Назначить доп. согласующих - назначаются доп. согласующие, документ уходит на согласование. После согласования у доп. согласующих, подписанту снова приходит в папку «Входящие» задание «Подписать».
На доработку - документ возвращается Инициатору на доработку. При этом обязательно заполняется поле переписки с указанием замечаний и причин возврата документа на доработку.
Снято с рассмотрения – проставляется, если документ утратил свою актуальность/надобность. При этом обязательно заполняется поле переписки с указанием причин отказа в подписании документа. Инициатор получает уведомление об отказе в подписании.
5.4.8. Регистрация ТЭО
Секретарь Экспертной комиссии получает в СЭД задание «На рассмотрение комиссии» ТЭО, формирует повестку заседания и организует проведение комиссии в порядке, определенном соответствующим Положением.
В СЭД выполняет следующие действия:
ü Открыть карточку задания «На рассмотрение комиссии»;
ü Ознакомиться с документами во вложении справа;
ü В текстовом поле делает запись, информирующую Инициатора о ходе рассмотрения ТЭО;
ü Нажимает «Сохранить» (знак дискеты в левом углу карточки) и закрывает карточку (т. е. нажимать кнопку «Выполнить» в данный момент выполнения задание НЕ требуется).
Перед закрытием карточки ТЭО система выдает предупреждение такого вида:
ü Секретарь нажимает «Нет».
5.5. Протокол Экспертной комиссии
Результаты рассмотрения ТЭО фиксируются в Протоколе экспертной комиссии. Протокол инициируется секретарем экспертной комиссии, согласуется и утверждается в электронном виде.
Процедура оформления Протоколов экспертной комиссии по приемке результатов аналогична процедуре оформления Протоколов оценки закупок.
5.5.1. Подготовка Протокола экспертной комиссии
Секретарь может создать электронный документ как из файла, так и при помощи шаблона.
После выбора метода создания документа необходимо заполнить карточку документа «Протокол комиссии»:
ü нажать кнопку «Сохранить»;
ü проверить и дополнить при необходимости автоматически открывшийся документ;
ü Нажать иконку сохранения открывшегося файла, закрыть документ.
Номер и дата протокола присваиваются секретарем комиссии на этапе формирования карточки документа.
5.5.2. Формирование маршрута согласования Протокола экспертной комиссии
Протокол отправляется маршрутом «Согласование документов» на согласование членам комиссии. Действия при формировании маршрута согласования Протокола аналогичны действиям при формировании маршрута согласования «Заявки и задания на закупку» (см. п.5.1.2.).
5.5.3. Оформление приложений и связки между документами
После оформления маршрута согласования и до старта задачи секретарь оформляет вложения и связывает документы ТЭО и Протокол экспертной комиссии для того, чтобы службы и должностные лица, участвующие в визировании и подписании документов при дальнейшем согласовании по этим ссылкам видели взаимосвязи документов.
Действия при оформлении приложений и связок между документами аналогичны действиям при оформлении приложений и связок между документами «Заявки и задания на закупку» (см. п.5.1.3.)
Процедура связывания документов аналогична процедуре, выполняемой при формировании приложений к «Заявке и задание на закупку» (см. п.5.1.3.)
5.5.4. Устранение ошибок маршрутизации
Процедура устранения ошибок маршрутизации см. п.5.1.4
5.5.5. Согласование Протокола экспертной комиссии
Протокол экспертной комиссии согласуется членами комиссии в электронном виде.
Действия согласующих при согласовании Договора аналогичны действиям при согласовании «Заявки и здания на закупку» (см. п. 5.1.5.)
При согласовании Протокола экспертной комиссии с неавтоматизированными пользователями – работниками УрФУ, поручения на согласование автоматически поступают из СЭД на корпоративную почту.
При согласовании Протокола экспертной комиссии с внешними экспертами секретарь экспертной комиссии самостоятельно производит рассылку Протокола из корпоративной почты внешним экспертам, затем при получении ответа в корпоративную почту загружает документ в СЭД через опцию «Directum», встроенную в панель инструментов Outlook
и связывает с Протоколом (связывание документов см. п.5.1.3.)
