УТВЕРЖДАЮ
Ректор
__________
«___» _____________2013г.
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Электронного документооборота в рамках закупочной деятельности
Дата введения:
Приказ №__________от ___________
Екатеринбург
2013
Оглавление
1. Назначение и область применения регламента. 4
2. Нормативные ссылки. 4
3. Термины, обозначения и сокращения. 5
4. Описание процесса формирования документов по закупочной деятельности. 6
5. Подготовка документов. 9
5.1............................................................... Оформление в СЭД Заявки и задания на закупку. 9
5.1.1.Создание Заявки и задания на закупку. 10
5.1.2. Формирование маршрута согласования Заявки и задания на закупку. 12
5.1.3. Оформление приложений и связки между документами. 16
5.1.4. Устранение ошибок в маршруте согласования. 21
5.1.5. Согласование Заявки на закупку согласующими. 22
5.1.6. Подписание Заявки на закупку ректором/курирующим проректором. 24
5.1.7. Регистрация Заявки на закупку. 25
5.2................................................................................... Оформление Закупочной документации. 28
5.2.1. Создание Закупочной документации. 29
5.2.2. Формирование маршрута согласования Закупочной документации. 29
5.2.3. Оформление приложений и связки между документами. 30
5.2.4. Устранение ошибок маршрутизации. 30
5.2.5. Согласование Закупочной документации. 30
5.2.6. Подписание Закупочной документации. 30
5.2.7. Регистрация Закупочной документации. 31
5.3...................................................................................................................... Оформление Договора. 31
5.3.1. Создание Договора. 31
5.3.2. Формирование маршрута согласования Договора. 33
5.3.3. Оформление приложений (связки между документами) 33
5.3.4. Устранение ошибок. 33
5.3.5. Согласование Договора. 33
5.3.6. Подписание Договора. 34
5.3.7. Регистрация Договора. 34
5.4........... Подготовка Протокола Комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств (для закупок, производимых за счет средств Программы развития) 35
5.4.1. Подготовка ТЭО (оформляется для закупок, производимых за счет средств Программы развития) 35
5.4.2. Создание ТЭО.. 36
5.4.3. Формирование маршрута согласования ТЭО.. 38
5.4.4. Оформление приложений и связки между документами. 38
5.4.5. Устранение ошибок маршрутизации. 39
5.4.6. Согласование ТЭО.. 39
5.4.7. Подписание ТЭО.. 39
5.4.8. Регистрация ТЭО.. 40
5.5. Протокол Экспертной комиссии. 41
5.5.1. Подготовка Протокола экспертной комиссии. 41
5.5.2. Формирование маршрута согласования Протокола экспертной комиссии. 42
5.5.3. Оформление приложений и связки между документами. 42
5.5.4. Устранение ошибок маршрутизации. 43
5.5.5. Согласование Протокола экспертной комиссии. 43
5.5.6. Подписание Протокола экспертной комиссии. 44
5.5.7. Регистрация Протокола экспертной комиссии. 46
5.6. Подготовка Отчетных документов (после проведения закупки, финансируемой из средств Программы развития) 47
5.7.................................................................................................................................... Отмена закупки. 49
5.8........................................................ Расторжение договора, изменение условий договора. 49
6. Заключительные положения. 49
7. Лист согласования. 50
1. Назначение и область применения регламента
1.1. Настоящий регламент определяет правила и порядок работы с документами, обеспечивающими процесс закупки в Системе электронного документооборота в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России ».
1.2. Настоящий регламент распространяется на пользователей Cистемы электронного документооборота, выполняющих функции Инициатора, Регистратора документов, Согласующего, Помощника согласующего, Помощника Руководителя, Руководителя.
1.3. Настоящий регламент охватывает процессы документирования закупочной деятельности:
- Составление, согласование, подписание и регистрация Заявки и задания на закупку;
- Составление, согласование, подписание и регистрация Закупочной документации;
- Составление, согласование, подписание и регистрация Договора.
А так же документов, необходимых при проведении закупок, финансируемых из средств Программы развития:
- Составление, согласование, подписание и регистрация Протокола экспертной комиссии (по оценке закупок, приемке результатов) и Протокола комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств;
- Составление, согласование, подписание и регистрация технико - экономического обоснования.
1.4. Настоящий регламент не охватывает процесс проведения торгов, запросов цен, предварительного отбора и сравнения цен.
