Программные средства совместной работы с документами (стр. 5 )

Microsoft создала новый серверный продукт – SharePoint Portal Server, являющийся универсальным корпоративным порталом, средством управления документами и мощной поисковой машиной. В нем реализованы практически все функции Exchange, кроме почтового сервера, поэтому они в определенном смысле конкурируют между собой, но новый пакет позиционируется Microsoft как сервер управления знаниями (knowledge management server). В начале 2011 года компания ЭОС выпустила новую версию системы электронного документооборота EOS for SharePoint на платформе Microsoft SharePoint 2010. 

Microsoft SharePoint – это портальное решение от компании Microsoft, которое представляет собой средство для поддержки рабочих групп, в частности включает в себя хранилище документов, средства поддержки виртуальных офисов и обмена мгновенными сообщениями, т. е. это средство направлено, в первую очередь, на поддержку рабочих групп в рамках предприятия готовым функционалом для совместной работы.

EOS for SharePoint предоставляет целый ряд преимуществ для управления корпоративными информационными ресурсами и ключевыми бизнес-процессами организации. Среди них:

- организация корпоративного централизованного электронного хранилища документов;

- совместная работа сотрудников с документами и другими видами информации;

- подготовка, согласование и утверждение проектов документов;

- классический документооборот – обработка входящих, исходящих и внутренних документов;

- контроль и мониторинг исполнения документов и поручений;

- специфические для организации процессы обработки документов и форм.

В разрезе совместной работы сотрудников предусмотрено:

- совместное редактирование документов;

- автоматический контроль версий;

- пересылка документов на рабочие места сотрудников и по электронной почте;

- настраиваемые процессы  совместной работы;

- работа с данными через MS Office;

- новости, обсуждения, опросы, блоги (онлайн-взаимодействие).

В рамках работ над проектами документов поддерживается:

- создание проектов документов;

- настраиваемые процессы согласования и утверждения (параллельная, последовательная или сложная маршрутизация) проектов документов (настраиваемые инструменты workflow);

- автоматическое «журналирование» (фиксация в карточке) процессов пересылки, согласования или утверждения;

- полная автоматизация совместной работы с проектами: от подготовки до утверждения и регистрации.

Сравнительный анализ продукта от компании IBM Lotus Notes/Domino с продуктом SharePoint от Microsoft [5; 17; 22]:

1. Необходимая функциональность.

И продукты компании IBM и продукты Microsoft, обладают всеми функциональными возможностями для организации СЭД и портала на предприятии. Это инструменты совместной работы, работа с почтой и офисными приложениями (для Lotus в формате ODF), передача мгновенных сообщений, рабочие процессы, ведение блогов и другие возможности. Стоит отметить, что, несмотря на заявленную в Lotus поддержку работы с продуктами MS Office, стоит ожидать некоторых проблем, связанных с интеграцией этих продуктов, тогда как SharePoint уже включает в себя веб-компоненты MS Office.

2. Гибкость решения.

В группе Lotus, IBM выделяет достаточно много самостоятельных решений, что позволяет подобрать состав необходимых продуктов практически для любой организации. Также существует целый ряд компаний, занимающихся доработками базовых продуктов от IBM.

Стоит отметить, что в России разработчиков не так много, т. к. традиционно большинство разработчиков ориентировано все-таки на продукты от компании Microsoft. Также считается, что разработка (или доработка) продуктов под Lotus значительно сложнее, а потому дороже.

Платформа SharePoint со своей стороны ни в чем не проигрывает конкуренту и предлагает широкой набор возможностей, шаблонов, веб-частей, бесплатных решений, таких как SharePoint Designer, открытое офисное API и пр.

3.  Стоимость внедрения, обучения пользователей и поддержки.

Внедрение продуктов линейки Lotus достаточно сложное и дорогостоящее мероприятие. Правда здесь можно сделать небольшую оговорку: если изначально организация не ориентирована на продукты от Microsoft, то, возможно покупка комплексного продукта от Lotus, может обойтись даже дешевле. Беда в том, что очень большой процент российских компаний использует продукты Microsoft, начиная от серверных продуктов (Windows Server, MS Exchange, Project Server) и заканчивая пользовательскими. Также следует отметить, что SharePoint предлагает бесплатную версию системы Microsoft Foundation Server, включенную в состав Windows Server, на базе которой вполне можно построить систему электронного документооборота, корпоративный портал или электронный архив, при помощи сторонних решений. Одно из таких решений – это система «DOCUMETR for SharePoInt».

4. Прочные позиции поставщика решения на российском рынке.

5. Адаптированность продукта для российских пользователей и возможность совместной работы с международными подразделениями (для крупных компаний и межнациональных корпораций).

