Утверждена
Советом Адвокатской палаты
Протокол № 7 от 01.01.2001г.
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству в адвокатских образованиях
Адвокатской палаты Смоленской области
Делопроизводство личного состава образования. Книга учёта личного состава (коллегии, бюро).В книге ведется учет личного состава адвокатов в хронологическом порядке с момента зачисления, с присвоением очередного номера личному делу адвоката.
Запись в книге должна содержать сведения согласно приложению № 1.
При отчислении адвоката из состава образования и вторичном приеме или восстановлении за ним сохраняется старый номер личного дела.
Личное дело адвоката должно содержать:а) заявление о приеме в адвокатское образовании;
б) заполненный собственноручно адвокатом листок по учёту кадров с фотографией;
в) автобиографию написанную от руки;
г) копию документа о высшем юридическом образовании;
д) выписку из протокола (приказа) о зачислении в адвокатское образование.
В личных делах должны кроме этого храниться все документы, характеризующие работу адвоката, копии решений о поощрениях и взысканиях, заявления об отчислении из адвокатского образования, копии постановлений об отчислении или исключении из реестра адвокатов Смоленской области и др.
Личные дела подлежат постоянному хранению в несгораемом шкафу и в случае перехода из одного адвокатского образования в другое пересылается в руководящий орган образования, в случае создания адвокатского кабинета личное дело передается в Совет Адвокатской палаты.
По новому месту работы адвокат подлежит новой регистрации в книге учета.
Книга учёта кадровых приказов адвокатского образования.
В которой регистрируются все приказы по кадрам (прием и увольнение адвокатов, технического персонала, поощрения и взыскания работников и др.).
Делопроизводство канцелярии адвокатского образования.Журнал учёта входящей документации (приложение № 2); Журнал учёта исходящей документации (приложение № 3).
Журналы заводятся ежегодно, нумерация документов начинается с № 1 и запись производится в хронологическом порядке.
Все входящие и исходящие бумаги и документы по исполнении подшиваются и хранятся в делах.
Журнал учёта протоколов общих собраний и решений президиума адвокатского образования.Номенклатура дел:
- постановления, решения, указания Совета Федеральной палаты, Совета палаты Смоленской области, распоряжения Министерства Управления юстиции - срок хранения 5 лет;
- переписка с учреждениями, предприятиями и организациями – срок хранения 3 года;
- протоколы общих собраний адвокатского образования и заседаний президиума – срок хранения 5 лет;
- переписка с судами, прокуратурой, органами предварительного следствия и дознания по вопросам о назначении защиты в порядке ст.51 УПК РФ, а также оказания бесплатной юридической помощи по гражданским делам - срок хранения 3 года;
- акты проверок ревизионной комиссии, совета палаты, налоговых органов и др. - срок хранения 5 лет.
Все дела заводятся ежегодно, документы подшиваются в хронологическом порядке. В каждом деле должна быть опись.
Документы, касающиеся непосредственной работы адвоката по поводу находящегося в его производстве дела, хранятся в адвокатских производствах, ответственность за ведение таких дел адвокат несет лично. Адвокатские производства регистрируются в журнале учета соглашений, и им присваивается соответствующий номер. Срок хранения адвокатских производств не менее 5 лет. По решению руководителя адвокатского образования или адвоката, в чьем производстве находилось дело может быть продлен на неопределенный срок.
Дисциплинарное производство.Журнал учёта дисциплинарных дел (приложение № 4).
На каждое частное определение судов или письмо судебных, прокурорских или следственных органов, а также заявлений, жалоб граждан и организаций на действия или бездействия адвоката заводится отдельное дело, которое регистрируется в журнале.
Дисциплинарное дело должно содержать: определение, представление суда или соответствующего органа, заявление, жалобу организации или гражданина; письменные объяснения адвоката по существу дела; объяснения свидетелей и иные документы, подтверждающие или исключающие ответственность адвоката; заключение по делу.
Номера дисциплинарных дел составляются в хронологическом порядке. Все дисциплинарные дела в случае принятия решения по ним в адвокатском образовании за каждый год хранятся вместе с журналом дисциплинарных дел. Дела, переданные на рассмотрение в квалификационную комиссию и Совет палаты снимаются с учета.
Делопроизводство при работе с клиентами.
Журнал учёта соглашений и платных поручений (приложение № 5).
Каждое соглашение (приложение № 6) на ведение дела регистрируется в журнале, в хронологическом порядке. Ответственность за правильное оформление и своевременное списание отработанного вала несет адвокат, принявший поручение на ведение дела. После отработки или расторжения, соглашения подшиваются в отдельное дело с отметкой в журнале учёта, срок хранения дел с соглашениями – 5 лет.
Журнал учёта устных и письменных платных и бесплатных консультаций (приложение № 7). Журнал учёта ордерных книжек (приложение № 8).Ордер (по образцу, установленному Министерством юстиции РФ) выдается адвокату на основании соглашения или документа о назначении под роспись. Ордера учитываются в ордерных книжках и имеют сквозную нумерацию с момента образования (реорганизации) адвокатского образования до его ликвидации. Корешки ордеров хранятся в адвокатском образовании в течение 5 лет, в случае ликвидации, передаются в Адвокатскую палату.