1.5. Требования настоящего регламента обязательны к применению всеми подразделениями УрФУ.
2. Нормативные ссылки
Настоящий Регламент разработан на основании Положения о порядке проведения закупок для нужд федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России », утвержденного решением Наблюдательного совета (протокол заседания ), введенного в действие приказом ректора /03, Документированной процедуры процесса проведения закупок в рамках реализации Программы развития УрФУ, Методической инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ректора /03, руководством пользователя системы DIRECTUM.
3. Термины, обозначения и сокращения
УрФУ, Университет – федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России »;
УБУиФК – Управление бухгалтерского учета и финансового контроля;
ЮУ – Юридическое управление;
ПФУ – планово-финансовое управление;
СП – структурное подразделение;
ОМТО - Отдел материально-технического обеспечения. Структурное подразделение УрФУ, отвечающее за подготовку документации конкурсов, аукционов, запросов цен, предварительных отборов, сравнений цен, за размещение на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - Сайт) в соответствии с требованиями, установленными федеральным законом от 18 июля 2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», конкурсной документации, документации об аукционе, приглашения к участию в запросе цен, документации о проведении предварительного отбора, запросы сравнения цен;
СЭД - Система электронного делопроизводства (документооборота);
Регистрационная карточка документа – набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства Университета;
РКК – регистрационно-контрольная карточка;
Маршрутизация - доставка заданий и документов пользователям по заданному маршруту;
Согласование документа – процедура, подтверждающая согласие должностных лиц с содержанием документа.
Инициатор – лицо, инициирующее процесс создания, согласования, подписания документов в СЭД;
Согласующий – лицо, согласующее документ в СЭД;
Подписант – ответственное должностное лицо, подписывающее документ, в том числе и в электронном виде в СЭД;
Регистратор - лицо, ответственное за регистрацию документов в СЭД;
Помощник руководителя – сотрудник, выполняющий функции приема, обработки, регистрации документов, поступающих в адрес руководителя;
Закупка – комплекс мероприятий по заключению договоров на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения нужд УрФУ;
Заявка и задание на закупку – комплект документов установленной формы, содержащий виды и формы оплаты, а также требования и подробные характеристики к закупаемым товарам/работам/услугам;
Закупочная документация – комплект документов, содержащий информацию о порядке и условиях проведения закупки;
л/с – лицевой счет структурного подразделения;
ТЭО - технико-экономическое обоснование.
4. Описание процесса формирования документов по закупочной деятельности
Для инициации проведения процедуры закупки на начальном этапе требуется определить источник финансирования. Существующие источники финансирования:
- Закупка, финансируемая из средств лимитов ректора;
- Закупка, финансируемая из средств лимитов проректора/проректоров;
- Закупка, финансируемая из средств лицевого счета;
- Закупка, финансируемая из средств Программы развития.
Также на практике возможны сочетания этих источников финансирования.
В соответствии с определенным источником финансирования оформляется документация на проведение процедуры закупки.
Закупка, финансируемая из средств лимитов ректора/проректора, а так же из средств лицевого счета:
Наименование документа | Ответственный за заполнение и направление по СЭД документа | Вид документа |
Заявка | Инициатор, СП | Электронный |
Закупочная документация | ОМТО | Электронный при согласовании, Бумажный при утверждении |
Договор | ОМТО | Электронный при согласовании, бумажный при подписании |
Закупка, финансируемая из средств Программы развития:
Наименование документа | Ответственный за заполнение и направление по СЭД документа | Вид документа |
Протокол Комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств | Секретарь Комиссии по оперативному решению вопросов по расходованию средств | Электронный |
ТЭО | Инициатор, СП | Электронный |
Протокол экспертной комиссии (по оценке закупок, по приемке результатов) | Секретарь экспертной комиссии | Электронный |
Заявка | Инициатор, СП | Электронный |
Закупочная документация | ОМТО | Электронный при согласовании, бумажный при утверждении |
Договор | ОМТО | Электронный при согласовании, бумажный при подписании |
Отчетные документы по закупке* *при осуществлении приемки результатов на экспертной комиссии в соответствии с утвержденным Положением | Инициатор, СП | Электронный |
Закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) , финансируемая из средств лимитов ректора/проректора, а так же из средств лицевого счета:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
