1. В любой организации можно выделить два контура работы с документами:

    учет и контроль за прохождением и исполнением документов; содержательная работа собственно с документами.

2. Учетно-контрольные функции, как правило, выполняются делопроизводственным персоналом в рамках служб документационного обеспечения управления (управлений делами, секретариатов, канцелярий и т. п.). Специалисты этих служб, занимаясь организацией движения документов, обычно работают с учетно-контрольными данными о документах и их движении. Они осуществляют регистрацию документов, обеспечивают их тиражирование, перемещение по организации и рассылку, ведут контроль исполнения, обеспечивают ведение архивов.

3. Специалисты функциональных подразделений, получив документы, проводят их анализ и согласование, готовят и редактируют новые документы, принимают и исполняют решения, готовят отчеты.

4. Сегодня и реализация учетно-контрольных функций, и работа собственно с документами осуществляется на основе широкого использования электронных технологий. Однако, до настоящего времени взаимодействие между делопроизводственными службами и функциональными подразделениями, а зачастую, и между специалистами внутри подразделений, осуществляется преимущественно на основе бумажных документов. Причиной тому служат и отсутствие необходимых аппаратно-программных средств, и традиционно сложившееся разделение труда, и отсутствие нормативной базы.

5. Очевидны огромные издержки такого разделения единого по сути процесса на две технологии, включая неоднократное преобразование электронных документов в бумажные и обратно. Главная тенденция сегодняшнего дня – расширение традиционных делопроизводственных технологий для поддержания электронного документооборота в организации, объединяющего функции контроля за прохождением документов и работу с самими документами в единую интегрированную технологию.

6. Что нужно, чтобы распространить технологию традиционного документооборота на электронные документы? Система автоматизации делопроизводства должна быть дополнена такими функциями, как работа с файлами документов, аутентификация документов (включая ЭЦП), отслеживание версий документов, согласование (обсуждение) документов, публикация принятых решений, аналитическая работа с документами, сканирование/распознавание бумажных документов, изготовление бумажных документов и др.

7. Компания "Электронные офисные системы" изначально позиционировала свою систему как интегрированную систему делопроизводства и электронного документооборота и, помимо полного набора делопроизводственных функций, включила в нее целый ряд функций электронного документооборота, в первую очередь, работу с электронными документами. Тем не менее, большая часть заказчиков до недавнего времени не использовала эти функции в силу отсутствия технической, организационной и нормативной базы.

Сегодня же такие функции, как работа с файлами документов, встроенная ЭЦП, сканирование/распознавание бумажных документов, интеграция с электронной почтой, web-доступ уже являются, как правило, обязательными требованиями заказчиков, а целый ряд из них уже перешел на преимущественно электронный документооборот.
На очереди – поточный ввод бумажных документов, ведение форумов по согласованию текстов, публикация электронных документов и рассылка извещений об этом, ведение электронных архивов и т. д.

8. Мы убеждены, что именно полноценная интегрированная система делопроизводства - электронного документооборота - позволит привнести совершенно новое качество в организацию управления документационной деятельностью предприятий и учреждений.