Разработка и использование подчинённых справочников в СУБД Access (стр. 1 )

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

РАЗРАБОТКА И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

ПОДЧИНЁННЫХ СПРАВОЧНИКОВ В СУБД ACCESS

Методические указания к лабораторным работам

Ростов-на-Дону

2004

УДК 681.3.16

Разработка и использование подчинённых справочников в СУБД Access: Методические указания к лабораторным работам. - Ростов н/Д: Рост. гос. ун-т путей сообщения, 2004. - 32 с.

Представлены эффективные приёмы разработки и использования подчинённых справочников в СУБД Access. Определена общая структура базы данных и рассмотрены этапы построения информационной системы, включающей такие справочники.

Методические указания предназначены для студентов экономических и других специальностей, изучающих дисциплины «Информационные системы», «Информационные системы в экономике», «Информационные технологии в экономике», «Автоматизированные информационные технологии в экономике», «АРМ и ЛВС» и выполняющих лабораторные, контрольные и расчётно-графические работы.

Табл. 3. Ил. 8. Библиогр.: 8 назв.

Рецензенты: д-р физ.-мат. наук, проф. (РГУ);

канд. техн. наук, доц. (РГУПС)

Учебное издание

Разработка и использование подчинённых справочников в СУБД Access

Методические указания к лабораторным работам

Редактор

Подписано в печать 15.09.04. Формат 60х84/16.

Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 1,86.

Уч.-изд. л. 1,77. Тираж 100 экз. Изд. № 13. Заказ № 000.

Ростовский государственный университет путей сообщения.

Ризография РГУПС.

Адрес университета: 344038, Ростов н/Д, пл. им. Народного ополчения, 2.

©Ростовский государственный университет путей сообщения, 2004

Содержание

Введение

Лабораторная работа № 1. Построение таблиц базы данных и схемы данных

Лабораторная работа № 2. Построение запросов на выборку данных. Другие типы запросов

Лабораторная работа № 3. Разработка интерфейса пользователя: построение экранных форм

Лабораторная работа № 4. Создание отчётов – печатных форм для вывода данных

Лабораторная работа № 5. Разработка и использование подчинённого справочника

Лабораторная работа № 6. Работа в локальной сети

Темы вариантов индивидуальных заданий

Заключение

Рекомендуемая литература

Приложение 1. Образец оформления титульного листа отчёта

Приложение 2. Образец оформления листа выдачи задания

Введение

Прежде чем приступить к изучению данных методических указаний к лабораторным работам, следует ознакомиться с основными понятиями и принципами построения баз данных (БД). Кроме того, для усвоения материала необходимы небольшие навыки работы с персональным компьютером в пределах курса информатики. Перед теми, кто решил работать с системой управления базами данных (СУБД) Access в составе пакета Microsoft Office, открываются широкие возможности. Опыт преподавания излагаемого материала показывает, что пользователи компьютера успешно осваивают широкие возможности, предоставляемые СУБД Access. Как и в других офисных приложениях, входящих в состав Microsoft Office, в Access эффективно используется встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Application, визуальный бейсик для приложений).

Обычно разработчики имеют дело с базами данных, представляющими собой связанные таблицы. Такие базы данных образуют отдельный тип и называются реляционными. Схематическое представление базы данных называется схемой. В любой схеме реляционной БД можно выделить таблицу, ссылающуюся на элементы другой таблицы. В этом случае первая таблица связана со второй отношением «многие к одному». Первую таблицу (со стороны многие) можно рассматривать как подчинённый, а вторую (со стороны первичного ключа) как родительский справочник, называемый также основным. Элементы справочника-родителя позволяют разделить элементы подчинённого справочника (ПС) на группы, т. е. осуществлять аналитический учёт единичных объектов ПС.

Подчинённые справочники – неотъемлемая часть многих информационных систем (ИС). Примерами таких справочников являются справочник банковских счетов контрагентов, справочник договоров с контрагентами, нормативы выпуска продукции и др. Технологии разработки и использования ПС могут различаться и зависят от используемой СУБД. Например, структура метаданных системы 1С:Предприятие предусматривает возможность создания ПС: можно в свойствах объектов «Справочники» путём выбора из списка указать родительский справочник, а для обычного справочника оставить вариант «(не подчинено)». Использование элемента ПС без указания его родительского элемента обычно не допускается. Справочник-родитель содержит записи, по которым группируются элементы ПС. С другой стороны, элемент ПС однозначно определяет единичный объект, являющийся элементом родительского справочника. Например, всегда известно, какому контрагенту принадлежит используемый в организации банковский счёт или договор.

Структура лабораторных работ. В лабораторных работах рассматривается построение информационной системы «Клиенты». Используется готовая информационная модель, представленная схемой базы данных по учёту клиентов. Модель данных реализована в СУБД Access. Лабораторные работы посвящены различным темам, но в итоге служат одной цели: в них представлена разработка ПС улиц различных городов и показано использование его в справочнике клиентов.

