Программные средства совместной работы с документами (стр. 1 )

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

Кафедра источниковедения

ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Курсовая работа студентки 5 курса заочного отделения

Специальность: Документоведение и информационное обеспечение управления

Научный руководитель: преподаватель

____________________

(подпись)

«__»__________2011 г.

Минск, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 3

ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ................................ 6

С ДОКУМЕНТАМИ: ПОНЯТИЕ, ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ..... 6

ГЛАВА 2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ, РЕАЛИЗУЮЩИЕ ТЕХНОЛОГИЮ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ........................................ 15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 33

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ............................................. 36

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня, в век информационных и компьютерных технологий, информация является основным двигателем социального прогресса. Компьютеризация проникает во все сферы жизнедеятельности общества, что, в свою очередь, приводит к изменениям в области коммуникаций и становится неотъемлемой частью нашей повседневной жизни.

Использование электронного документа для многих юридических и физических лиц стало нормой и находит все более широкое применение в практике субъектов предпринимательской деятельности. Информационные технологии предоставляют большие возможности для ведения бизнеса. Сделки, совершенные посредством электронного документа, заверенные (удостоверенные) электронной подписью, – это реальность международной торговли.

В современном обществе назрела необходимость заметно сократить материальные и временные затраты при работе с документами. Такую возможность дает электронный документооборот и системы групповой работы с документацией.

Совместная работа с документами приобретает все большие и большие масштабы. Под совместной работой понимается возможность нескольких человек работать с одним документом, при этом отслеживать все сделанные в документе изменения и возврат к одной из предыдущих версий.

Система групповой работы с документами подразумевает под собой совокупность технических и программных компонентов, обеспечивающих возможность синхронной или асинхронной работы группы пользователей с одни источником информации. К преимуществам систем групповой работы можно отнести то, что данные системы позволяют в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями – подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ. С помощью этих систем можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа. Также можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах. Данные системы позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате, появляется возможность для выполнения работы более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

Коллективная работа дает возможность осознать необходимость изменения обстоятельств, а также позволяет найти средства для практического осуществления этих целей.

За последнее десятилетие Интернет, мобильная связь и технологии широкополосного доступа изменили способы поиска информации и ее использования, появились возможности передачи данных от одного источника множеству получателей. Сегодня трудно представить работу в современной деловой среде без возможности мгновенного обмена сообщениями.

Частные социальные сети, аудио и Web-совещания, пространства для совместной работы, видео и чаты помогают преодолевать расстояния и часовые пояса.

Средства для совместной работы по многим направлениям способствуют увеличению ценности для бизнеса и являются критически важными для бизнеса. Сокращение затрат – это один из способов измерить результаты использования технологий совместной работы в бизнесе, но многие компании отмечают также и значительное повышение производительности. Эффективное использование совместной работы может оптимизировать процесс разработки продуктов или сократить цикл продаж.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение программных средств совместной работы с документами, определение достоинств отдельных программ.

Для реализации данной цели требуется решить следующие задачи:

Изучение теоретического материала по заданной тематике

Изучение и анализ данных программных продуктов.

Написание курсовой работы основывалось на анализе специальные исследования. Среди работ данной области необходимо выделить работы как зарубежных (например, В. Андреев, , [1; 2; 9; 10; 15; 23], так и отечественных исследователей (например, , ) [8].

Особого внимания заслуживает исследование [15], в котором расмотрена компьютерные технологии, которые могут значительно автоматизировать деятельность любой организации. Важное место во всех системе офисных технологий должны занимать технологии совместной работы с документами. Появление этой монографии является доказательством того, что сфера, связанная с изучением и практическим внедрением офисных программных продуктов, начала активно развиваться в странах СНГ.

Среди работ, посвященным обзору программных продуктов совместной работы с документами необходимо выделить статьи [9; 10] , в которых была сделана попытка систематизировать и проанализировать существующие программные реализации совместной работы с документами.

В последнее время наблюдается увеличение числа публикуемых работ, связанных с применением технологий совместной работы с документами, что, несомненно, указывает на увеличение интереса к данной проблематике [19; 20; 22].

В то же время, несмотря на значительное количество проведенных исследований, можно говорить о том, что в литературе не проводилость детального исследования вопроса использования технологий совместной работы с документами в документационном обеспечении управления, что обуславливает необходимость дальнейшего изучения поднятой в курсовой работе темы.

Курсовая работа состоит из: введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы. В первой главе приводится характеристика технологии совместной работы с докеументами. Во второй главе рассматриваются программные продукты, реализиющие технологию совместной работы с документами.

ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: ПОНЯТИЕ, ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

Технология совместной работы (англ. collaborative software, groupware, workgroup support systems, group support systems) – программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач [19; 21]. Так как устоявшегося русскоязычного термина пока нет, часто используется один из англоязычных без перевода. Технология совместной работы – это область, в значительной степени перекрывающаяся с областью компьютерно-обеспеченой совместной работы (англ. computer-supported cooperative work (CSCW). Часто считается, что эти области эквивалентны. С другой стороны, технология совместной работы – это часть CSCW, поскольку CSCW направлена на то, «как совместная работа и её координация могут быть обеспечены с помощью компьютеров». Программные системы, такие как электронная почта, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки относятся к этой категории. Предполагается, что к этому типу программного обеспечения применим закон Меткалфа – чем больше людей используют что-либо, тем более ценным оно становится. Рабочая среда совместной работы обеспечивает поддержку как индивидуальной, так и групповой работы людей, вызывая, таким образом, появление нового класса профессионалов – е-профессионалов, которые могут работать совместно вне зависимости от их географического расположения. Наконец, технология совместной работы связано с понятием систем совместной работы, под которыми понимается любая из форм человеческой организации, возникающая всякий раз, когда имеет место сотрудничество и совместная работа, формальная или неформальная, намеренная или ненамеренная. Поскольку технология совместной работы относится к технологическим элементам CSCW, системы совместной работы становятся полезным аналитическим инструментом в изучении поведенческих и организационных параметров, связанных с более широкой областью CSCW [6]. Можно встретить несколько разных определений совместной работы (англ. – collaboration) в применении к информационным технологиям.

Термин «групповое программное обеспечение» – это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом [19; 27]. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка). Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т. е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Пользователь может обращаться к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

Эффективное использование средств для совместной работы стало обязательным для успеха в бизнесе. Технологии совместной работы добавляют ценность для бизнеса по многим направлениям. Рентабельность совместной работы может быть оценена в трех областях с помощью показателей ROI: операционного, стратегического и показателя производительности [16]. Операционный показатель ROI. Увеличение данного показателя обеспечивается за счет сокращения и/или исключения расходов.