Программные средства совместной работы с документами (стр. 3 )

● Поддержка любых устройств. Современные технологии совместной работы должны поддерживать все оконечные устройства и платформы, используемые на сегодняшний день, в том числе ПК и телефоны, а также все чаще смартфоны и планшетные ПК. Они также должны поддерживать различные платформы, в том числе Android, Mac, RIM, Symbian и Windows.

● Поддержка любого контента. Технологии совместной работы должны обеспечивать возможность работы с информацией любого типа, включая работу с приложениями компаний Microsoft и IBM, используемыми сотрудниками сегодня. Данный контент включает данные и голосовую связь, а также видео в режиме реального времени. Будь то приложение для виртуальных совещаний Cisco WebExна смартфоне в аэропорту, совещание с использованием технологий TelePresence в офисе или видео высокого качества дома на ноутбуке, только корпорация Cisco предлагает основанную на стандартах поддержку и совместимость продукции различных поставщиков и платформ для совместной работы не только в приложениях Cisco, но также и в приложениях сторонних разработчиков.

Таким образом, технология совместной работы с документами возникла в результате развития средств обмена сообщениями. В десятилетия своего существования средства коллективной работы превратились из простейших средств обмена сообщениями в платформы для организации совместной работы больших коллективов, в том числе коллективов территориально распределенных, охватывающих несколько организаций.

Среди последних тенденций развития технологий, учитываемых производителями технологий совместной работы с документами, следует выделить превращение Internet из хранилища документов в инструмент бизнес-решений, а также широкое распространение мобильных устройств, используемых не только в качестве средств коммуникации, но и в качестве рабочих мест. Поэтому технологии совместной работы с документами, как правило, способны обслуживать не только сотрудников, присутствующих на своих рабочих местах в офисе компании, но и мобильных пользователей, обладающих переносными компьютерами и сотовыми телефонами, расширяя тем самым само понятие офиса.

Нередко в технологии совместной работы с документами присутствуют клиентские части с Web-интерфейсом, что позволяет снижать затраты, связанные с конфигурацией клиентских рабочих мест, и осуществлять доступ к коллективным данным с любых компьютеров, подключенных к Internet.

Современные технологии совместной работы с документами включают в свой состав службы оперативных сообщений, предоставляющие сведения о присутствии сотрудников на рабочих местах и о том, кто из членов группы работает в сети, а также посылать им сообщения специального вида.

Кроме того, технологии совместной работы с документами позволяют разрабатывать структуру документооборота, реализуемую на сервере. Соответствующие инструменты описания такой структуры могут входить в состав самого средства коллективной работы или поставляться отдельно.

К тому же технологии совместной работы с документами позволяют интегрировать средства обмена сообщениями и группового планирования, а нередко и средства документооборота в другие корпоративные приложения и создавать на их основе разнообразные корпоративные решения.

Таким образом, практически весь объем создаваемой в организации информации хранится в виде файлов на общих сетевых ресурсах на файловых серверах. Недостатком такого вида хранения является практическая невозможность совместной работы над документами, отсутствие дополнительных функций, а также общее моральное устаревание подобного принципа хранения информации. Работа проектных групп многих организаций подразумевает совместное создание комплексных документов, контроль и утверждение версий, возможность доступа к файлам через удаленный доступ с любых категорий устройств, при использовании различных каналов коммуникаций и вариантов доступа.

Встроенные технологии совместной работы с документами позволяют реализовать базовые  функции для перехода малых и средних организаций к созданию небольших файловых хранилищ нового поколения. Хранение информации осуществляется в реляционных базах данных, что позволяет применять весь набор стандартных инструментов по обслуживанию и управлению. Отличительной особенностью решений данного уровня является отсутствие необходимости приобретения дополнительного программного обеспечения – все используемые службы являются встроенными в операционную систему либо свободно распространяемыми.

Кроме функций хранения документов, расмотренные технология совместной работы с документами позволяет реализовывать несложные корпоративные порталы, узлы проектной работы, управляемые списки данных, библиотеки слайдой и прочее. Все рабочие инструменты рассчитаны на квалификацию обычного пользователя персонального компьютера и не требуют специальных технических знаний. При удаленной работе с документами, например через Интернет, не потребуется применение сложных настроек – доступ ко всем файлам может быть осуществлен по протоколу HTTP.

ГЛАВА 2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ, РЕАЛИЗУЮЩИЕ ТЕХНОЛОГИЮ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM - Electronic Document Management):

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео - данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

IDC [1, 2] выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Например, Lotus Domino. Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

Ниже перечислены категории технологий ЭУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (тоже по информации IDC):

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)

Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino. Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)

Системы управления контентом ( Content management): Adobe, Excalibur

Системы управления информацией (порталы) ( Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

Системы управления образами (Imaging)

Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Каково распределение рынка электронного управления документами по разным типам технологий, и каковы размеры этого рынка в принципе? Данные, на которые можно сослаться – это, опять-таки, отчеты и прогнозы IDC. К сожалению, последние из опубликованных данных об объемах продаж основных поставщиков, относились к 2008 г. В 2008 г. оборот мирового рынка систем электронного управления документами составлял около $750 млн. Чтобы лучше почувствовать объем рынка систем ЭУД, мы можем сравнить его с рынкоминтегрированных систем для совместной работы (см. определение ниже). Прогноз IDC мирового оборота рынка ЭУД на 2010 г. составляет $1,37 млрд., а рынка интегрированных систем для совместной работы – $2,48 млрд.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 2008 г. составлял около $200 млн. и был распределен по оборотам следующим образом:

Корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) – 30%

Системы управления контентом – 4%

Системы управления информацией – 4%

Системы управления образами – 35%

Системы управления потоками работ – 26%

При этом, по прогнозам IDC средний годовой рост мирового рынка систем электронного управления документами вплоть до 2013 г. будет составлять около 30% . Опережающие темпы роста будут испытывать технологии управления контентом и информацией.

Рынок систем электронного управления документами является очень сильно фрагментированным с точки зрения присутствующих здесь поставщиков. Поскольку Domino. Doc относится к категории корпоративных систем ЭУД, то этот сегмент всего рынка систем ЭУД нас интересует более всего. В отчете IDC [2] дается следующее распределение мирового рынка корпоративных систем ЭУД за 2008 г.: