Система электронного документооборота jDocFlow (стр. 11 )

·  При поиске в тексте даты введенный фрагмент должен соответствовать маске ДД. ММ. ГГГГ

В качестве примера, результаты поиска документов по значению «№53» поля «Документ содержит» окна фильтра. Видно, что отобрались документы, у которых в значении поля «Тема» присутствует значение «53», а символ «№» является разделителем, но поскольку до «№» нет никаких символов, то поиск идет по значению «53»:

6.7.2  Использование строки быстрого поиска

Существует возможность искать документы в папке по некоторым реквизитам, не открывая форму фильтра. Для этого нужно использовать поле с надписью «Поиск в папке» на инструментальной панели.

Введенный в поле текст ищется в реквизитах документа:

·  Заголовок

·  Примечание

·  Краткое содержание

·  Комментарии

·  Штрихкод файла

·  Регистрационный номер

·  Исх. номер отправителя

·  Получатель

·  Отправитель

·  Корреспондент/Адресат

·  Поля поручений (автор, исполнитель, текст поручения, комментарий)

·  Поля напоминаний (контакт, текст напоминания)

·  История изменений

·  Участники документов

После ввода текста для поиска нужно нажать клавишу Enter или мышью на значок лупы справа от поля. В список выведутся найденные документы.

Возможен также:

·  Поиск по нескольким словам, в том числе, находящимся в разных полях документа:

·  Поиск по точной фразе:

·  Поиск по вхождению или по точному соответствию регистрационного номера.

Пример: поиск регистрационного номера, содержащего фрагмент «/3»

При поиске документов следует учитывать тот факт, что поиск не производится по «стоп-словам» - это слова, знаки, символы, которые самостоятельно не несут смысловой нагрузки и игнорируются поисковыми средствами СУБД.

К стоп-словам можно также отнести наиболее распространенные и часто встречающиеся слова. Если в запросе содержится стоп-слово, оно будет автоматически исключено при поиске. Например, слова «письмо», «приказ» и т. п. При указании данного слова в строке поиска, поиск, скорее всего, будет неудачным:

«Нулевой» результат поиска объясняется тем, что в системе содержится большое количество документов с использованием этого слова – результатов поиска было бы слишком много.

Также к стоп-словам относятся предлоги. Если во введенном в строку поиска тексте содержится предлог, то при поиске по такому запросу (с предлогом) нужные документы не будут найдены.

Если в поисковой строке ввести «мер по реализац», то результат поиска будет пустой:

Для поиска документов содержащих фразу «Меры по реализации» в поисковой строке можно ввести часть фразы без окончаний - «мер реализац». Можно использовать отдельные фрагменты слов – «мер», «реализац». Предлог нужно исключить из исходной фразы:

Использовать предлоги в поисковых запросах можно в том случае, если необходимо найти точную фразу – при этом необходимо указать фразу полностью, с окончаниями слов, и обязательно заключить в кавычки. Пример – вводим в строку поиска «меры по реализации» (с кавычками):

6.7.3  Поиск по столбцам списка

Существует возможность поиска по конкретному столбцу списка. Для того, чтобы осуществить поиск, нужно навести указателем мыши на заголовок столбца, щелкнуть по появившемуся значку , ввести поисковый фрагмент в появившееся поле и нажать Enter.

После наложения условий фильтра значок изменяет свой вид. При наведении на него указателя мыши появляется всплывающая подсказка с условием фильтра:

При вводе поисковой фразы, по аналогии с поиском в строке быстрого поиска, следует учитывать, что встроенные поисковые средства СУБД не полностью поддерживают полнотекстовый поиск – из фразы необходимо исключить предлоги и наиболее распространенные слова (стоп-слова).

Например, для поиска документов, содержащих фразу «Меры реализации» необходимо использовать фразу «мер реализац» (указывается без кавычек) или же отдельные слова – «мер», «реализац». Если в поисковой фразе будет указан предлог – поиск, скорее всего, будет неудачным.

При поиске точной фразы – «меры по реализации» (указывается в кавычках) – предлог будет учитываться при поиске.

6.8.  Состав столбцов в списке документов

Окно выбора состава столбцов в списке документов вызывается при помощи кнопки «Состав столбцов» , которая находится в правой части экрана списка документов.

6.9.  Сортировка документов

Окно сортировки вызывается при помощи кнопки «Сортировка» , которая находится в правой части экрана списка документов.

Предусмотрена возможность сортировки по следующим полям:

·  Автор РКК;

·  Вид документа;

·  Время поступления;

·  Гриф доступа;

·  Дата выдачи;

·  Дата регистрации;

·  Дата создания;

·  Дата списания;

·  Необходимость обработки;

·  Номер;

·  Номер отправителя;

·  Отправитель;

·  Рег. номер (порядковый номер)

·  Состояние;

·  Срок исполнения поручений;

·  Тема.

6.10.  Настройка пользовательских представлений

Настройка пользовательских представлений позволяет сохранить различные настройки фильтрации документов, состава отображаемых столбцов и сортировки документов под различными же наименованиями и оперативно их переключать. Например, в личной папке можно создать представления «Для согласования» и «Для исполнения», при помощи которых в личной папке будут выбираться только документы, по которым пользователю выданы поручения вида «Согласование» или «Поручение по документу» соответственно.

