Составление документов предприятия на персональном компьютере (стр. 1 )

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Ростовский государственный университет

путей сообщения

,

СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ

Методические указания

к лабораторным работам

 

Ростов-на-Дону

2001

УДК 651 (07)

Составление документов предприятия на персональном компьютере. Методические указания к лабораторным работам , ; Рост. гос. ун-т путей сообщения. Ростов н/Д, 2001. 36 с.

Содержатся основные сведения о видах документов, их структуре и сферах использования, основные принципы работы при составлении документов при помощи пакета офисных программ Microsoft Word и Excel. Также содержатся варианты заданий к выполнению лабораторных работ с целью получения практических навыков создания документов и рекомендуемая литература.

Библиогр.: 9 назв. Прил.: 9.

Рецензент: д-р техн. наук, проф. (РГУПС)

Составление документов предприятия на персональном компьютере

Методические указания к лабораторным работам

Редактор

Техническое редактирование и корректура

Подписано к печати 16.11.2001. Формат 60х84/16.

Бумага офсетная. Печать офсетная. Усл. печ. л. 2,09.

Уч.-изд. л. 2,0. Тираж 100 экз. Изд. № 000. Заказ № 000.

Ростовский государственный университет путей сообщения.

Лицензия ЛР .

Ризография РГУПС. Лицензия ПЛД .

Адрес университета:

344038, г. Ростов н/Д, пл. им. Ростовского стрелкового полка народного ополчения, 2.

© Ростовский государственный университет путей сообщения, 2001

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Общие сведения для создания текстовых документов в Microsoft Word и Excel

Лабораторная работа №1. Распорядительные документы. Составление приказа и выписки из приказа

Лабораторная работа №2. Организационные документы. Составление должностной инструкции

Лабораторная работа №3. Организационные документы. Составление штатного расписания

Лабораторная работа №4. Информационно – справочные документы. Составление акта, протокола, выписки из протокола

Лабораторная работа №5. Информационно – справочные документы. Составление докладной, служебной и объяснительной записок

Лабораторная работа №6. Информационно – справочные документы. Составление писем

Лабораторная работа №7. Личные документы. Составление заявления и резюме

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Приложение 9

Рекомендуемая литература

ВВЕДЕНИЕ

В повседневной жизни мы постоянно имеем дело с документами. Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация, обладающая определенными реквизитами.

Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. К основным задачам делопроизводства относятся: отражение в документах управленческой, производственной и любой другой деятельности организации, а также обеспечение рационального использования и оборота документов в деловой практике организации.

Для любого предприятия, ведущего активный документооборот, актуальной является проблема наведения порядка и контроля за прохождением информации. Особую важность имеет возможность быстрого поиска необходимых данных. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства стали особенно развиваться, когда время, затрачиваемое на поиск необходимых бумажных документов, стало превышать время работы с ними.

На сегодняшний день самым популярным пакетом автоматизации делопроизводства является Microsoft Office 97 (2000) для работы под управлением операционной системы Windows 95/98/2000. В состав пакета входят: Microsoft Word — текстовый процессор для создания и редактирования текстовой информации; Microsoft Excel — система управления электронными таблицами для создания, редактирования и обработки текста, диаграмм, формул и вычислений, связанных с табличными листами; Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций, Outlook Express — программа работы с электронной почтой и др.

Набранный текст, конечно, можно назвать документом, но весьма условно. В делопроизводстве существуют определенные правила оформления документов. Выполнение единых правил обеспечивает юридическую силу документов и облегчает работу с ними. Бумага без даты, подписи и других основных реквизитов не является официальным документом.

 

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В MICROSOFT WORD И EXCEL

Открытие, закрытие и сохранение файла

Для открытия ранее сохраненного файла необходимо:

1.  Запустить программу, в которой был создан документ (Microsoft Word или Excel). Для этого необходимо нажать кнопку «Пуск» и в появившемся меню выбрать пункт «Программы», а затем в появившемся списке программ выбрать требуемую программу при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре и нажать клавишу «Enter» или подвести курсор мыши к названию программы и нажать левую кнопку мыши.

2.  В программе выбрать в меню «Файл» пункт «Открыть».

