Порядок сертификации систем менеджмента (стр. 3 )

Форма протокола заключительного совещания приведена в приложении Д.

4.4.7 ОС обеспечивают сохранность рабочих документов и любых записей по аудиту в порядке, установленном в соответствии с разделом 6 И-02-2015.

4.4.8 В случае, если в процессе аудита были выявлены и задокументированы уведомления и несоответствия, в сроки, указанные в акте по результатам аудита, заявитель:

- разрабатывает коррекции и корректирующие действия, направленные на устранение обнаруженных уведомлений и несоответствий и их причин;

- предоставляет план корректирующих действий в орган по сертификации (по электронной почте в сканированном виде, затем почтой или лично);

- реализует мероприятия плана корректирующих действий;

- предоставляет в орган по сертификации отчет о выполнении корректирующих действий с подтверждающими выполнение мероприятий документами.

4.4.9 В случае, если корректирующие действия по выявленным замечаниям признаны неудовлетворительными, либо не выполнены в течение 5 (пяти) недель, то результат аудита и оценки СМ организации признаётся неудовлетворительным. ОС принимает решение об отказе в выдаче сертификата соответствия (п. 4.5.4), о чём уведомляет проверяемую организацию.

4.5 Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата соответствия СМ.

4.5.1 Работа комиссии считается завершенной, если выполнены все работы, предусмотренные планом аудита, составлен акт по результатам аудита (с приложениями) и подписан обеими сторонами; заявитель представил в ОС план и отчет по выполнению плана корректирующих действий.

Председатель комиссии после завершения аудита передает комплект документов руководителю/заместителю руководителя ОС, не принимавшему непосредственного участия в сертификации. Руководитель/заместитель руководителя ОС анализирует результаты работ комиссии, которые заносятся в карту анализа результатов работ по подтверждению соответствия систем менеджмента (приложение Е).

Информацию о качестве работы экспертов (в том числе внештатных и работающих в организациях, привлекаемых по аутсорсингу) руководитель/заместитель руководителя ОС может получить из следующих источников:

- телефонный звонок заявителю/от заявителя,

- запрос по электронной почте,

- наличие «особого мнения» в акте по результатам аудита,

- жалобы, претензии заявителя,

- отзывы других членов комиссии

При наличии замечаний к работе членов комиссии (в зависимости от их значимости) руководство ОС может принять решение о:

- проведении повторного аудита (за счет средств ОС),

- отказе от услуг внештатного эксперта, услуг организации, привлекаемой по аутсорсингу,

- внеплановой оценке компетентности штатного эксперта,

- отстранении от работ штатного эксперта,

- внеплановом повышении квалификации сотрудников ОС,

- пересмотре документации СМК ОС, регламентирующей порядок работ и порядок взаимодействия с заявителями

- рассмотрении конфликтной ситуации и поведения ее участников на совещании у руководителя ОС с привлечением всех штатных экспертов ОС и по возможности внештатных экспертов.

4.5.2 Руководитель/заместитель руководителя органа по сертификации систем менеджмента, не принимающий непосредственного участия в сертификации, анализирует документы, указанные в п. 4.5.1 и принимает решение по результатам сертификации.

При положительных результатах руководитель/заместитель руководителя ОС оформляет и подписывает решение о выдаче сертификата соответствия СМ.

4.5.3 Форма решения о выдаче сертификата соответствия СМК требованиям ГОСТ ISO 9001/ГОСТ Р ИСО 9001 приведена в приложении К ГОСТ Р 55568, сертификатов соответствия СМ требованиям ГОСТ Р ИСО 14001 (ISO 14001), ГОСТ Р 54934/OHSAS 18001, ГОСТ Р ИСО 22000 (ISO 22000) в приложении Л Правил.

4.5.4 При отрицательном решении по результатам сертификации (отрицательное решение комиссии по результатам работ, неудовлетворительные результаты корректирующих действий) руководитель/ заместитель руководителя ОС оформляет и подписывает решение об отказе в выдаче сертификата соответствия СМ по форме приложения К ГОСТ Р 55568/ приложения Л Правил. Решение об отказе в выдаче сертификата соответствия СМ высылается заявителю заказным письмом.

4.5.5 При положительном решении председатель комиссии оформляет сертификат соответствия СМК по приложению Л ГОСТ Р 55568, сертификаты соответствия других СМ - по приложению М Правил.

4.5.6 Председатель комиссии присваивает сертификату номер по журналу учёта бланков сертификатов соответствия и регистрирует в Реестрах ОС (формы журналов и Реестров приведены в «Альбоме форм, применяемых в отделе сертификации»).

4.5.7 Для присвоения учётного номера сертификату соответствия проект сертификата направляют по электронной почте в «Технический центр Регистра систем качества».

4.5.8 Сертификат соответствия СМ подписывают председатель комиссии и руководитель/ заместитель руководителя органа по сертификации систем менеджмента, не принимавший непосредственного участия в сертификации.

