Текст акта излагается от третьего лица единственного числа.
Порядок выполнения работы:
1. Проанализировать состав реквизитов информационно-справочных документов и изучить принципы их составления.
2. Составить документ в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:
1) протокол заседания профсоюзного комитета;
2) выписка из протокола заседания профсоюзного комитета;
3) протокол заседания студенческого научного совета вуза;
4) выписка из протокола заседания студенческого научного совета вуза;
5) акт о технической неисправности оборудования;
6) протокол собрания студенческой группы;
7) выписка из протокола собрания студенческой группы;
8) акт о проведении экспертизы станка;
9) протокол заседания государственной экзаменационной комиссии;
10) акт о выполнении работы;
11) протокол совещания директората;
12) выписка из протокола совещания директората;
13) протокол собрания акционеров;
14) акт о приобретении материалов;
15) протокол заседания жюри;
16) выписка из протокола заседания жюри;
17) акт о выделении документов к уничтожению.
3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5.
ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВЛЕНИЕ
ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК
Цель работы. Изучить область применения докладной, служебной, объяснительной записок, получить навыки их составления с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Докладная записка — документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему руководству. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя (см. прил. 6).
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу и предложения.
Текст докладной и служебной записок делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая — выводы, мнения и предложения составителя.
Объяснительная записка — документ, объясняющий причины трудовых правонарушений или нарушений в производственной деятельности.
Объяснительная, служебная и докладная записки могут быть оформлены рукописным способом или при помощи компьютера на стандартном листе бумаги. Подписываются они составителями.
Реквизиты докладной, объяснительной и служебной записок: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, адресат, заголовок, текст, приложение (если есть), подпись, дата, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Датой докладной, служебной и объяснительной записок является дата их подписания составителем.
Порядок выполнения работы:
1. Изучить состав реквизитов, структуру, а также принципы составления докладной, служебной и объяснительной записок.
2. Составить документ в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:
1) докладная записка о необходимости командировании сотрудника в другую организацию;
2) служебная записка о предоставлении отчетных данных (от руководителя к специалисту);
3) объяснительная записка о пропуске учебных занятий;
4) служебная записка студента о внесении изменений в проект (от специалиста к специалисту);
5) объяснительная записка о срыве сроков поставки продукции;
6) докладная записка о необходимости приобретении канцелярских товаров;
7) служебная записка с информацией о праздничных днях;
8) объяснительная записка об опоздании на работу;
9) докладная записка о поощрении сотрудников;
10) служебная записка о внесении изменений в график (от руководителя к специалисту);
11) объяснительная записка о предоставлении отчета в срок;
12) докладная записка о лишении премии сотрудника;
13) объяснительная записка студента о наличии задолженностей в сессию;
14) докладная записка об отчетных данных за текущий год;
15) объяснительная записка об ошибке в отчетных данных;
16) докладная записка о прогулах сотрудника;
17) служебная записка с информацией о режиме работы библиотеки;
18) докладная записка с просьбой выдать пропуск новому сотруднику;
19) объяснительная записка о прогуле.
3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6.
ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
СОСТАВЛЕНИЕ ПИСЕМ
Цель работы. Изучить принцип создания писем и получить навык их составления с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, чаще всего — пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях (см. прил. 8).
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (в личной беседе, в телефонном разговоре).
Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу; предложение; претензию; запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Некоторые реквизиты формуляра-образца письма:
- наименование организации;
- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке и др.);
- дата и номер письма;
- адресат (если более 4 адресатов, то список рассылки оформляется на отдельном листе);
- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (инициативного письма);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись (указывается наименование должности, проставляется личная подпись с инициалами и фамилией);
- печать (при необходимости);
- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
- отметка об исполнении документа (инициалы и фамилия машинистки, количество экземпляров, если необходимо);
- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "для служебного пользования" и т. п.).
Письма оформляют на специальных бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа — письмо — не пишут.
Обычно от имени организации письма подписываются руководителем организации, а финансовые письма (гарантийные письма) также подписываются главным бухгалтером.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурному подразделению или конкретному должностному лицу.
Реквизит "Адресат" оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.
Например:
Московский государственный университет,
Факультет журналистики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, инициалы и фамилию — в дательном.
Например:
Начальнику отдела сбыта
ОАО "Луч"
Порядок выполнения работы:
1. Изучить состав реквизитов и принципы составления письма.
2. Составить письмо в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:
1) письмо с просьбой предоставить информацию о выпускаемой продукции;
2) письмо по вопросу аренды здания;
3) письмо с просьбой о поддержании ходатайства о представлении к награде;
4) гарантийное письмо о последующей оплате за заказ;
5) письмо с заявкой на участие в конференции;
6) письмо с просьбой заключить соглашение о совместной деятельности;
7) письмо с приглашением на участие в практическом семинаре;
8) информационное письмо о предстоящей выставке;
9) письмо с просьбой выслать технические спецификации выпускаемой продукции;
10) письмо с уведомлением студенту об отчислении из вуза;
11) письмо с запросом от предприятия об успеваемости студента-целевика;
12) письмо с предупреждением о наложении штрафа за невыполнение договорных обязательств;
13) письмо с предупреждением о прекращении поставок оборудования;
14) письмо с просьбой выслать банковские реквизиты организации;
15) благодарственное письмо сотруднику другой организации;
16) письмо о подтверждении участия в издании сборника научных трудов;
17) письмо с информацией об изменении цены на продукцию фирмы;
18) письмо с приглашением сотрудников по обмену опытом в США;
19) письмо с приглашением на работу.
3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
Лабораторная работа №7.
ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
СОСТАВЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ И РЕЗЮМЕ
Цель работы. Изучить принцип создания и получить навык составления заявления и резюме с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Личные документы используются при обращении в учреждения и организации, к руководству предприятия от лица составителя документа.
Заявление — это документ, который побуждает руководителя принять какое-либо решение по вопросу, отраженному в заявлении. Заявление, как правило, пишется на имя руководителя организации. Они могут быть написаны, как сотрудниками организации, так и лицами, не являющимися сотрудниками (см. прил. 7).
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
