Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с организациями - источниками комплектования в области делопроизводства и архивного дела

Взаимодействие ГКУВО «ГАВО» с

организациями - источниками комплектования

в области делопроизводства и архивного дела

Сегодня хотелось бы поговорить о нашей совместной работе архива и организациями – источниками комплектования ГКУВО «ГАВО». В своей работе мы руководствуемся следующими нормативно-правовыми актами:

- Федеральный закон -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», М. 2007;

- «Основные правила работы архивов организаций», М.2002.

Многие задают вопрос, а как мы попали в источники комплектования или как стать источником комплектования, и в чем заключается работа с архивом.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

- функционально-целевое назначение организации;

- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные организации. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных архивов в обязательном порядке. Определение других организаций в источники комплектования начинается с изучения уставных документов, что позволяет установить: юридическую самостоятельность организации, организационно - правовую форму; форму собственности; профиль деятельности; масштаб деятельности; подведомственность; юридический адрес. После этого составляется экспертное заключение и выносится на обсуждение экспертно- проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области о включении организации в список – источников комплектования ГКУВО «ГАВО».

При включении организаций федеральной формы собственности заключается трехсторонний договор о сотрудничестве (организация – архив – комитет культуры Волгоградской области), с организациями частной формы собственности двусторонние договоры (организация - архив).

На 1 апреля 2015 года в списке – источников комплектования ГКУВО «ГАВО» значится 171 организация, из них 116 - государственной формы собственности, 55 – негосударственной, в том числе 35 частной формы собственности.

Взаимодействие нашего архива с организациями – источниками комплектования напрямую зависит с работой ведомственного архива. Это предоставление документов на ЭПМК комитета культуры Волгоградской области (описи дел постоянного хранения, по личному составу, номенклатура дел, положение об ЭК, положение об архиве), передача документов на постоянное хранение, паспортизация. Как мы проводим эту работу?

Организация, вновь включенная в список источников комплектования должна разработать в течение 2-х первых месяцев номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и представить на ЭПМК комитета культуры Волгоградской области для согласования. Также необходимо разработать документы если в организации произошли структурные изменения.

В настоящее время государственный архив работает по государственному заданию и необходимо планировать нашу совместную работу с организациями. Планирование на следующий год начинается с ноября текущего года. Мы определяем сроки предоставления документов на ЭПМК комитета культуры Волгоградской области, какие документы, время передачи документов на постоянное хранение и за какие годы. Давайте каждую позицию рассмотрим отдельно.

1.  Положение об архиве:

В каждой организации в процессе ее деятельности образуются документы Архивного фонда, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом, хранятся в ведомственном архиве. Ведомственный архив создается в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования, и подготовке к передаче на постоянное хранение.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделения в составе службы делопроизводства. Организация должна обеспечить архив необходимым помещением. Функции архива прописаны в Положении об архиве.

Положение об архиве разрабатывается на основе «Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия», утвержденного Комитетом по делам архивов при правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. № 000.

2.  Положение об экспертной комиссии организации:

Экспертная комиссия должна быть создана в каждой организации. Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995г. № 2 и согласовывается с ЭПМК комитета культуры Волгоградской области.

ЭК создается приказом руководителя организации. В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии – заведующего архивом или ответственного за архив организации.

Основные задачи экспертной комиссии:

- рассмотрение проектов номенклатур учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделение к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Основные функции экспертной комиссии:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласования с экспертно – проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПМК комитета культуры Волгоградской области предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации.

3.  Номенклатуры дел:

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел с организациями (сводная) (приложение) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, подписанных руководителями этих подразделений, оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПМК комитета культуры Волгоградской области, после чего утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК комитета культуры Волгоградской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

4.  Описи дел постоянного хранения и по личному составу:

Согласно п. 3.7.25. «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002) организация обязана упорядочить документы не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. В этом году организации должны представить описи дел постоянного хранения и по личному составу за 2012 год. Хотелось бы отметить, что не все организации – источники комплектования вовремя представляют эти документы на рассмотрение ЭПМК комитета культуры Волгоградской области. Ведь не вовремя проведенная работа приводит к накоплению документов, а в дальнейшем и к их утрате. Основными критериями описей являются полнота состава документов, полнота сведений в предисловии, систематизация дел и техническое оформление описи.

5.  Передача документов:

Передача документов на хранение в государственный архив осуществляется после окончания срока ведомственного хранения. Напомню, что в организациях областной формы собственности – 10 лет, федеральной формы собственности – 15 лет, частной формы собственности – 10 лет. Документы передаются в государственный архив по утвержденным описям ЭПМК комитета культуры Волгоградской области.

При первой передаче документов передается историческая справка на Архивный фонд организации. При последующих передачах дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально- технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т. п.).

В целях установления в ведомственном архиве фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящему по учетным документам, проводится проверка наличия и состояния документов.

В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий;

- при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.

И завершающий этап нашей работы с организациями – источниками комплектования ГКУВО «ГАВО» в конце года паспортизация. Каждая организация паспорт организации, хранящий управленческую документацию на 1 декабря текущего года. Один экземпляр паспорта хранится постоянно в организации, другой в государственном архиве.

В течение года стараемся ответить на все Ваши вопросы, оказать как методическую так и практическую помощь.

В целом, хотелось бы отметить, что работа с организациями, являющимися источниками комплектования архива, имеет свои трудности, однако положительный результат работы с организациями, в большей мере, зависит от того, насколько руководители организаций понимают важность сохранения документов, которые являются историческим наследием и служат ценными источниками информации для исследователей.