3.  В появившемся окне, в поле «Папка:» выбрать путь, где находится файл (например, на винчестере — «С:\Мои документы», на дискете — «А:\»). В списке файлов в центре окна выбрать требуемый файл и нажать на кнопку «ОК» или подвести курсор мыши к пиктограмме слева от названия файла и нажать два раза левой кнопкой мыши.

После этого можно будет работать с файлом.

После окончания работы с документом для последующей работы с ним файл требуется сохранить. Для этого необходимо:

1.  Выбрать в меню «Файл» пункт «Сохранить как…».

2.  В появившемся окне в поле «Папка:» выбрать путь, куда необходимо сохранить файл (например, для сохранения на винчестер — «С:\Мои документы», для сохранения на дискету — «А:\»). В поле «Имя файла» необходимо указать имя файла для этого документа.

3.  После выбора пути и имени файла для завершения сохранения необходимо нажать кнопку «ОК».

После завершения работы для закрытия файла необходимо в меню «Файл» выбрать пункт «Закрыть».

Основные принципы работы с документами в Microsoft Word

Microsoft Word представляет собой текстовый редактор, имеющий большие возможности форматирования текста и графических объектов на странице.

Для того, чтобы изменить форматирование шрифта, необходимо выделить текст и в меню «Формат» выбрать пункт «Шрифт…». В появившемся окне можно выбрать тип, начертание, размер и различные видоизменения шрифта. При этом образец шрифта после форматирования будет показан в отдельном поле в нижней части окна. После выбора форматирования требуется нажать кнопку «ОК» — для принятия изменений или кнопку «Отмена» — для отказа в изменении.

Для изменения отступов и интервалов абзаца необходимо в меню «Формат» выбрать пункт «Абзац…». В появившемся окне можно выбрать выравнивание абзаца (по ширине, по левому краю, по правому краю, по центру), размер отступов слева и справа, интервалы перед абзацами и после них, междустрочный интервал. Вид текста после форматирования будет показан в отдельном поле в нижней части окна. После выбора форматирования требуется нажать кнопку «ОК» — для принятия изменений или кнопку «Отмена» — для отказа в изменении.

Установка параметров страницы в Microsoft Word

Для документов используются, как правило, два формата бумаги: А4 (210х297 мм) — для большинства документов и А5 (148х210 мм) — для небольших документов. Нижнее и левое поля документа должны быть не менее 2 см, правое — не менее 1 см, верхнее — не менее 1,5 см.

Для установки параметров страницы необходимо в меню «Файл» выбрать пункт «Параметры страницы…». Появившееся окно содержит 4 закладки. Рассмотрим 2 наиболее часто используемые из них.

В закладке «Поля» можно изменить размеры полей страницы, отступы колонтитулов (номеров страниц и другой повторяющейся информации, которая находится на каждой странице в верхней или нижней части) и пр.

Изменить размер поля можно тремя способами:

1)  подвести курсор мыши к маленьким стрелочкам («вверх» или «вниз»), расположенным справа от значения размера поля, и нажатием левой кнопки мыши выбрать требуемое значение;

2)  установить курсор в поле, где находится значение, и нажатием клавиш «стрелка вверх» и «стрелка вниз» выбрать требуемое значение;

3)  установить курсор в поле, где находится значение, и исправить его при помощи редактирования, используя клавиши со стрелками, цифрами и «стирание».

В закладке «Размер бумаги» можно изменить размер листа и его расположение.

Размер бумаги можно изменить, если подвести курсор мыши к полю «Размер бумаги», нажать левую кнопку мыши и в появившемся списке выбрать подходящий формат бумаги. Также можно установить произвольный размер бумаги, изменив значения полей «Ширина» и «Высота» аналогично изменению размера поля страницы, описанному ранее.

Для изменения ориентации (расположения) страницы, необходимо подвести курсор мыши к полю с надписью «Книжная» или «Альбомная» и нажать левую кнопку мыши.

В поле «Применить» можно выбрать диапазон страниц, к которым будет применено новое форматирование. Для этого необходимо подвести курсор мыши к полю «Применить» и нажать левую кнопку мыши, а затем в появившемся списке выбрать требуемый вариант: «К текущему разделу» — форматирование будет применено к страницам текущего раздела, «До конца документа» — форматирование будет применено от текущей страницы до последней страницы документа, «Ко всему документу» — форматирование будет применено ко всем страницам документа.