Справочное руководство (стр. 5 )

Если ставится галочка сбросить остатки на 0, то остаток по каждому продукту на дату начала учета будет равен 0. Если на выбранную дату начала учета есть остатки – их всегда можно ввести через пункт меню Склад > Остатки на дату начала учета:

Все введенные остатки на дату начала учета можно просмотреть и распечатать по кнопке Печать. Если нужно ввести остатки продукта по другой цене, которой нет в списке, в окне редактирования остатка отмечаем флажок «добавить по другой цене» и вводим новую цену:

Приход продукта вводится в меню Склад > Приход продукта.

Расход вводится при добавлении продукта во время составления технологической карты, а также при списании продукта (см. выше).

Таким образом, остаток продукта на какую-либо дату (дата должна быть больше даты начала учета) = остаток на дату начала учета + приход продукта за период с начала учета по эту дату (в приходе продуктов) – расход продукта за этот же период (в технологических картах и списании).

При ведении склада следует очень внимательно относиться к удалению и изменению уже введенных данных, т. к. удаление прихода, если есть расход, приведет к образованию минуса на остатках.

5.4 Печать ведомостей

В меню Склад можно вывести на экран и при необходимости распечатать следующие ведомости:

- несписанные продукты;

- ведомость прихода;

- ведомость прихода по поставщикам;

- ведомость расхода;

- ведомость списания;

- ведомость остатков;

- оборотная ведомость;

- ведомость движения продукта.

Назначение этих ведомостей соответствует их названию. В ведомости движения продукта можно по выбранному продукту увидеть все его движения за определенный период, что бывает полезно при обнаруженных минусах в остатках продуктов.

Например, для вывода на экран оборотной ведомости необходимо выбрать пункт меню Склад > Оборотная ведомость. Появиться окно:

Здесь выбирается период, за который необходимо распечатать ведомость, после чего нажимается ОК и ведомость появится на экране. Аналогично и для остальных ведомостей. Все ведомости можно экспортировать в MS Excel при помощи кнопки меню, указанной на рисунке ниже:

6. Печатные формы

При работе с программой МЕНЮ на принтер выводятся следующие печатные формы:

6.1 Технологическая карта

В главном окне программы в списке технологических карт выбираем нужную и при помощи меню нажимаем Печать > Технологическая карта. В появившемся меню выбираем группу и нажимаем ОК. Появится окно предварительного просмотра карточки. Здесь можно просмотреть печатную форму на экране и, если нужно, вывести ее на принтер или экспортировать в Excel.

Кнопка «Печать» - отправляет документ на печать.

Кнопка «Экспорт в Excel» - экспортирует документ в Excel.

Кнопка «Закрыть окно» - закрывает окно предварительного просмотра.

6.2 Меню

Чтобы распечатать меню на день, нажимаем Печать > Меню. Появиться окно, в котором задаем дату, на какую необходимо распечатать меню, а также выбираем группу, для которой будем печатать меню. Нажимаем ОК - появится окно предварительного просмотра, в котором можно просмотреть меню на экране или вывести на принтер.

6.3 Меню с ценой

Данная форма – это аналог меню, в котором дополнительно выводится цена на каждое блюдо. Чтобы распечатать меню с ценой, нажимаем Печать > Меню с ценой. Появиться окно, в котором задаем дату, на какую необходимо распечатать меню, а также выбираем группу, для которой будем печатать меню. Нажимаем ОК - появится окно предварительного просмотра, в котором можно просмотреть меню с ценой на экране или вывести на принтер.

6.4 Меню сокращенное

Чтобы распечатать сокращенное меню (на поллиста А4) нажимаем Печать > Меню сокращенное. Появиться окно, в котором задаем дату, на какую необходимо распечатать меню, а также отмечаем 3 группы, которые будут напечатаны. Нажимаем ОК - появится окно предварительного просмотра, в котором можно просмотреть меню на экране или вывести на принтер. Если групп больше трех, переворачиваем лист в принтере, отмечаем оставшиеся группы и выводим на печать меню на второй половине листа.

6.5 Меню-раскладка продуктов

Меню-раскладка продуктов – это меню, в котором дополнительно выводится состав на каждое блюдо из меню, с ценами. Чтобы распечатать меню-раскладку продуктов на день, нажимаем Печать > Меню. Появиться окно, в котором задаем дату, на какую необходимо распечатать меню, а также выбираем группу или несколько групп, для которых будем печатать меню. Нажимаем ОК - появится окно предварительного просмотра, в котором можно просмотреть меню-раскладку продуктов на экране или вывести на принтер.

6.6 Выписка на склад

Выбираем Печать > Выписка на склад. Появится окно следующего вида:

Здесь можно выбрать дату, за которую можно распечатать выписку, и выбрать режим формирования отчета: 1) «По всем группам продукции» - будет выведена выписка на склад по выбранным слева возрастным группам БЕЗ разбивки на группы продукции (завтрак, обед и т. д.); 2) «Разбивать на группы продукции» - будет выведена выписка на склад по выбранным слева возрастным группам С разбивкой на группы продукции (завтрак, обед и т. д.); 3) «Разбивать на возрастные группы» - в одном отчете будет выведена выписка на склад с разбивкой по всем ВОЗРАСТНЫМ группам. Если отметить пункт Округлять до 2 знаков после запятой – количество продукта будет округлено до 2-х знаков после запятой.