Таким образом, анализируя количество внедрений продуктов на белорусском и российском рынке за последние несколько лет, можно сделать однозначный вывод: большинство компаний выбирает SharePoint, как динамично развивающийся продукт от лидера рынка – компании Microsoft. SharePoint может быть использован для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе SharePoint сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов, а также использоваться для исполнения облегчающих взаимодействие веб-приложений, таких как вики и блоги. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов используя контролы, называемые веб-части (SharePoint WebParts). Причем количество внедрений на платформе SharePoint неуклонно растет. Внедрять продукты Lotus в России решаются, как правило, только очень крупные транснациональные корпорации, имеющие представительства в России. За рубежом продукты Lotus гораздо популярнее и занимают значительную долю рынка, а компании, приходящие в Россию несут с собой и свою организацию работы, и привычное программное обеспечение. MS SharePoint не имеет развитых средств быстрой разработки приложений для совместной работы, таких, например, как Lotus Workflow или Domino Designer. Разработку приложений для этой платформы необходимо вести в среде Net, что сильно усложняет и затрудняет процесс разработки, требует значительно более высоких затрат и привносит в проект высокие риски.

Из сравнения следует, что Lotus практически ничем не уступает SharePoint по функциональности, внедрения его в нашей стране редкие и сложные, требуют содержания штата узкоспециализированных, редких, а значит и дорогих специалистов. Традиционно и рынок и разработчики в России ориентированы на продукты от Microsoft. Внедрение Lotus потребует и значительных затрат на обучение рядовых пользователей. Поэтому, в качестве платформы для построения системы электронного документооборота или корпоративного портала в России рекомендуется продукт SharePoint от Microsoft, как лидер на российском рынке, обладающий широкими функциональными возможностями.

Документы Google (англ. Google Docs) — бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена[1], разрабатываемый Google. Образован в итоге слияния Writely и Google Spreadsheets.

Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя. Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).

Writely (Document)

Текстовый процессор, позволяющий редактировать текстовые документы OpenDocument, Microsoft Word, а также электронные таблицы.

Реализован при помощи AJAX. Пользователи могут получать доступ и редактировать документы с любого компьютера, подключенного к интернету.

Доступно большое количество средств форматирования: смена размера и стиля шрифта, выбор цвета и декораций, создание списков и таблиц, вставка картинок, ссылок и специальных символов.

Можно делать закладки, комментарии.

Сохраняются документы автоматически по ходу внесения изменений, но каждая правка фиксируется, и можно пользоваться функцией отмены и возврата изменений так же, как и в обычном текстовом редакторе. Есть возможность загружать на сервер и скачивать с него файлы различных форматов.

Поддерживается простой текст, HTML, Microsoft Word, RTF, OpenDocument, PDF и несколько графических форматов. Можно получить подборку текстов в виде файлов HTML в архиве ZIP. Заявлена (но пока не реализована) поддержка Word Perfect.

Google Spreadsheets

Позволяет заносить данные в ряды и столбцы электронной таблицы, а также производить не очень сложные вычисления. Программа допускает импорт и экспорт данных и в специфический формат Microsoft Excel, и в общедоступные OpenDocument и CSV.

Предусмотрена возможность доступа других пользователей к созданной таблице, как с правом редактирования, так и без (максимум 10 пользователям одновременно).

Это новое программное обеспечение несравнимо по функциональности с полноценными электронными таблицами, такими, как Microsoft Excel или OpenOffice. org Calc, но вполне достаточно для простейших манипуляций с данными.

Google spreadsheets находится в стадии бета-тестирования. Полная версия должна вскоре появиться.

Google Presentations

Дает возможность создавать электронные презентации. Реализована возможность импорта/экспорта файлов Microsoft PowerPoint (*.ppt).

В основу Google Presentations легли разработки компании Tonic System, приобретённой компанией Google в 2007 году.

По данным аналитиков Forrester Research, на сегодняшний день Google Docs используется 8% ИТ-отделов для повышения производительности труда, а 9% применяют Google Apps для совместной работы. В качестве обоснования наличия ненулевой доли сервисов Google в бизнес-среде эксперты отмечают три тренда – консьюмеризация промышленного ПО, активность вендора как поставщика «облачных» решений и внешнее подобие функциональности ECM по низкой цене. На основании этого в Forrester составили сравнение Google Docs с ECM-системами. При существенном различии двух решений эксперты отмечают, что в Google Docs есть несколько функций, которые относятся к ECM/СЭД – обмен и хранение файлами, синхронизация документов, архивирование и присвоение меток. В то же время, у данной системы нет функций по обеспечению защиты документов корпоративного уровня (только разграничение прав доступа без особого контроля).