4.5.9 Сертификат соответствия является собственностью ОС. Организация-заказчик приобретает право на использование сертификата, которое действует с момента выдачи сертификата до тех пор, пока орган по сертификации подтверждает соответствие СМ требованиям ГОСТ ISO 9001/ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО 14001 (ISO 14001), ГОСТ Р 54934/OHSAS 18001, ГОСТ Р ИСО 22000 (ISO 22000).

4.5.10 Председатель комиссии делает две копии сертификата соответствия СМ:

- один экземпляр остаётся в деле, на обратной стороне сертификата представитель организации - держателя сертификата расписывается в получении сертификата (с указанием даты получения и расшифровки подписи),

- второй экземпляр подшивается в папку «Реестры сертификатов. Копии выданных сертификатов».

4.5.11 ОС даёт держателю сертификата письменное разрешение на использование знака соответствия СМ (СМК – в соответствии с приложением М ГОСТ Р 55568, других СМ -– в соответствии с приложением Н Правил), подписанное руководителем ОС/заместителем руководителя органов по сертификации систем менеджмента.

4.5.12 Начальник отдела сертификации готовит проект договора на проведение инспекционного контроля на срок действия сертификата по форме, принятой в Уральском филиале АСМС. В договоре в обязательном порядке указываются:

- предмет договора;

- обязательства сторон, в том числе обязательства заявителя:

а) проводить инспекционный контроль в соответствии с установленными требованиями в течение всего срока действия сертификата соответствия;

б) вернуть в орган по сертификации сертификат соответствия при его аннулировании;

в) регистрировать и рассматривать поступившие жалобы, претензии, рекламации и принимать меры в их отношении, а также в отношении любых других недостатков, которые влияют или могут повлиять на соответствие системы менеджмента установленным требованиям, документировать предпринятые действия; предоставлять органу по сертификации по его запросу информацию об имеющихся жалобах, претензиях, рекламациях и принятых в их отношении мерах;

г) предоставлять в целях проведения работ по инспекционному контролю сертифицированной системы менеджмента копии необходимых документов;

д) выполнять установленные требования в отношении использования знаков соответствия, ссылок на сертификацию системы менеджмента в средствах массовой информации;

е) информировать орган по сертификации об изменениях, которые могут повлиять на выполнение требований к объекту подтверждения соответствия;

а также обязательства органа по сертификации выполнить работы по инспекционному контролю сертифицированной СМ в соответствии с установленными требованиями в установленные сроки;

- требования соблюдения конфиденциальности информации, полученной в процессе работ;

- стоимость работ;

- прочие необходимые условия и информация.

Договор на проведение инспекционного контроля может быть частью единого договора на сертификацию СМ. Проект договора, подписанный директором Уральского филиала АСМС, передается председателю комиссии.

4.5.13 Председатель комиссии (или по его указанию член комиссии) готовит сопроводительное письмо, к которому прикладываются:

- подлинник сертификата,

- решение о выдаче сертификата соответствия СМ,

- разрешение на использование знака соответствия СМ,

- проект договора на инспекционный контроль.

Сопроводительное письмо с комплектом документов направляется заявителю заказным письмом или передаётся представителю заявителя лично. Факт получения заявителем подлинника сертификата соответствия подтверждается подписью официального представителя заявителя на обратной стороне копии сертификата соответствия: указывается фраза: «сертификат получен», подпись представителя руководства заявителя, расшифровка подписи и дата получения сертификата (в случае, если сертификат соответствия высылается заявителю заказным письмом, этим же письмом направляется и копия сертификата, которую заявитель после подписания возвращает письмом в орган по сертификации).

Председатель комиссии (или по его указанию член комиссии) составляет опись и комплектует документы в дело, содержащее:

- сертификат соответствия;

- письмо о направлении результатов аудита;

- разрешение на использование знака соответствия системы менеджмента;

- решение о выдаче сертификата соответствия системы менеджмента;

- карту анализа результатов работ по подтверждению соответствия систем менеджмента;

- отчёт о корректирующих действиях по результатам сертификационного аудита системы менеджмента (с подтверждающими документами);

- план корректирующих действий по результатам сертификационного аудита системы менеджмента (допускается оформление плана и отчёта по корректирующим действиям единым документом);

- акт по результатам аудита системы менеджмента (в том числе: план аудита системы менеджмента, уведомления/несоответствия), протокол предварительного совещания, протокол заключительного совещания;

- записи экспертов, сделанные в ходе аудита;

- отчёт по результатам анализа документов системы менеджмента; обязательства о неразглашении конфиденциальной информации;

- расчет продолжительности аудита;

- приказ о создании комиссии;

- извещение о результатах рассмотрения заявки на сертификацию системы менеджмента;

- карту анализа заявки на сертификацию системы менеджмента;