6.7 Меню-требование

Выбираем Печать > Меню-требование. Появится окно:

Здесь выбираем дату, возрастную группу и группу продукции (завтрак, обед и т. д.), для которой необходимо распечатать выписку. Если печатать нужно по всем группам, оставляем поле пустым. Также можно задавать параметры печати выписки: формат бумаги, ориентацию страницы. Печатную форму можно сразу экспортировать в Excel отметив пункт Сразу экспортировать в Excel и распечатать оттуда (рекомендуется, т. к. часто форма не помещается на лист А4, а в Excel можно провести масштабирование).

6.8 Накопительная ведомость

Выбираем Печать > Накопительная ведомость. Появится окно:

Здесь необходимо выбрать период, за который нужно выполнить расчет Накопительной ведомости. Количество дней в периоде считается автоматически, при необходимости количество дней для расчета можно изменить. В данной ведомости в графе НОРМА отражена норма расхода по каждой из групп продукции (берется из справочника Нормы питания детей), а в графе РАСЧЕТ отражена расчетная норма расхода (в расчет включаются продукты из справочника продуктов, у которых проставлена группа продукции, и которые добавлены в технологические карты за указанный период). Также производится расчет процента выполнения нормы.

6.9 Выполнение денежных норм

Выбираем Печать > Выполнение денежных норм. Появиться окно:

Здесь необходимо выбрать период, за который необходимо выполнить расчет выполнения денежных норм. Расчет производится за каждый день в разрезе возрастных групп, в поле РАСЧЕТ отражена расчетная норма, в поле НОРМА отражена норма из справочника Денежные нормы, в поле % ОТ НОРМЫ – процент выполнения нормы. В конце отчета выводится итоговые средние значения за выбранный период.

6.10 Накопительная ведомость по стоимости питания

Выбираем Печать > Накопительная ведомость по стоимости питания. Появиться окно:

Выбираем период, за который будет формироваться отчет, а также отмечаем нужные возрастные группы. В данном отчете по дням рассчитывается фактическая денежная норма на одного человека и общая сумма для всех детей, производится расчет отклонения и процент выполнения от доведенной нормы.

7. Сервисные функции программы

7.1 Параметры программы

Вызывается из меню Сервис > Параметры или путем нажатия на кнопку в главном окне. При помощи данной функции можно ввести и, если необходимо, изменить следующие данные, которые при помощи вкладок разбиты на группы.

Группа – Общие / ФИО сотрудников:

- наименование организации;

- наименование должности руководителя;

- Ф. И.О. руководителя организации;

- Ф. И.О. врача (диетсестры);

- Ф. И.О. сотрудника, который занимается составлением меню;

- Ф. И.О. кладовщика;

- Ф. И.О. повара.

- путь к базе данных – можно указать путь, если база данных находиться не в каталоге с программой.

Группа – Наименования групп:

- наименование возрастной группы 1;

- …;

- наименование возрастной группы 10.

Можно указать наименования до 10 возрастных групп. Если группа не используется – наименование должно быть пустое, без пробелов. Данные параметры учитываются при печати выходных форм и в самой программе.

7.2 Архивация БД

При помощи меню Сервис > Архивация БД можно сделать резервную копию базы данных. Резервная копия сжимается архиватором zip, архив располагается в папке с программой в подпапке archive. В наименованиях архивов указана дата и время создания, например: db_29-06-2012_15-28.zip. Рекомендуется регулярно делать резервные копии базы данных, чтобы при необходимости восстановить базу данных. Для восстановления необходимо извлечь файл из нужного архива в каталог с программой.

7.3 Восстановление БД из архива

При помощи меню Сервис > Восстановление БД из архива можно восстановить из архива резервную копию базы данных. Нужную резервную копию необходимо выбрать в диалоге открытия файла архива. Перед восстановлением рекомендуется сделать резервную копию текущей базы данных.

7.4 Сжатие БД

При помощи пункта меню Сервис > Сжатие БД можно сжать (уменьшить занимаемый объем) и восстановить базу данных при повреждениях. Перед сжатием рекомендуется сделать резервную копию базы данных.

7.5 Копирование группы

При выборе данной функции можно скопировать выбранную группу в нужную группу. В диалоге нужно указать номер по порядку для данных групп, т. е. например группу 5 копируем на место группы 4. Также дополнительно можно указать, копировать ли сведения в справочниках «Нормы питания детей» и «Денежные нормы». Данной функцией следует пользоваться аккуратно, перед использованием рекомендуется сделать резервную копию текущей базы данных.

Пункты меню Сервис > Модификация БД и Сервис > Выполнить произвольный SQL запрос к БД используются, если при обновлении программы меняется структура базы данных.

Данное справочное руководство доступно из программы по кнопке или через пункт меню: Сервис > Справка.