Лабораторная работа № 1

Построение таблиц базы данных и схемы данных

Цель. Первый этап реализации приложений. На основе модели информационной системы «Клиенты» разработать нормализованную базу данных (НБД) – описать поля и ключи таблиц БД, задать связи между таблицами и определить свойства этих связей. Подключить поля со списками к внешним числовым полям таблиц.

Порядок выполнения работы

Использование информационной модели предметной области. Следует отметить, что название каждой отдельной сущности в предметной области обычно записывается в единственном числе. Название каждой таблицы, которая служит для хранения единичных объектов отдельной сущности, записывается ниже во множественном числе. Например, можно утверждать, что таблица Клиенты представляет сущность клиент, является её математической моделью и содержит записи о единичных объектах этой сущности. Пусть разработка проекта ИС по учёту клиентов, т. е. справочника «Клиенты», привела к схематическому представлению связей между отдельными таблицами БД – к схеме данных, показанной на рис. 1.

Рис. 1. Схема данных информационной системы «Клиенты»

Соглашения. Имена полей таблиц базы данных заданы так, чтобы затем в экранных формах вносить наименьшие изменения в текст меток полей. Если формы строятся с использованием мастеров, то имена и метки полей в них совпадают. Имена таблиц и полей могут и для удобства работы при необходимости должны содержать пробелы.

На рисунке видно, что при построении подчинённого справочника создаются: 1) таблица ПС; 2) таблица групп элементов ПС, т. е. справочник-родитель; 3) одна или несколько таблиц, ссылающихся на элементы ПС. Перед выбором объекта ПС обычно выбирают объект учёта из родительского справочника, сужающий список выбора элементов ПС. Например, в схеме данных (рис. 1) для ввода данных в справочник клиентов используется служебное поле Город. Затем в специальной экранной форме выбор улиц ограничивается списком улиц конкретного города, для этого в лабораторной работе № 5 разрабатывается форма Справочник клиентов. Однако сохранение поля Город в таблице Клиенты не является обязательным. При наличии поля Город в таблице Клиенты связи в схеме базы данных образуют своеобразный связанный треугольник между таблицами Клиенты, Города и Улицы. В предлагаемой схеме таблицу Клиенты можно также рассматривать как ПС любой из трёх связанных с ней таблиц. Следует также отметить, что во многих случаях требуется использование нескольких уровней подчинённости, а это может значительно усложнить разработку и использование информационной системы. Например, в справочнике улиц можно использовать ПС городов различных регионов.

Типы используемых связей. В предлагаемой схеме во всех связях между таблицами с одной стороны выступает внешнее поле, которое связано с первичным ключом другой таблицы. Эту таблицу называют справочником для первой – назовём её «базовой» – таблицы. Типы и размеры полей в составе связи обычно совпадают. В работе используются отношения с контролем ссылочной целостности типа «многие к одному» (∞:1). Это означает:

1) нельзя ввести значение внешнего поля, пока не определена запись с таким же значением ключа в связанном с ним справочнике;

2) недопустимо удаление элемента справочника (записи о единичном объекте), пока существуют ссылки на этот объект в других («базовых», основных для справочника) таблицах. Если для внешнего поля, например, Тип клиента убрать значение по умолчанию «0», то это позволит при вводе данных оставить поле пустым и вообще не определять значение типа клиента.

Внимание! Типы и размеры полей в составе связи с контролем ссылочной целостности не могут не совпадать. При их отличии после попытки сохранить установленные свойства связи выдаётся сообщение об ошибке.

Кроме связей с контролем целостности, в схеме используется связь в виде «ссылки», представленная стрелкой. Значение внешнего поля при использовании такой связи является необязательным, оно может ссылаться на несуществующее значение ключевого поля в справочнике, например, на запись с нулевым значением ключа. Если нет контроля целостности, то может отсутствовать или может быть удалена соответствующая запись (элемент) справочника, на которую ссылается внешнее поле таблицы.

Замечание. Связи в виде «ссылки» можно заменить обычной связью с контролем ссылочной целостности БД, но чтобы можно было не указывать коды городов или улиц, следует убрать для полей Город и Улица значения по умолчанию «0». Первый вариант построения связи в виде «ссылки» является более «мягким» по сравнению со вторым: 1) на этапах ввода и изменения кодов Город и Улица в таблице Клиенты имеется больше «свободы», эта связь позволяет ввести код несуществующего города или улицы; 2) при удалении города в таблице Города или улицы в таблице Улицы в полях Город и Улица может появиться «мусор» – ссылка на несуществующий город или улицу. Так не лучше ли контроль над корректностью работы с данными поручить системе, используя связь с контролем ссылочной целостности? Решите этот вопрос самостоятельно. Если все установленные связи будут контролировать ссылочную целостность данных, то не придётся самостоятельно следить за корректностью используемых данных, система будет делать это за вас.