5.5.6. Подписание Протокола экспертной комиссии
Протокол экспертной комиссии подписывается председателем комиссии (проректором) в электронном виде.
Для проведения процедуры подписания подписанту требуется:
ü В папке «Входящие» председатель комиссии выбирает документ с заданием «Подписать», вызвав контекстное меню, открывает карточку задания
ü Знакомится с документом в области вложения справа
ü В левом верхнем углу карточки нажать кнопку «Выполнить» с результатом, предложенным в меню кнопки: «Подписано», «Не подписано» или «Назначить доп. согласующих»
Варианты меню подписания по кнопке «Выполнить»:
Подписано – уведомление поступает секретарю экспертной комиссии для завершения этапа подготовки по оформлению документов, являющихся основанием для проведения закупки.
Не подписано – проставляется, если документ утратил свою актуальность/надобность. При этом обязательно заполняется поле переписки с указанием причин отказа в подписании документа.
Назначить доп. согласующих - председатель комиссии (проректор) назначает доп. согласующих, документ уходит на согласование. После согласования у доп. согласующих, подписанту снова приходит в папку «Входящие» задание «Подписать».
5.5.7. Регистрация Протокола экспертной комиссии
Протокол экспертной комиссии регистрируется секретарем комиссии при создании документа (см. п.5.4.1 – карточка документа)
После подписания/утверждения протокола председателем комиссии (проректором, ответственным за данный раздел Программы развития), секретарь экспертной комиссии получает уведомление о подписании протокола.
Внимание:
Для проведения рассылки комплекта документов, являющихся основанием для проведения закупки, финансируемой из средств Программы развития, секретарь экспертной комиссии открывает карточку поступившего ранее ТЭО и нажимает «Выполнить». Система выдает предупреждение такого вида:
Секретарь добавляет вложение в область вложений справа, связывая документы ТЭО и подписанный/утвержденный Протокол.
После этого инициатор ТЭО получает уведомление системы о выполнении задания и может приступить к оформлению Заявки и задания на закупку.
5.6. Подготовка Отчетных документов (после проведения закупки, финансируемой из средств Программы развития)
Отчетные документы с результатами реализации закупки в порядке, определенном соответствующим Положением, направляются Инициатором закупки в адрес секретаря экспертной комиссии.
Отчетные документы по закупке направляются с использованием карточки «Документ произвольной формы», вид документа «Приложение»
Далее правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, «Отправить» → «Вложением в задачу»:
по свободному маршруту (кнопка «*Маршрут…», отмечена стрелкой) направляется в адрес секретаря комиссии кнопкой «Старт».
Секретарь комиссии осуществляет подготовку, подписание и рассылку протокола экспертной комиссии о приемке результатов закупки.
Процедура оформления Протоколов экспертной комиссии по приемке результатов аналогична процедуре оформления Протоколов оценки закупок
(см. п 5.6).
5.7. Отмена закупки
В случае, когда по каким-либо причинам закупка отменяется до заключения Договора, Инициатор формирует в СЭД уведомление об его отмене, производит согласование уведомления с проректором/директором/ответственным исполнителем, ОМТО и направляет в ПФУ для снятия резерва средств.
5.8. Расторжение договора, изменение условий договора
Любые изменения в условия договора (в т. ч. его расторжение) оформляются дополнительным соглашением.
Дополнительное соглашение согласовывается по тому же маршруту, что и Договор.
6. Заключительные положения
Настоящий Регламент по формированию документов по закупочной деятельности в СЭД может быть изменен, дополнен или отменен в установленном в Университете порядке.
7. Лист согласования
Начальник УБУ и ФК
Начальник ПФУ
Начальник ОМТО
Начальник ЮУ
Заместитель начальника УСРиМ
Директор по ИТ
Начальник УДиОВ
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
