты держателем сертификата договора проводит аудит и оценку дополнительных процессов и процедур СМ. Порядок проведения аудита – согласно п. п. 4.1-4.5 настоящей инструкции.

6.3 Руководитель ОС/заместитель руководителя органа по сертификации систем менеджмента, не принимающий непосредственного участия в сертификации, на основании акта по результатам проведенного аудита принимает решение о расширении области сертификации. Решение о расширении области сертификации для сертифицированных СМК оформляется по форме, приведенной в приложении Р ГОСТ Р 55568, для других сертифицированных СМ – по форме приложения С Правил. Решение о расширении области сертификации направляется вместе с сертификатом в сканированном виде в Технический центр Регистра систем качества.

6.4 При положительных результатах аудита ОС выдает заявителю новый сертификат, включающий расширенную область сертификации, при этом предыдущий сертификат отменяет. Отмененный сертификат подлежит возврату в ОС. Срок действия выдаваемого вновь сертификата остается тем же, что указан в отмененном сертификате.

6.5 Аудит по расширению области сертификации может быть проведён дополнительно (оплата аудита осуществляют по отдельному договору) или совмещен с очередным инспекционным контролем СМ. При этом оплата инспекционного контроля увеличивается на стоимость работ по расширению области сертификации.

7 СУЖЕНИЕ ОБЛАСТИ СЕРТИФИКАЦИИ

7.1 ОС сужает область сертификации держателя сертификата:

- при инспекционном контроле или ресертификации СМК (при обнаружении сокращения области применения СМ или изменений в СМ, которые могут повлиять на выполнение требований, предъявляемых при сертификации),

- по инициативе организации-держателя сертификата, который направляет в орган по сертификации письмо-обращение с указанием исключаемого вида продукции или процесса СМК.…………………………………………….. 7.2 Аудит по сужению области сертификации может быть проведён дополнительно (оплата аудита осуществляют по отдельному договору) или совмещен с очередным инспекционным контролем СМ.