Для создания представления нужно выполнить следующие действия:

Ø  При помощи «Быстрого фильтра» и/или «Фильтра документов» отобрать документы по интересующим критериям;

Ø  Отредактировать состав отображаемых в списке столбцов, отобразить нужные и скрыть ненужные;

Ø  При помощи «Сортировки» отсортировать документы в нужном порядке;

Ø  Нажать кнопку «» в меню «Определить/изменить представление»

Ø  Ввести название для создаваемого представления.

Ø  Ввести номер по порядку. Создаваемые представления будут отсортированы по алфавиту в списке папок. При необходимости этот порядок можно изменить, указав номер по порядку.

Созданное представление будет выглядеть как папка документов, вложенная в личную папку.

6.11.  Создание отчетов

Для создания отчета по документу необходимо в списке документов выделить документ и нажать кнопку , которая находится в правой части экрана списка документов, после чего выбрать из списка соответствующий отчет.

Для вызова отчетов, которые формируются по одному конкретному документу, можно воспользоваться аналогичной кнопкой в карточке просмотра документа.

Список отчетов может варьироваться, в зависимости от подразделения пользователя и текущей папки.

6.12.  Добавление заместителей

Для добавления заместителей необходимо:

·  Перейти в свои личные данные через кнопку «»;

·  В личных данных в закладке сведения нажать на кнопку «»;

·  Выбрать из справочника заместителя;

·  Установить флажок рядом с фамилией заместителя, чтобы сделать его активным.

Активный заместитель будет получать уведомления замещаемого и сможет заходить за него в систему и выполнять его поручения.

По ссылке «Личные данные» также имеется возможность выполнять следующие настройки:

·  Корректировать свою контактную информацию;

·  Формировать индивидуальные группы избранных контактов;

·  Добавлять шаблоны автотекста для типовых резолюций, используемых при формировании или исполнении поручений.

Для ускорения поиска и выбора контактов, в системе предусмотрена возможность настройки личных групп контактов. Для настройки такой группы, необходимо создать новую запись в закладке «Группы контактов», ввести ее наименование и определить перечень участников путем их последовательного выбора из справочника контактов.

6.13.  Настройка параметров входа в систему

Каждый пользователь может определить для себя следующие параметры входа в систему:

·  Стартовая задача – задача, которая будет автоматически открываться при входе в систему. Например, «Папки документов» или «Справочник контактов». Значение выбирается из списка доступных задач.

Основные порталы (построено редакторами)

Домашний очаг Дом • Дача • Садоводство • Дети • Активность ребенка • Игры • Красота • Женщины • (Беременность) • Семья • Хобби Здоровье: • Анатомия • Болезни • Вредные привычки • Диагностика • Народная медицина • Первая помощь • Питание • Фармацевтика История: СССР • История России • Российская Империя Окружающий мир: Животный мир • Домашние животные • Насекомые • Растения • Природа • Катаклизмы • Космос • Климат • Стихийные бедствия Справочная информация Документы • Законы • Извещения • Утверждения документов • Договора • Запросы предложений • Технические задания • Планы развития • Документоведение • Аналитика • Мероприятия • Конкурсы • Итоги • Администрации городов • Приказы • Контракты • Выполнение работ • Протоколы рассмотрения заявок • Аукционы • Проекты • Протоколы • Бюджетные организации Муниципалитеты • Районы • Образования • Программы Отчеты: • по упоминаниям • Документная база • Ценные бумаги Положения: • Финансовые документы Постановления: • Рубрикатор по темам • Финансы • города Российской Федерации • регионы • по точным датам Регламенты Термины: • Научная терминология • Финансовая • Экономическая Время: • Даты • 2015 год • 2016 год Документы в финансовой сфере • в инвестиционной • Финансовые документы - программы

Техника Авиация • Авто • Вычислительная техника • Оборудование • (Электрооборудование) • Радио • Технологии • (Аудио-видео) • (Компьютеры) Общество Безопасность • Гражданские права и свободы • Искусство • (Музыка) • Культура • (Этика) • Мировые имена • Политика • (Геополитика) • (Идеологические конфликты) • Власть • Заговоры и перевороты • Гражданская позиция • Миграция • Религии и верования • (Конфессии) • Христианство • Мифология • Развлечения • Масс Медиа • Спорт (Боевые искусства) • Транспорт • Туризм Войны и конфликты: Армия • Военная техника • Звания и награды Образование и наука Наука: Контрольные работы • Научно-технический прогресс • Педагогика • Рабочие программы • Факультеты • Методические рекомендации • Школа • Профессиональное образование • Мотивация учащихся Предметы: Биология • География • Геология • История • Литература • Литературные жанры • Литературные герои • Математика • Медицина • Музыка • Право • Жилищное право • Земельное право • Уголовное право • Кодексы • Психология (Логика) • Русский язык • Социология • Физика • Филология • Философия • Химия • Юриспруденция

Мир Регионы: Азия • Америка • Африка • Европа • Прибалтика • Европейская политика • Океания • Города мира Россия: • Москва • Кавказ • Регионы России • Программы регионов • Экономика Бизнес и финансы Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги - контроль • Ценные бумаги - оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством