Составление документов предприятия на персональном компьютере (стр. 2 )

Для того, чтобы форматирование было произведено, необходимо нажать кнопку «ОК» или для отмены — кнопку «Отмена».

Следует обратить внимание на то, что устанавливать размер страницы и величину полей надо перед тем, как приступать к форматированию текста документа. Поскольку после изменения параметров страницы текст будет расположен в соответствии с новыми установками, которые могут исказить его форматирование.

Основные принципы работы с документами в Microsoft Excel

Листы документа в Microsoft Excel представляют собой таблицы, имеющие большую размерность.

Столбцы обозначаются буквами, а строки — цифрами, являющимися их заголовками. Заголовки каждого столбца и строки дают имя ячейке, которую они образуют своим пересечением (например, D5). Имя ячейки называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку.

Активная ячейка выделяется на экране жирной рамкой. В активную ячейку можно вводить информацию с клавиатуры. После ввода чисел, текста или формул необходимо нажать клавишу «Enter» для подтверждения ввода или клавишу «Esc» — для отмены введенной информации.

Имя (адрес) активной ячейки отображается в поле адреса ячейки. Кроме этой функции, поле адреса служит и для других операций. С помощью него можно изменить имя ячейки (или группы смежных ячеек — интервала) на более запоминающееся или удобное. Также можно осуществлять быстрый переход к нужной ячейке или группе посредством указания их имени в поле адреса.

В Microsoft Excel существует также понятие интервала ячеек. Прямоугольный интервал задается посредством указания адреса левой верхней ячейки и правой нижней ячейки. Адреса этих двух ячеек при определении интервала разделяются двоеточием или точкой, например, В7:Е11 или B7.E11.

Excel позволяет производить математические и статистические операции над значениями, находящимися в разных ячейках. Например, если в ячейку A1 ввести «5», в ячейку B1 ввести «7», а в ячейку A3 ввести формулу «=A1+B1», то в ячейке A3 будет отображаться значение «12». Если в ячейку, которая связана формулой с другой ячейкой, ввести другое значение, то будет произведен автоматический пересчет значений ячеек, связанных с измененной ячейкой.

Для форматирования (изменения размера, цвета и вида шрифта, обрамления, выравнивания и т. п.) ячеек необходимо выделить диапазон ячеек и в меню «Формат» выбрать пункт «Ячейки…». После этого в появившемся окне можно изменять параметры форматирования ячейки.

Например, для установки границ (обрамления) ячейки необходимо в меню «Формат» выбрать пункт «Ячейки…». В появившемся окне выбрать закладку «Граница». Для выбора типа линии необходимо подвести курсор мыши к изображению линии в поле «тип линии:» и нажать левую кнопку мыши. Для установки цвета линии в поле «цвет:» необходимо выбрать из списка требуемый цвет (по умолчанию — черный цвет). При помощи мыши необходимо указать, в какую часть ячейки (слева, справа, сверху, снизу) установить выбранную линию. Для этого требуется подвести курсор мыши к одной из границ надписи в левой части окна и нажать левую кнопку мыши.

Установка параметров страницы в Microsoft Excel

Для установки параметров страницы необходимо в меню «Файл» выбрать пункт «Параметры страницы…». Появившееся окно содержит 4 закладки.

В закладке «Страница» можно изменить ориентацию (расположение) страницы, масштаб страницы при выводе на печать, размер бумаги и качество печати.

Для изменения ориентации (расположения) страницы необходимо подвести курсор мыши к полю с надписью «Книжная» или «Альбомная» и нажать левую кнопку мыши.

Для изменения масштаба страницы при выводе на печать необходимо подвести курсор к полю «Установить ___ % масштаба от натуральной величины» и вместо «___» установить требуемое значение аналогично изменению полей страницы, описанных в подразделе «Установка параметров страницы в Microsoft Word».

Размер бумаги можно изменить, если подвести курсор мыши к полю «Размер бумаги», нажать левую кнопку мыши и в появившемся списке выбрать подходящий формат бумаги.

Для того чтобы форматирование было произведено, необходимо нажать кнопку «ОК», или для отмены — кнопку «Отмена».

Выделение текста

При работе с Microsoft Office для выполнения любого действия над текстом его сначала необходимо выделить. Для чего существует несколько способов с использованием мыши:

-  перемещение мыши от начала до конца выделения при удерживаемой в нажатом состоянии левой кнопке мыши;

-  двойной щелчок левой кнопкой мыши по слову выделит его и пробелы за ним;

-  тройной щелчок левой кнопкой мыши по любому месту абзаца выделит весь абзац;

-  щелчок левой кнопкой мыши по любому слову предложения при одновременно нажатой клавише «Ctrl» выделит все предложение;

При помощи клавиатуры возможно выделение текста, удерживая клавишу «Shift» и перемещая курсор нажатием клавиш «ß», «à», «á», «â», «Page Up», «Page Down», «Home», «End».

Обмен данными и отмена операций

Для того, чтобы передать текст из одного документа пакета Microsoft Office в другой, необходимо выделить текст и в меню «Правка» выбрать пункт «Копировать» или «Вырезать». После этого в другом документе установить курсор в то место, куда необходимо вставить текст, и в меню «Правка» выбрать пункт «Вставить».

Для исправления последней ошибки можно отменить последнее действие при помощи команды «Отмена» меню «Правка». Word и Excel «помнят» несколько десятков последних действий пользователя.

Печать документа

Подготовленный документ, как правило, требуется затем распечатать на бумаге. Для этого необходимо выбрать в меню «Файл» пункт «Печать». В появившемся окне можно задать параметры печати, такие как номера печатаемых страниц, количество экземпляров и т. п. После выбора параметров печати требуется нажать на кнопку «ОК». После этого документ будет распечатан на принтере.

Правила «хорошего тона» при составлении документов

Существуют некоторые общепринятые правила по оформлению текста, которых также желательно придерживаться, если хотите, чтобы документ выглядел красиво и легко читался.

1. При вводе текста между словами всегда следует ставить только один пробел. В противном случае будут создаваться слишком большие интервалы, особенно при использовании режима выравнивания по ширине.

2. Не следует ставить несколько пробелов для обозначения «красной» строки. Установить отступ можно при помощи клавиши «Tab» либо с использованием команд «Абзац» и «Стиль» меню «Формат», либо при автоматическом форматировании текста с помощью команды «Автоформат».

3. Необходимо ограничивать число выделений в тексте. Чрезмерная насыщенность текста разными шрифтами, их начертаниями (жир­ный, курсив) и т. д. делает его аляповатым и трудным для восприятия. Выделения единых по смыслу и логическому назначению элементов в рамках одного документа всегда следует обозначать одинаково.

 

Лабораторная работа №1.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

СОСТАВЛЕНИЕ ПРИКАЗА И ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА

Цель работы. Изучить принцип создания распорядительных документов, получить навыки составления приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, выписки из приказа с использованием программы Microsoft Word.

Общие сведения. Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации.

Приказ – это основной распорядительный документ, являющийся правовым актом, издаваемым руководителем организации (структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач.

Все приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

Приказами по основной деятельности оформляются управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной, финансовой, плановой и другой деятельности.

В результате общественно-трудовых отношений, возникающих между двумя сторонами – организацией и гражданами, создаются документы по личному составу.

Подготовка проекта приказа включает следующие этапы: изучение существа вопроса, знакомство с нормативно-правовыми актами и другими документами по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов организации, подготовка текста, согласование, подписание, регистрация, доведение до сведения исполнителей.

Бланк приказа включает следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа – ПРИКАЗ; дата, номер; место (город) издания — если указано в наименовании организации, то не пишется, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, список рассылки, отметка об исполнении документа и направлении его в дело (см. прил. 1).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, раскрываются причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Когда приказ издается на основании документа вышестоящего органа, то констатирующая часть должна содержать ссылку на него с указанием вида документа, его автора, даты издания, номера и заголовка. В некоторых случаях, когда причины издания приказа являются очевидными или не требуют описания, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть содержит действия и фамилии должностных лиц, ответственных за их совершение, а также сроки исполнения. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами слева в поле текста без отступа. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Текст приказа обычно делится на пункты.

Распорядительные пункты строятся последовательно по схеме:

-  исполнитель (наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения, организации);

-  действие;

-  срок исполнения.

Последний пункт приказа формулируется следующим образом: «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда этот пункт можно опустить.

Дата приказа – это дата подписания его руководителем. Также дата приказа означает и начало вступления его в законную силу, если иное не оговорено в приказе.