Временный регламент электронного документооборота в рамках закупочной деятельности (стр. 2 )

Наименование документа	Ответственный за заполнение и направление по СЭД документа	Вид документа
Заявка (составляется при необходимости)	Инициатор, СП	Электронный
Договор (от поставщика)	ОМТО	Бумажный проект договора при поступлении. Для согласования переводится в электронный вид. Бумажный - при подписании

Закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), финансируемая из средств Программы развития:

Наименование документа	Ответственный за заполнение и направление по СЭД документа	Вид документа
Протокол Комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств	Секретарь Комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств	Электронный
ТЭО	Инициатор, СП	Электронный
Протокол экспертной комиссии	Секретарь экспертной комиссии	Электронный
Заявка	Инициатор, СП	Электронный
Договор (от поставщика)	Поставщик, ОМТО	Бумажный проект договора при поступлении. Для согласования переводится в электронный вид. Бумажный - при подписании

5.  Подготовка документов

5.1.  Оформление в СЭД Заявки и задания на закупку

Инициатор создает Заявку и задание на закупку в электронном виде из шаблона или из файла, оформляет маршрут согласования, определяет список согласующих в соответствии с Приложением №1, направляет документ по маршруту согласования.

После старта задачи на согласование документ согласовывается в соответствии с созданным списком, начиная сверху вниз.

Полностью согласованный документ поступает на регистрацию в ОМТО.

После подписания, в папке «Входящие» Инициатор получает уведомление системы о подписанном документе.

5.1.1.Создание Заявки и задания на закупку

ü  В меню «Создать» проводника СЭД выбрать «Создать электронный документ из шаблона» или «Создать электронный документ из файла»:

Заполнить поля автоматически открывшейся карточки «Создание электронного документа из файла» или «Создание электронного документа из шаблона», сохранить в «Избранное»:

ü  Нажать «ОК»

Заполнить поля автоматически открывшейся карточки документа: («*» отмечены поля обязательные для заполнения)

ü  *Вид эл. документа: формируется автоматически (не доступно для редактирования);

ü  *Наименование: формируется автоматически (не доступно для редактирования);

ü  № и дата документа: формируется автоматически (не доступно для редактирования);

ü  Вид закупки: заполняет ОМТО;

ü  Содержание: наименование закупаемых товаров/услуг/работ;

ü  Источник финансирования: выбирается из справочника;

ü  Начальная цена договора: в рублях;

ü  Инициатор: руководитель СП, инициирующего закупку;

ü  Подписант: курирующий проректор;

ü  Примечание: любые служебные пометки, необходимые инициатору документа (в документе не отражаются);

ü  Нажать кнопку «Сохранить»

Проверить и дополнить недостающей информацией автоматически открывшийся сформированный документ. Заполнить задание к заявке по прилагаемой форме.

5.1.2. Формирование маршрута согласования Заявки и задания на закупку

При заполнении маршрута согласования требуется учитывать состав и очередность согласующих (см. Приложение ).

После формирования списка согласования в карточке задания «Согласование: Заявка и задание на закупку» Инициатор увидит полный маршрут согласования документа. После старта задачи документ направляется на согласование, начиная сверху вниз.

Для того чтобы направить сформированную в СЭД Заявку на согласование Инициатору требуется:

ü  В папке «Избранное» выбрать требуемый документ и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню документа.

ü  Нажать «Отправить / Вложением в задачу»

ü  В карточке «Задача» на панели инструментов нажать кнопку «Типовой маршрут»

.

ü  выбрать типовой маршрут «Согласование документов».

ü  Выбрать необходимых согласующих. Для этого требуется в карточке «Параметры маршрута. Согласование документов» в строке «Согласующие»

ü  нажать кнопку выбора

ü  Строка «*Согласовать с руководителем» - значение строки = «Да» означает, что документ пойдет на согласование с руководителем структурного подразделения Инициатора документа. Значение строки = «Нет» означает, что документ не будет согласован с руководителем структурного подразделения Инициатора документа.

Для заполнения карточки «Работники»

ü  нажать кнопку выбора или в строке написать фамилию согласующего:

(исполнитель увидит их, когда вернется к карточке документа)

ü  Нажать «Enter» (в строке появится полные Фамилия Имя Отчество)

ü  Нажать «ОК» если список согласующих полностью сформирован

ü  В карточке «Согласование: Заявка и задание на закупку» вы увидите полный маршрут.

После проведенных процедур исполнитель получит карточку документа такого вида:

ü  Провести оформление приложений к основному документу и связку этих документов (см. п.5.1.3).

ü  Нажать «Старт»

5.1.3. Оформление приложений и связки между документами

Если имеются документы, которые требуется оформить как вложения (сопроводительные документы или приложения к основному документу), то после формирования маршрута согласования и до Старта задачи Инициатору требуется выполнить следующие действия:

ü  документ, который требуется приложить к основному документу, создан и согласован/подписан в СЭД: открыть папку «Избранное» (или ту папку, где сохранен документ), правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, «копировать ссылку»

Затем вставить эту ссылку в область вложений карточки основного документа. Связывание документов можно провести следующим образом: зажать правой кнопкой мыши иконку прилагаемого документа и «наложить» ее на иконку основного документа. Система выдаст подтверждение с указанием названий тех документов, которые связываются между собой:

После проведения этой процедуры Инициатор получит карточку такого вида, где в области вложений документы будут помечены значком связки (на рисунке отмечено стрелкой):

ü  документ, который требуется приложить к основному документу, находится на вашем компьютере (создается из файла): в области вложений правой кнопкой мыши вызывать контекстное меню, выбрать «Создать» – «Создать документ из файла» (возможен вариант создания документа из шаблона).

ü  Заполнить карточку создания электронного документа:

ü  Выполнить «ОК»

ü  Заполнить карточку документа;

ü  Выполнить «Сохранить».

После выполнения этой процедуры в карточке задания основного документа в области вложения справа Инициатор увидит вложенный документ. Его так же требуется связать с основным документом.

Правой кнопкой мыши «накладываем» его на основной документ (аналогично предыдущему) и на предупреждение системы «Связать электронные документы?» отвечаем «Да».

В области вложений Инициатор увидит связанные между собой документы.

5.1.4. Устранение ошибок в маршруте согласования

Если Инициатор допустил ошибку при оформлении списка согласующих, то необходимо изменить маршрут согласования документа: