Программные средства совместной работы с документами (стр. 6 )

Сравнение Google Docs и ECM

Критерий	Google Docs	ECM-продукт
Версионность	+	+
Защита документа	+	+
Регистрация документа	-	+
Базовые функции маршрутизации документа	-	+
Таксономия	-	+
Поиск	+	+
Работа с изображениями	-	+
Интеграция с офисными пакетами	+	+
Управление записями	-	+
Электронный архив	-	+

На основании этого в Forrester Research сделали вывод, что в корпоративной среде применение Google Docs адекватно только для казуального контента (служебная не конфиденциальная информация, не требующая контроля версий документов и таксономии).

Приведенные ниже данные и анализ возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами приведены, в основном, в контексте внедрения таких технологий, как Lotus Domino. Doc, т. е. прежде всего применимы к корпоративным системам ЭУД. Надо иметь в виду, что они могут быть абсолютно неприменимы к другим специфическим решениям в области электронного управления документами, таким как узкая задача электронного делопроизводства.

С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:

Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar),

Косвенные преимущества (soft dollars).

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services

30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов

6% документов безвозвратно теряются

Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест Lotus Notes, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения электронной системы работы с документами)

На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного управления документами

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации корпоративной системы электронного управления документами, такой как Lotus Domino. Doc, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, более получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели системы электронного управления документами на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

"Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов

Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ

В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно

Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу

Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Ниже дан расчет экономии:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $7200

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $33000 в год.

Таким образом, экономический эффект при решении вышеназванной задачи, за счет обеспечения в Domino. Doc такой возможности, как доступность технологии всем сотрудникам и поиск документов в масштабе предприятия составляет $330 в год в расчете на одного сотрудника при его средней зарплате $3600 в год.

При стоимости рабочего места Domino. Doc около $140 при расчете на 100 сотрудников (1 сервер Domino. Doc и 100 лицензий доступа) мы получаем двух кратную окупаемость лицензий на технологию в течении одного года. Заметим, что мы везде использовали достаточно консервативные оценки, в том числе и по зарплате.

Простые расчеты показывают, что при использовании сотрудниками имеющимися в Domino. Doc механизмов раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов экономится около 40% времени сотрудников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Технология совместной работы с документами возникла в результате развития средств обмена сообщениями. В десятилетия своего существования средства коллективной работы превратились из простейших средств обмена сообщениями в платформы для организации совместной работы больших коллективов, в том числе коллективов территориально распределенных, охватывающих несколько организаций.

Среди последних тенденций развития технологий, учитываемых производителями технологий совместной работы с документами, следует выделить превращение Internet из хранилища документов в инструмент бизнес-решений, а также широкое распространение мобильных устройств, используемых не только в качестве средств коммуникации, но и в качестве рабочих мест. Поэтому технологии совместной работы с документами, как правило, способны обслуживать не только сотрудников, присутствующих на своих рабочих местах в офисе компании, но и мобильных пользователей, обладающих переносными компьютерами и сотовыми телефонами, расширяя тем самым само понятие офиса.

Нередко в технологии совместной работы с документами присутствуют клиентские части с Web-интерфейсом, что позволяет снижать затраты, связанные с конфигурацией клиентских рабочих мест, и осуществлять доступ к коллективным данным с любых компьютеров, подключенных к Internet.

Современные технологии совместной работы с документами включают в свой состав службы оперативных сообщений, предоставляющие сведения о присутствии сотрудников на рабочих местах и о том, кто из членов группы работает в сети, а также посылать им сообщения специального вида.

Кроме того, технологии совместной работы с документами позволяют разрабатывать структуру документооборота, реализуемую на сервере. Соответствующие инструменты описания такой структуры могут входить в состав самого средства коллективной работы или поставляться отдельно.

К тому же технологии совместной работы с документами позволяют интегрировать средства обмена сообщениями и группового планирования, а нередко и средства документооборота в другие корпоративные приложения и создавать на их основе разнообразные корпоративные решения.

Встроенные технологии совместной работы с документами позволяют реализовать базовые  функции для перехода малых и средних организаций к созданию небольших файловых хранилищ нового поколения. Хранение информации осуществляется в реляционных базах данных, что позволяет применять весь набор стандартных инструментов по обслуживанию и управлению. Отличительной особенностью решений данного уровня является отсутствие необходимости приобретения дополнительного программного обеспечения – все используемые службы являются встроенными в операционную систему либо свободно распространяемыми.

Кроме функций хранения документов, расмотренные технология совместной работы с документами позволяет реализовывать несложные корпоративные порталы, узлы проектной работы, управляемые списки данных, библиотеки слайдой и прочее. Все рабочие инструменты рассчитаны на квалификацию обычного пользователя персонального компьютера и не требуют специальных технических знаний. При удаленной работе с документами, например через Интернет, не потребуется применение сложных настроек – доступ ко всем файлам может быть осуществлен по протоколу HTTP.

В данной курсовой работе были рассмотрены наиболее используемые в настоящее время программные средства. Был проведен обзор следующих программных средств: Lotus Notes, Microsoft Exchange Server и Novell GroupWise, Zimbra Collaboration Suite (ZCS), EOS for SharePoint.

Основным программным обеспечением, существующем на сегодняшний день в этой области являются: Lotus Notes, Microsoft SharePoint.

Lotus Domino/Notes – полнофункциональная программа для совместной работы с документами и выхода в интернет. Lotus Notes/ Domino – это распределённая объектная документо-ориентированная клиент-серверная СУБД в сочетании с почтовой системой. Помимо встроенных операций для работы с почтой, персональным и групповым календарём, заготовок для организации дискуссионных форумов, она предоставляет возможности по созданию специализированных баз - «рабочих потоков», или «workflow», в которых документы имеют настраиваемый внешний вид, состав полей и программируемое поведение. Перечисленный набор характеристик делает Lotus Notes оптимальным средством для перевода традиционного «бумажного» документооборота в электронный вид.

Microsoft SharePoint – это портальное решение от компании Microsoft, которое представляет собой средство для поддержки рабочих групп, в частности включает в себя хранилище документов, средства поддержки виртуальных офисов и обмена мгновенными сообщениями. Т. е. это средство направлено, в первую очередь, на поддержку рабочих групп в рамках предприятия готовым функционалом для совместной работы.

Информация, изложенная в данной курсовой работе, позволяет составить представление о современных программных средствах совместной работы с документами. Выбор конкретного программного продукта для организации осуществляется с учетом специфики ее деятельности и организации документооборота..